Automatisch webshoporders verwerken in Exact Online

Wanneer het aantal bestellingen in een webshop toeneemt, groeien ook het aantal administratieve gegevens. Deze gegevens moeten allemaal correct in de administratie terechtkomen. Wanneer dit handmatig gebeurt, kan dit behoorlijk arbeidsintensief zijn en veel tijd in beslag nemen.

Door webshops rechtstreeks aan Exact Online te koppelen, kan een groot deel van deze gegevens automatisch worden verwerkt.

Webshopdata verwerken in de boekhouding

Bij iedere webshoporder ontstaat informatie die relevant is voor de financiële administratie. Denk aan het orderbedrag en de btw, maar ook aan klantgegevens, verzendkosten, kortingen en eventuele terugbetalingen.

Zonder koppeling tussen webshop en boekhoudpakket moeten deze gegevens op een andere manier in de administratie terechtkomen. Dat kan door gegevens handmatig over te nemen, maar bijvoorbeeld ook door periodiek bestanden uit de webshop te exporteren en vervolgens in het boekhoudpakket te importeren.

Bij enkele orders per week is zo'n werkwijze wellicht nog beheersbaar. Naarmate een webshop groeit, verandert dat snel. Tientallen of honderden orders zorgen immers voor net zoveel administratieve mutaties. Bovendien neemt bij veel handmatige verwerking ook de kans op fouten toe.

Van handmatige invoer naar een geautomatiseerde werkwijze

Een koppeling tussen de webshop en de boekhouding neemt een belangrijk deel van dit proces uit handen. In plaats van gegevens steeds opnieuw te exporteren, importeren of overtypen, kunnen order- en klantgegevens automatisch vanuit de webshop naar het boekhoudpakket worden doorgestuurd.

Een nieuwe bestelling vormt daarmee als het ware het startpunt van een geautomatiseerde administratieve workflow. De gegevens worden uit het verkoopkanaal opgehaald en volgens vooraf ingestelde regels in de boekhouding verwerkt.

Dat levert niet alleen tijdwinst op. Doordat dezelfde gegevens niet opnieuw handmatig hoeven te worden ingevoerd, wordt ook de kans op invoerfouten kleiner. Daarnaast kan de administratie sneller worden bijgewerkt.

Webshops koppelen aan Exact Online met ZioSync

ZioSync zorgt ervoor dat het importeren en verwerken van webshopdata in Exact Online geautomatiseerd wordt. Met de e-commerce koppelingen kun je je webshop verbinden aan je boekhouding, in slechts enkele stappen. 

Hoe werken de webshop koppelingen?

Zodra een bestelling binnenkomt, kan ZioSync de bijbehorende order- en klantgegevens naar Exact Online synchroniseren. Daar wordt vervolgens een verkoopboeking aangemaakt. Bij nieuwe klanten kan daarnaast automatisch een debiteur worden aangemaakt. Ook kunnen orders op een verzameldebiteur worden geboekt.

De inrichting is daarbij van belang. Zo kunnen instellingen worden afgestemd op de administratie, bijvoorbeeld voor de verwerking van btw en grootboekrekeningen. 

Koppel Shopify, WooCommerce of Bol aan je administratie

Op dit moment heeft ZioSync koppelingen voor Bol, WooCommerce en Shopify webshops.

WooCommerce koppelen aan Exact Online

Voor ondernemers met een WooCommerce webshop kan ZioSync orders en klantgegevens automatisch naar Exact Online doorzetten. Ook meerdere WooCommerce-webshops kunnen aan een administratie worden gekoppeld. Per webshop wordt hiervoor een afzonderlijke integratie ingericht.

Hierdoor hoeft een ondernemer of accountant niet periodiek alle WooCommerce-orders handmatig over te nemen. Zeker bij webshops met veel dagelijkse transacties kan dat een aanzienlijke hoeveelheid repeterend werk wegnemen.

Shopify koppelen aan Exact Online

Een vergelijkbare werkwijze is beschikbaar voor Shopify. Wanneer een klant een bestelling plaatst, synchroniseert ZioSync de order- en klantgegevens met Exact Online en wordt daar een verkoopboeking aangemaakt. Hiervoor kan de Shopify Webshop integratie gebruikt worden.

ZioSync biedt daarnaast een afzonderlijke koppeling voor Shopify Payments, de eigen payment service provider van Shopify. Daarmee kunnen onder meer betalingen, refunds, transactiekosten en fees worden verwerkt en aan openstaande posten in Exact Online worden gekoppeld.

Bol koppelen aan Exact Online

Ook verkopen via Bol kunnen automatisch in Exact Online worden verwerkt met de Bol Webshop koppeling. Dat is bijvoorbeeld relevant voor ondernemers die Bol als aanvullend verkoopkanaal gebruiken naast een eigen WooCommerce- of Shopify-webshop.

Automatiseer je webshopadministratie

Voor webshops is automatisering van de boekhouding vooral interessant wanneer het aantal orders begint te groeien. Handmatig verwerken schaalt immers mee met het aantal transacties; een geautomatiseerde koppeling hoeft dat in veel mindere mate te doen.

Met ZioSync kunnen WooCommerce, Shopify en Bol worden gekoppeld aan Exact Online, zodat order- en klantdata automatisch verwerkt worden in de financiële administratie.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld