Checklist: monitoring van KPI’s voor accountantskantoren

KPI’s geven richting. Toch blijven ze in veel accountants- en administratiekantoren steken op papier of in kwartaalrapportages die vooral achteraf verklaren wat er is gebeurd. Effectieve KPI-monitoring draait juist om actualiteit, productiviteit en toepasbaarheid. Software speelt hierin een grote rol door data continu te verzamelen, te structureren en inzichtelijk te maken. Deze checklist helpt bij het opzetten en monitoren van KPI’s die daadwerkelijk bijdragen aan grip op de organisatie.

Stap 1: Bepaal welke KPI’s echt relevant zijn

Niet elke meetwaarde is een KPI. Effectieve KPI’s sluiten direct aan op de doelstellingen van het kantoor. Voor accountants- en administratiekantoren ligt de focus vaak op productiviteit, rendement en kwaliteit. Denk hierbij aan KPI’s zoals declarabiliteit, omzet per medewerker en doorlooptijd van opdrachten. Goede KPI’s voldoen aan 3 voorwaarden:

·       Ze sluiten aan op strategische doelen;

·       Ze zijn eenduidig gedefinieerd;

·       Ze laten zich periodiek volgen.

Hierbij een voorbeeld: declarabiliteit als KPI werkt alleen wanneer duidelijk vastligt welke uren wel en niet meetellen. Daarnaast is het belangrijk om op de hoogte te zijn van het vastgestelde declarabiliteitspercentage. Software ondersteunt dit door vaste definities te hanteren en deze consequent toe te passen in rapportages.

Stap 2: Leg de juiste databronnen vast

Zonder betrouwbare data verliest elke KPI zijn waarde. KPI-monitoring begint daarom bij de bron: urenregistratie, planning, opdrachten en facturatie. Online software fungeert als centrale plek waar deze gegevens samenkomen. Dat voorkomt versnippering over spreadsheets en losse systemen. Wanneer urenregistratie direct gekoppeld is aan klanten en opdrachten, ontstaat automatisch input voor KPI’s zoals:

·       Declarabiliteit per medewerker;

·       Gerealiseerde omzet per klant;

·       Onderhanden werk per dienst.

Doordat de data real-time beschikbaar blijft, ontstaat een actueel beeld in plaats van een momentopname aan het einde van de maand.

Stap 3: Richt dashboards in per doelgroep

Niet iedereen heeft hetzelfde inzicht nodig. Partners sturen op resultaat, teamleiders op capaciteit en medewerkers op hun eigen prestaties. KPI-monitoring werkt het best wanneer dashboards aansluiten op deze rollen. Software ondersteunt dit door dashboards op maat mogelijk te maken, met filters per periode, team of medewerker. Zo ziet een partner in 1 oogopslag:

·       De totale declarabiliteit van het kantoor;

·       Omzetontwikkeling ten opzichte van begroting;

·       Knelpunten in de capaciteit.

Een teamleider ziet juist de verdeling van werk en uren binnen het team. Dit voorkomt een te grote hoeveelheid aan informatie en verhoogt de relevantie van KPI’s.

Stap 4: Monitor trends

Een KPI krijgt pas betekenis in de tijd. Een week met lagere declarabiliteit zegt weinig, een structurele daling wel. Daarom draait monitoring om trends en ontwikkelingen. Online software visualiseert deze trends met grafieken en vergelijkingen over meerdere perioden. Een dalende declarabiliteit gecombineerd met een stijgend aantal interne uren wijst mogelijk op inefficiënte processen of te veel overleg. Door deze ontwikkeling vroeg te signaleren, ontstaat ruimte voor bijsturing voordat het resultaat onder druk komt te staan.

Stap 5: Leg verbanden tussen KPI’s

KPI’s staan nooit op zichzelf. Declarabiliteit, omzet en werkdruk beïnvloeden elkaar continu. Effectieve monitoring laat deze samenhang zien. Software ondersteunt dit door KPI’s te combineren in rapportages en dashboards. Denk aan:

·       Hoge declarabiliteit met lage omzet door te lage tarieven;

·       Oplopend onderhanden werk met vertraagde facturatie;

·       Hoge werkdruk met stijgend ziekteverzuim.

Stap 6: Maak KPI’s onderdeel van de besluitvorming

KPI-monitoring werkt alleen wanneer cijfers actief gebruikt worden. Dat betekent vaste momenten waarop KPI’s besproken worden, bijvoorbeeld in weekstarts, maandoverleggen of het partneroverleg. Software maakt het eenvoudig om rapportages te delen, zodat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt. Praktische voordelen:

·       Minder discussie over de juistheid van cijfers;

·       Meer focus op acties en oplossingen;

·       Hogere betrokkenheid binnen teams.

Stap 7: Evalueer en stel KPI’s bij

Kantoren veranderen en KPI’s veranderen mee. Nieuwe diensten, groei van het team of een andere marktbenadering vragen om aangepaste meetpunten. Modulaire software ondersteunt dit door KPI’s eenvoudig aan te passen of uit te breiden. Een kantoor dat meer advieswerk verricht, kijkt bijvoorbeeld anders naar declarabiliteit dan een kantoor met veel compliance-opdrachten. Door KPI’s te koppelen aan dagelijkse processen en deze inzichtelijk te maken via online software, ontstaat real-time grip op prestaties en resultaat.

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past.

Vraag direct jouw demo aan

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld