TILBURG - Als je binnen de samenstelpraktijk werkt, krijg je hoe dan ook te maken met veel documenten. Deze documenten veilig en overzichtelijk beheren kan een flinke uitdaging zijn. Zeker tijdens de piekperioden die zogeheten ‘samenstelstress’ veroorzaakt. In dit artikel geven we je dan ook 5 tips waardoor het beheren van documenten een stuk makkelijker wordt en jij eenvoudig voldoet aan de wettelijke regels en richtlijnen.
1. Beheer jouw documenten met een DMS
De eerste en misschien wel belangrijkste tip is om jouw documenten te beheren via een document management systeem, ook wel DMS genoemd. Een DMS helpt jou met het opslaan, versturen en beheren van documenten. Vaak betekent dit niet alleen dat je documenten beter geordend zijn, maar het zorgt er ook voor dat je voldoet aan alle wettelijke en privacy vereisten, zoals de AVG-wetgeving.
De vraag is natuurlijk waar je op moet letten bij het kiezen van een DMS. Want lang niet ieder DMS heeft dezelfde functies of mogelijkheden, of is ingericht naar jouw wensen en behoeften.
2. Kies een DMS die is ingericht voor de samenstelpraktijk
Er zijn veel verschillende document management systemen, maar velen zijn niet goed ingericht voor wat jij nodig hebt. Kies daarom juist voor een DMS die ingericht is voor accountancy en de samenstelpraktijk. Deze DMS weet precies waar de uitdagingen in het vak zitten en welke functionaliteiten belangrijk zijn om goed je werk te kunnen doen.
3. Sla al je documenten op één centrale plek op
Er zijn verschillende cloudoplossingen die je helpen met het beheren van je klantdocumenten. Toch gebeurt het vaak dat je documenten op verschillende plekken moet opslaan, waardoor je het overzicht snel kwijt bent of er verschillende versies van een document in de omloop zijn. Cloudoplossingen als Qwoater zorgen ervoor dat alle klantdocumenten op één centrale plek worden opgeslagen en eenvoudig beschikbaar te stellen zijn aan je klanten of aan gekoppelde SaaS systemen.
4. Zorg voor een scherp bewaarbeleid
Sommige documenten hebben een wettelijke bewaartermijn van een aantal jaren en worden daarna verplicht verwijderd. Voor veel administratieve documenten is dat bijvoorbeeld 7 jaar en voor personeelsgegevens 5 jaar. Natuurlijk kun je zelf deze bewaartermijn bijhouden en vernietigen op het moment dat nodig is, maar een goed DMS zorgt ervoor dat deze automatisch vernietigt worden. Dit scheelt jou niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je geen privacyregels overtreedt.
5. Teken je documenten digitaal
Je documenten écht goed beveiligen doe je door ze digitaal te ondertekenen. Elektronische handtekeningen zijn net zo rechtsgeldig als handtekeningen op papier. Bovendien scheelt het vaak veel tijd en geld. Daarnaast is het ook veiliger en voorkomt het dat documenten bijvoorbeeld via de post of op iemands kantoor kwijt raken of in verkeerde handen vallen.
Wil jij aan de slag met een DMS die aan al deze voorwaarden voldoet? Start dan vandaag nog met Qwoater
Bron: Qwoater - partner AccountancyWorld
