Vrije ruimte WKR 2026: zo benut je hem nog vóór 31 december

De vrije ruimte in de werkkostenregeling vervalt op 31 december, wat je niet gebruikt, neem je niet mee naar het nieuwe jaar. Maar om te bepalen wat je nog kunt besteden, moet je eerst weten hoeveel ruimte er over is. Met vijf stappen bereken je dat en benut je de resterende ruimte weloverwogen.

Maar eerst: wat is de vrije ruimte?

De vrije ruimte is het bedrag dat je als werkgever onbelast mag besteden aan extra’s voor je personeel. Denk aan een kerstpakket, een cadeaubon of een sportabonnement.

In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% van je fiscale loonsom tot en met €400.000. Over het deel daarboven is het 1,18%.

Laat je die ruimte liggen, dan benut je niet alle fiscale mogelijkheden om iets extra’s voor je team te doen. Het is één van de weinige manieren om je personeel iets extra’s te geven zonder dat daar loonbelasting over betaald hoeft te worden.

Stap 1: Bereken hoeveel vrije ruimte je dit jaar hebt

Je vrije ruimte reken je uit over je fiscale loonsom van het hele jaar. Dat betekent dat je ook de lonen meetelt die je in november en december nog uitbetaalt. Neem dus niet alleen wat je tot nu toe hebt betaald, maar maak een inschatting van je totale loonsom over 2026.

Een voorbeeld. Je hebt acht medewerkers en je fiscale loonsom over 2026 komt naar verwachting uit op €350.000. Je vrije ruimte is dan 2% van €350.000, oftewel €7.000.

Heb je een groter team, met een loonsom van €500.000? Dan reken je in twee delen: 2% over de eerste €400.000 is €8.000, plus 1,18% over de resterende €100.000 is €1.180. Samen heb je dan €9.180 vrije ruimte.

Stap 2: Breng in kaart wat je al hebt uitgegeven

Nu weet je hoeveel vrije ruimte je in totaal hebt. Breng vervolgens in kaart hoeveel je daarvan al hebt gebruikt. Tel alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen op die je dit jaar als eindheffingsloon in de vrije ruimte hebt aangewezen. Denk bijvoorbeeld aan een personeelsuitje buiten de deur, cadeaubonnen bij een verjaardag of jubileum, een bijdrage aan een sportabonnement of een fiets van de zaak.

Stel dat je in het voorbeeld van €7.000 al €5.200 hebt besteed aan een zomeruitje en een paar verjaardagscadeaus. Dan heb je nog €1.800 over voor de laatste maanden van het jaar.

Werk je met KING Finance? Dan draai je het rapport ‘Werkkostenregeling’. Daarin zie je per dossiercode welke kosten belast en vrijgesteld zijn, en hoeveel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt.

Stap 3: Haal eruit wat er niet in hoort

Hier valt vaak winst te halen. Veel ondernemers rekenen kosten mee die helemaal niet van de vrije ruimte afgaan. Daardoor lijkt je budget kleiner dan het werkelijk is.

Er zijn twee groepen kosten die je onbelast mag vergoeden zonder dat ze je vrije ruimte aantasten:

•        De gerichte vrijstellingen: zakelijke kosten zoals reiskosten, cursussen en vakliteratuur, overnachtingen tijdens dienstreizen en een thuiswerkvergoeding.

•        De nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek zoals je bureau, werkkleding en koffie, thee of fruit op kantoor.

Check daarom eerst of een vergoeding onder een vrijstelling valt. Zo houd je meer vrije ruimte over voor andere extra’s, zoals een kerstpakket.

Let op één actuele wijziging. In mei 2026 is de onbelaste kilometervergoeding verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer. Je mag die verhoging met terugwerkende kracht aan je werknemers vergoeden. Ook dat gaat niet ten koste van je vrije ruimte, zolang je binnen de norm blijft.

Stap 4: Kies wat je nog kunt inzetten vóór de jaarwisseling

Nu weet je precies hoeveel ruimte je over hebt. Je kunt de vrije ruimte op drie manieren gebruiken: je geeft geld, je geeft een cadeau of je leent iets uit.

In de praktijk kiezen veel ondernemers aan het eind van het jaar voor een kerstpakket of een cadeaubon. Maar je kunt ook denken aan een bijdrage voor een sportabonnement of een fiets van de zaak. Een bonus in geld kan ook — je mag een bonus aanwijzen als eindheffingsloon, zodat hij in de vrije ruimte valt.

Er geldt wel één belangrijke grens: de gebruikelijkheidstoets. De vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen tot in totaal €2.400 per persoon per jaar doorgaans als gebruikelijk. Maar doorgaans betekent niet standaard — sta zelf regelmatig stil om na te gaan of het inderdaad redelijk is.

Er is één vaste uitzondering. Voor stagiairs en werknemers met een loon onder het minimumloon is het niet redelijk om €2.400 als eindheffingsloon aan te wijzen.

Terug naar het voorbeeld. Met €1.800 resterende ruimte en acht medewerkers kun je iedereen een kerstpakket of cadeaubon van €225 geven. Als je geen andere vergoedingen of verstrekkingen meer in de vrije ruimte onderbrengt, benut je daarmee het resterende bedrag volledig.

Stap 5: Wijs het aan vóórdat je het geeft

Dit is de stap die het vaakst misgaat, terwijl hij eigenlijk heel eenvoudig is. Wil je een vergoeding onbelast in de vrije ruimte onderbrengen, dan moet je hem als eindheffingsloon aanwijzen. En dat moet vóór het moment van geven.

Je hoeft er geen ingewikkeld formulier voor in te vullen. Een e-mail aan je werknemer volstaat vaak al, net als een vermelding in je personeelshandboek of in de cao. Het belangrijke is dat je het op tijd vastlegt.

Vergeet je het? Dan ziet de Belastingdienst de vergoeding als gewoon loon en moet er alsnog belasting over worden betaald. Achteraf repareren kan niet.

Praktisch: stuur je personeel een korte mail voordat je de kerstpakketten uitdeelt of de bonus overmaakt. Vermeld daarin dat je de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Bewaar die mail in je administratie.

Ga je over je vrije ruimte heen? Dit kost het je

Soms kom je er bij het rekenen achter dat je al over je vrije ruimte heen bent. Of je besluit bewust om iets meer te geven. Dat mag, maar het kost wel geld. Over het bedrag boven je vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing.

Een rekenvoorbeeld: ga je €1.000 over je vrije ruimte heen, dan betaal je €800 eindheffing. Je werknemer merkt daar niets van, want de eindheffing komt voor jouw rekening.

Over die eindheffing betaal je geen premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen of werkgeversheffing Zvw. En je hoeft hem niet meteen af te rekenen: je geeft de eindheffing uiterlijk aan bij de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar. Voor 2026 is dat dus begin 2027.

Twijfel je of overschrijden in jouw situatie verstandig is? Overleg dan met je boekhouder of accountant.

Vooruitkijken: zo begin je 2027 goed

Is 31 december voorbij, dan begint het verhaal opnieuw. Op 1 januari krijg je een nieuwe vrije ruimte, gebaseerd op je loonsom van 2027. Begin in januari meteen met bijhouden. Zo hoef je volgend jaar niet in november te gaan rekenen.

Houd daarbij één ontwikkeling in de gaten. Het kabinet stelt voor om personeelskorting op producten uit je eigen bedrijf vanaf 1 januari 2027 niet meer standaard belastingvrij te maken. Nu kun je je personeel nog 20% korting geven tot maximaal €500 per jaar zonder dat je daar loonbelasting over betaalt. Gaat het voorstel door, dan kan dat alleen nog via de vrije ruimte. Let op: het voorstel moet op moment van schrijven nog door de Tweede en Eerste Kamer en kan dus nog veranderen.

Twijfel je wat er in je vrije ruimte valt?

Je hebt nu alle stappen om je vrije ruimte vóór 31 december optimaal te benutten. Twijfel je bij een specifieke vergoeding of die in de vrije ruimte hoort, of onder een vrijstelling valt? Met onze WKR-cheatsheet zie je het in één oogopslag. Download de WKR-cheatsheet hier.

Bron: Bjorn Lunden - partner AccountancyWorld