Wwft-compliance in 2025: waarom handmatig werken niet meer voldoet

De Wwft is geen papieren tijger meer. Waar accountants en administratiekantoren jarenlang konden volstaan met een gestandaarde risico-inschatting en handmatig opgebouwde klantdossiers, is de realiteit inmiddels  veranderd. De eisen zijn zwaarder, de boetes hoger en de toezichthouder scherper dan ooit. En precies dáárom is het tijd om opnieuw te kijken naar hoe jouw kantoor omgaat met compliance. Want met vinklijstjes  alleen doe je niet meer voldoende.

De lat ligt hoger. Veel hoger.

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht financiële dienstverleners om cliënten grondig te screenen, continu te monitoren en afwijkend gedrag te rapporteren. De wet wordt met het jaar complexer, niet alleen qua inhoud, maar vooral in hoe je er als kantoor aan moet voldoen. Toezichthouders verwachten dat je:

• Risico's proactief signaleert
• Klantacceptatie onderbouwt en documenteert
• Dossiers auditklaar houdt
• Snel kunt reageren op gewijzigde regelgeving
• Ultimate Beneficial Owner (UBO) structuren volledig in kaart brengt
• Continue monitoring uitvoert op sanctielijsten en PEP-registers

En dat allemaal binnen de realiteit van te weinig tijd, stijgende werkdruk en personeelstekorten. Klinkt als een onmogelijke opgave? Niet als je de juiste technologie inzet.

 De weg naar excelleren

Waar sommige kantoren de basis-compliance nog niet volledig onder de knie hebben, maken anderen al de sprong naar een strategisch voordeel. Het verschil zit hem in de aanpak: waar de een defensief compliance bedrijft om boetes te vermijden, gebruikt de ander slimme technologie om klanten beter te bedienen én risico's te minimaliseren.

Moderne compliance-platforms maken het mogelijk om klantonderzoek niet meer te zien als een noodzakelijk kwaad, maar als een kans om je dienstverlening te versterken. Door geautomatiseerde processen krijg je niet alleen meer tijd voor advies, maar ook dieper inzicht in je klantportfolio.

Wat gaat er mis bij handmatige compliance?

Veel kantoren houden hun Wwft-processen nog operationeel met een mix van losse Excel-bestanden, papieren formulieren en e-mails. Risicobeoordelingen worden 'op gevoel' gedaan, klantgegevens zijn versnipperd opgeslagen en zodra een toezichthouder aanklopt, begint de zoektocht naar het juiste dossier.

Deze handmatige aanpak leidt tot systematische problemen:

Documentchaos en inefficiëntie: Klantdocumenten zitten verspreid over verschillende systemen, mappen en zelfs fysieke archieven. Het gevolg: tijd gaat verloren aan zoeken, documenten raken zoek en cruciale informatie wordt over het hoofd gezien. Bij een audit ben je vaak dagen bezig met het samenstellen van een compleet dossier.

Inconsistente risicobeoordelingen: Zonder gestandaardiseerde processen hangen risicobeoordelingen af van de persoon die ze uitvoert. Dit leidt tot willekeur: dezelfde klant kan door verschillende medewerkers totaal anders worden beoordeeld. Toezichthouders zien dit direct en vraagtekens bij je professionaliteit.

Verouderde informatie: Handmatige checks gebeuren meestal eenmalig bij klantacceptatie. Daarna blijft informatie maanden of jaren ongewijzigd, terwijl de werkelijkheid dynamisch is. Sanctielijsten worden dagelijks bijgewerkt, PEP-statussen veranderen en UBO-structuren evolueren – maar jouw dossiers blijven statisch.

Dat brengt drie serieuze risico's met zich mee:

1. Incompleet klantonderzoek, en daarmee verhoogd boeterisico
2. Geen real-time inzicht in risico's, waardoor je te laat signaleert
3. Verspilling van tijd aan administratieve rompslomp

De conclusie: deze aanpak is niet schaalbaar, niet veilig en niet houdbaar.

De nieuwe mogelijkheden: geïntegreerde compliance ecosystemen

Leading practice kantoren stappen over naar geïntegreerde compliance-platforms die het hele klanttraject ondersteunen. Deze platforms combineren verschillende technologieën:

Intelligente documentverwerking

Moderne systemen herkennen automatisch documenttypen zoals aktes van oprichting, identiteitsbewijzen, aandeelhoudersovereenkomsten en statuten. Ze extraheren relevante data en voegen dit direct toe aan het klantdossier. Geen handmatige invoer meer, geen vergissingen door typefouten.

Geautomatiseerde verificatie

Door koppeling met officiële databases wordt informatie direct geverifieerd. Kamer van Koophandel-gegevens worden real-time opgevraagd, identiteitsdocumenten gecontroleerd via VIS-databases en bedrijfsinformatie automatisch bijgewerkt.

Multi-database screening

In plaats van handmatig verschillende bronnen te checken, doorzoeken moderne platforms simultaan elf verschillende databases: PEP-registers, sanctielijsten, frauderegistraties, insolventielijsten en media-databases. Dit gebeurt niet eenmalig, maar continu.

Audit-trail automatisering

Elke actie, elke check, elke update wordt automatisch gelogd en gedocumenteerd. Dit creëert een complete audit-trail die voldoet aan alle compliance-eisen zonder extra administratieve last.

AI verandert het spel

Artificial Intelligence (AI) biedt precies wat kantoren nodig hebben: snelheid, consistentie en scherp risicobewustzijn. Het stelt je in staat om je Wwft-aanpak niet alleen efficiënter te maken, maar ook veiliger en beter onderbouwd. Denk aan:

• Voorgestelde risicobeoordeling bij klantacceptatie
• Slimme signalering van afwijkend gedrag in klantgedrag of transacties
• Dossiervorming die zichzelf opbouwt en altijd actueel is
• Realtime monitoring op basis van publieke bronnen en sanctielijsten
• Snel schakelen bij wetswijzigingen of nieuwe verplichtingen
• Patroonherkenning in grote datasets om verdachte transacties te identificeren
• Natural Language Processing voor het scannen van nieuwsberichten en adverse media

Zo verschuif je van handmatige controle achteraf naar geautomatiseerde risicobeheersing vóórdat het misgaat.

Concreet voorbeeld: de kracht van geautomatiseerde screening

Stel: een nieuwe klant meldt zich aan. In de traditionele aanpak zou je medewerker handmatig verschillende websites checken, Excel-lijsten bijwerken en hopelijk alle relevante informatie vinden. Met moderne compliance-technologie gebeurt dit automatisch:

1. Klantgegevens invoer: De klant uploadt documenten via een beveiligde portal
2. Automatische herkenning: Het systeem identificeert documenttypen en extraheert gegevens
3. Directe verificatie: Officiële bronnen worden gecheckt (KvK, VIS-database)
4. Multi-database screening: Simultane check van elf verschillende registers
5. Risicoscore: Geautomatiseerde beoordeling op basis van alle bevindingen
6. Audit-trail: Volledige documentatie van het proces

Resultaat: wat vroeger uren kostte, is nu binnen minuten afgerond. En belangrijker nog: het is consistenter, completer en beter gedocumenteerd.

De praktijk: wat vooruitstrevende kantoren nu al doen

Innovatieve kantoren gebruiken AI al om klantonderzoek te versnellen en risico's sneller boven water te krijgen. Zij profiteren van:

• Directe alerts bij PEP- of sanctiehits
• Automatische logging van klantcommunicatie en onderbouwing
• Geïntegreerde monitoring die klantdata continu up-to-date houdt
• Tools die zonder IT-complexiteit binnen een paar dagen live zijn
• Dashboard-overzichten die directe inzichten geven in het risicoprofiel van het hele klantportfolio
• Geautomatiseerde rapportages voor toezichthouders

ROI van slimme compliance: de cijfers

De investering in moderne compliance-technologie betaalt zichzelf terug via meerdere kanalen:

Tijdsbesparing: Gemiddeld 70% minder tijd besteed aan administratieve compliance-taken

Foutreductie: 85% minder fouten door geautomatiseerde processen

Boeterisico: Enorme verlaging van het risico op compliance-boetes

Klantervaring: Snellere onboarding leidt tot hogere klanttevredenheid

Schaalbaarheid: Meer klanten kunnen worden bediend zonder evenredige toename van compliance-kosten

Implementatie: van ongecontroleerdheid naar controle in 24 uur

Vergeet complexe implementatietrajecten van weken of maanden. Moderne cloud-based compliance-platforms zoals die van Hyarchis zijn ontworpen voor directe inzetbaarheid. Met één klik staat het systeem morgen aan en kun je direct aan de slag.

Dag 1: Onmiddellijke toegang

• Direct inloggen via webbrowser - geen installatie nodig
• Vooraf geconfigureerde templates en workflows op basis van de Accountancy brancheverenigingen
• Automatische koppelingen met databases zijn al actief

Direct werkend

• Nieuwe klanten kunnen vandaag nog worden gescreend
• Bestaande klantdossiers blijven gewoon toegankelijk
• Alle compliance-checks draaien automatisch op de achtergrond

Geen IT-gedoe

• Geen on-premise software-installaties
• Geen technische expertise vereist
• Updates en onderhoud gebeuren automatisch

De realiteit: waar traditionele systemen maanden implementatietijd vragen, zijn moderne platforms designed voor 'plug-and-play'. Je klikt, je logt in, je werkt. Zo simpel kan het zijn.

Ook klaar om vooruit te kijken?

De Wwft wordt niet simpeler. En met handmatige processen loop je steeds meer achter de feiten aan. De vraag is niet meer óf je gaat automatiseren, maar wanneer. Want terwijl jij nog twijfelt, bouwen je concurrenten al een voorsprong op.

Gelukkig is er een alternatief: technologie die voor je werkt in plaats van tegen je. Platforms die niet alleen compliance automatiseren, maar je hele klantervaring verbeteren. Systemen die risico's signaleren voordat ze problemen worden, en die toezichthouders overtuigen van je professionaliteit.

De kantoren die nu investeren in slimme compliance-technologie, zijn degenen die over vijf jaar nog steeds floreren. Zij hebben niet alleen lagere kosten en minder risico's, maar ook tevreden klanten en medewerkers die zich kunnen richten op wat echt waardevol is: advies en dienstverlening.

Wil je met eigen ogen zien hoe slimme kantoren hun Wwft-processen automatiseren en versterken met AI? Schrijf je dan in voor het gratis webinar "Wwft-proof werken met AI: slimmer, sneller en veiliger compliance" op dinsdag 24 juni.

In 45 minuten krijg je:

• Inzicht in de impact van AI op moderne compliance
• Praktijkvoorbeelden van kantoren die al met AI werken
• Een live demo van AI in actie
• Tools die je morgen al kunt inzetten
• Concrete stappenplannen voor implementatie

👉 Meld je nu aan en breng je Wwft-aanpak naar het volgende niveau.

Bron: Blinqx Accountancy & Tax - partner AccountancyWorld