Wat is het verschil tussen salarisadministratie en payroll?

Binnen HR en financiën kom je vaak termen als ‘salarisadministratie’ en ‘payroll’ tegen. Hoewel deze begrippen vaak door elkaar worden gehaald, zijn er belangrijke verschillen die elke organisatie zou moeten begrijpen. We leggen je de verschillen uit tussen de salarisadministrateur en de payrollprofessional. Wat is de waarde van beide functies in onze werkcultuur? 

De salarisadministrateur: verantwoordelijk voor correcte uitbetaling 

Een salarisadministrateur heeft als belangrijkste taak ervoor te zorgen dat alle medewerkers op tijd en correct worden uitbetaald. Kortom, vanuit deze rol zorg je dat iedereen het juiste bedrag op het juiste moment ontvangt, en dat alle processen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Je houdt je voornamelijk bezig met: 

Nauwkeurige loonberekening 

Je berekent lonen. Dit omvat verschillende stappen. Zo verwerk je het basis uurloon of maandsalaris en bereken je overuren en toeslagen. Ook verdiep je je in bonussen en het vakantiegeld. Wie komt ervoor in aanmerking en welk bedrag moet dit zijn? 

Correcte inhoudingen en afdrachten 

Bij het opstellen van een loonstrook horen ook inhoudingen, zoals loonbelasting, pensioenpremies en verzekeringspremies. Jij zorgt ervoor dat de juiste bedragen worden ingehouden.  

Opstellen van heldere salarisstroken 

Heb je alle berekeningen correct uitgevoerd? Dan stel je als salarisadministrateur de loonstroken op. Deze documenten geven medewerkers inzicht in hun bruto- en nettosalaris, evenals de toegepaste inhoudingen. 

Zorgvuldige belastingaangifte 

Doordat je je natuurlijk bezighoudt met inhoudingen op salarissen, lever je ook een bijdrage aan fiscale aangiftes. Je rapporteert hoeveel belasting en premies er zijn ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. 

Vraagbaak voor medewerkers 

Vaak fungeert de salarisadministrateur als het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over hun salaris of loonstrook. Deze rol vraagt om toegankelijkheid en deskundigheid.  

Ontdek meer over het werk van een salarisadministrateur of verdiep je verder in het salaris van een salarisadministrateur. 

De payrollprofessional: gericht op personeelszaken 

Terwijl de salarisadministrateur zich richt op de nauwkeurige uitbetaling van salarissen, heeft de payrollprofessional een bredere rol binnen de organisatie. Vanuit salarisadministratie kun je bijvoorbeeld doorgroeien tot allround payrollprofessional. We brengen de taken van een payrollprofessional in kaart: 

Uitgebreide salarisadministratie 

Net als de salarisadministrateur houdt de payrollprofessional zich bezig met loonberekeningen en het opstellen van loonstroken, maar deze rol omvat vaak meer. Het is een combinatie van operationele en strategische taken. 

Compliance en wetgeving 

Als payrollprofessional ben je thuis in de arbeidswetgeving en belastingregels. Je zorgt ervoor dat alle processen voldoen aan de actuele wet- en regelgeving, wat cruciaal is voor elke organisatie. 

Strategische samenwerking 

Ook werk je nauw samen met de HR-afdeling en het management. Je adviseert over: 

• Het opstellen en beheren van arbeidscontracten 
• Het ontwikkelen van vergoedingsstructuren 
• Het managen van ziekteverzuim en verlof 

Technologische expertise 

Payrollprofessionals zijn vaak experts in het gebruik van geavanceerde payrollsystemen en HR-software. Je benut deze tools om processen te optimaliseren en waardevolle inzichten voor de organisatie te genereren. 

Flexibele inzetbaarheid 

Je kunt zowel intern als extern werkzaam zijn. Bijvoorbeeld in dienst van een specifieke organisatie, of als uitzendkracht bij een payrollbedrijf. Er zijn verschillende mogelijkheden om jouw kwaliteiten als payrollprofessional in te zetten.  

De 5 verschillen op een rij 

Nu we beide rollen hebben belicht, kunnen we de belangrijkste verschillen tussen een salarisadministrateur en een payrollprofessional samenvatten: 

1. Scope van werkzaamheden 

De salarisadministrateur richt zich primair op de correcte verwerking van salarissen, terwijl de payrollprofessional een bredere kijk heeft op personeelszaken en bedrijfsprocessen. 

2. Strategische input 

Payrollprofessionals zijn vaak meer betrokken bij strategische besluitvorming rond personeelsbeleid en vergoedingsstructuren, terwijl salarisadministrateurs zich meer richten op operationele uitvoering. 

3. Kennis van wet- en regelgeving 

Beide rollen vereisen kennis van relevante wetgeving, maar payrollprofessionals hebben vaak een diepgaander begrip dat toepasbaar is op bredere bedrijfsprocessen. 

4. Technologische expertise 

Payrollprofessionals werken doorgaans met meer geavanceerde systemen en zijn betrokken bij de implementatie en optimalisatie van HR- en payrollsoftware. 

5. Adviesrol 

Payrollprofessionals vervullen vaker een adviesrol richting management en HR, terwijl salarisadministrateurs zich met name richten op het beantwoorden van specifieke salarisgerelateerde vragen van medewerkers. 

Waarom beide rollen belangrijk zijn 

Hoewel er duidelijke verschillen bestaan tussen salarisadministratie en payroll, is het belangrijk te benadrukken dat beide rollen cruciaal zijn voor het functioneren van een organisatie. De functie-invulling verschilt per organisatie. Het kan bijvoorbeeld ook zijn dat deze functies samenvallen in één rol.  

Naarmate organisaties groeien en de complexiteit van personeelszaken toeneemt, verschuift de focus. De strategische en adviserende aspecten worden dan steeds meer overgenomen door payrollprofessionals. Dit biedt salarisadministrateurs de ruimte om zich te focussen op hun kerntaken: het waarborgen van een foutloze en tijdige salarisverwerking. 

Met de snelle veranderingen van werk en wetgeving is het belangrijk dat zowel salarisadministrateurs als payrollprofessionals zich blijven ontwikkelen. Technologische innovaties, zoals artificial intelligence en robotic process automation, hebben impact op beide functies. Het is dan ook van groot belang dat je als financieel professional blijft investeren in je kennis en vaardigheden.  

Bekijk alle Salarisadministratie, Payroll en HR-opleidingen. 

Bron: Markus Verbeek Praehep - partner AccountancyWorld