Van urenregistratie naar grip op groei: hoe Ovendo de administratie slimmer organiseert

Groei brengt nieuwe kansen met zich mee én meer administratie. Dat merkte ook accountantskantoor Ovendo. In 2016 groeide de behoefte aan een betrouwbare manier om uren en verlof centraal te registreren. Inmiddels is de oorspronkelijke urenregistratie uitgegroeid tot een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Na de overname van administratiekantoor Hoogeveen kreeg die ontwikkeling bovendien een nieuwe impuls.

Financieel maatwerk voor het mkb

Ovendo richt zich op ondernemers in het midden- en kleinbedrijf en ondersteunt hen bij hun financiële en administratieve processen. De dienstverlening is breed en flexibel, met veel aandacht voor digitalisering en het ontzorgen van ondernemers.

Binnen zo’n dienstverlening speelt tijd een belangrijke rol: klanten werken met verschillende vraagstukken, abonnementen en projecten. Dan is inzicht in de bestede uren essentieel. De aanleiding was praktisch: naarmate het kantoor groeide, werd het steeds belangrijker om precies te weten hoeveel tijd medewerkers aan klanten en werkzaamheden besteedden.

“Voorheen hadden we geen transparant systeem om onze uren nauwkeurig bij te houden. Als je werkt op basis van abonnementen, is het cruciaal om exact te weten hoeveel uren er worden besteed aan verschillende projecten.”

Die behoefte vormde het vertrekpunt voor de zoektocht naar passende software.

Waarom is urenregistratie zo belangrijk?

Binnen een abonnementsmodel zegt alleen de omzet weinig over de werkelijke inzet. Een klant met een vast abonnement vraagt immers niet iedere maand exact dezelfde hoeveelheid tijd. Een medewerker besteedt misschien structureel meer uren aan een bepaalde klant dan verwacht. Een andere klant groeit juist snel en vraagt daardoor om uitbreiding van de dienstverlening. Zonder actuele urenregistratie blijft dat verschil lastig zichtbaar.

Voor Ovendo biedt de registratie inmiddels inzicht in de tijdsbesteding per klant, project en boekjaar. Daardoor ontstaat een beeld van de huidige situatie, maar ook waardevolle informatie voor gesprekken over klantgroei en abonnementen.

Wat levert actuele ureninformatie op?

Voor Ovendo zit de waarde vooral in het inzicht dat uit de geregistreerde uren ontstaat. Door projecten per klant en boekjaar vast te leggen, wordt duidelijk hoe de dienstverlening zich ontwikkelt. Een klant die steeds meer uren vraagt, valt eerder op. Dat vormt een belangrijk signaal voor een gesprek over uitbreiding van het abonnement. Ook budgetbewaking wordt eenvoudiger.

“Met de rapporten heb ik de juiste informatie binnen handbereik om bij te sturen.”

Tegelijkertijd wordt er opgemerkt dat het draaien van rapportages in de dagelijkse praktijk soms bij inschiet. Automatische verspreiding van rapportages biedt daarvoor een praktische oplossing: rapporten verschijnen periodiek in de inbox, zonder dat iemand daar iedere keer handmatig aan hoeft te denken.

Waarom is verlofregistratie zo belangrijk?

Naast urenregistratie speelt verlof een belangrijke rol binnen de dagelijkse planning. Ook daar levert automatisering tijdwinst op. Een handmatige administratie vraagt voortdurend aandacht: hoeveel verlof heeft iemand nog openstaan, wat gebeurt er bij een contractwijziging en hoe verwerk je verschillende verlofsoorten?

Bij Ovendo worden die berekeningen automatisch verwerkt. Dat geldt niet alleen voor reguliere vakantiedagen. Ook ouderschapsverlof en incidenteel overwerk maken onderdeel uit van de registratie. “We kunnen nu eenvoudig verschillende vormen van verlof bijhouden, van standaard vakantiedagen tot ouderschapsverlof en incidenteel overwerk. Het systeem doet het rekenwerk voor ons.”

Hoe helpt software bij abonnementsfacturatie?

Een abonnementsmodel vraagt om een betrouwbare administratie. Niet iedere klant heeft dezelfde afspraken en nieuwe klanten moeten op het juiste moment volgens de juiste voorwaarden worden gefactureerd.

Met de uitbreiding voor producten en abonnementen worden contracten centraal vastgelegd. Periodieke facturatie verloopt vervolgens volgens de ingestelde afspraken. Voor Ovendo betekent dit minder handmatige controle en een beter beheersbaar proces. De combinatie van urenregistratie en facturatie levert bovendien een belangrijk voordeel op: de informatie uit de dagelijkse werkzaamheden vormt direct input voor de financiële afhandeling.

Wat levert bedrijfssoftware op voor accountants?

8 jaar na de oorspronkelijke keuze werkt Ovendo nog altijd dagelijks met de software. Wat begon vanuit een concrete behoefte aan urenregistratie, groeide uit tot een bredere inrichting rondom uren, verlof, rapportages en facturatie.

Daarmee laat de praktijk van Ovendo iets herkenbaars zien voor groeiende accountants- en administratiekantoren. Software hoeft niet in 1 keer alle bedrijfsprocessen te vervangen: eerst grip op uren, daarna inzicht in verlof. Vervolgens rapportages voor budgetbewaking. Na een overname bijvoorbeeld ook ondersteuning voor facturatie en abonnementen.

Van registreren naar vooruitkijken

De ervaring van Ovendo laat zien dat urenregistratie vooral waardevol wordt wanneer de informatie daadwerkelijk wordt gebruikt. Een geregistreerd uur vertelt op zichzelf weinig. Een reeks uren per klant, project en periode vertelt een heel ander verhaal. Daar ontstaan vragen die voor de bedrijfsvoering interessant zijn:

·       Welke klanten groeien in omvang?

·       Waar loopt de tijdsbesteding op?

·       Wanneer vraagt een abonnement om herziening?

·       Welke werkzaamheden vormen een groot deel van de capaciteit?

·       Hoe sluit de urenregistratie aan op facturatie?

Waar levert automatisering tijdwinst op?

Voor Ovendo vormt die informatie inmiddels een vast onderdeel van de dagelijkse praktijk. De belangrijkste les? Een goede urenregistratie draait vooral om wat je met de informatie doet. Voor het accountantskantoor bleek de keuze voor gespecialiseerde bedrijfssoftware daarmee het begin van een verdere professionalisering van de bedrijfsvoering.

Software voor accountants

Met onze stabiele en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en functionaliteiten. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld