5 tips voor documentbeheer in de samenstelpraktijk

17-03 06:07 | bron: AccountancyWorld

TILBURG - Als je binnen de samenstelpraktijk werkt, krijg je hoe dan ook te maken met veel documenten. Deze documenten veilig en overzichtelijk beheren kan een flinke uitdaging zijn. Zeker tijdens de piekperioden die zogeheten ‘samenstelstress’ veroorzaakt. In dit artikel geven we je dan ook 5 tips waardoor het beheren van documenten een stuk makkelijker wordt en jij eenvoudig voldoet aan de wettelijke regels en richtlijnen.

1. Beheer jouw documenten met een DMS

De eerste en misschien wel belangrijkste tip is om jouw documenten te beheren via een document management systeem, ook wel DMS genoemd. Een DMS helpt jou met het opslaan, versturen en beheren van documenten. Vaak betekent dit niet alleen dat je documenten beter geordend zijn, maar het zorgt er ook voor dat je voldoet aan alle wettelijke en privacy vereisten, zoals de AVG-wetgeving. 

De vraag is natuurlijk waar je op moet letten bij het kiezen van een DMS. Want lang niet ieder DMS heeft dezelfde functies of mogelijkheden, of is ingericht naar jouw wensen en behoeften.

2. Kies een DMS die is ingericht voor de samenstelpraktijk

Er zijn veel verschillende document management systemen, maar velen zijn niet goed ingericht voor wat jij nodig hebt. Kies daarom juist voor een DMS die ingericht is voor accountancy en de samenstelpraktijk. Deze DMS weet precies waar de uitdagingen in het vak zitten en welke functionaliteiten belangrijk zijn om goed je werk te kunnen doen.

3. Sla al je documenten op één centrale plek op

Er zijn verschillende cloudoplossingen die je helpen met het beheren van je klantdocumenten. Toch gebeurt het vaak dat je documenten op verschillende plekken moet opslaan, waardoor je het overzicht snel kwijt bent of er verschillende versies van een document in de omloop zijn. Cloudoplossingen als Qwoater zorgen ervoor dat alle klantdocumenten op één centrale plek worden opgeslagen en eenvoudig beschikbaar te stellen zijn aan je klanten of aan gekoppelde SaaS systemen.

4. Zorg voor een scherp bewaarbeleid

Sommige documenten hebben een wettelijke bewaartermijn van een aantal jaren en worden daarna verplicht verwijderd. Voor veel administratieve documenten is dat bijvoorbeeld 7 jaar en voor personeelsgegevens 5 jaar. Natuurlijk kun je zelf deze bewaartermijn bijhouden en vernietigen op het moment dat nodig is, maar een goed DMS zorgt ervoor dat deze automatisch vernietigt worden. Dit scheelt jou niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je geen privacyregels overtreedt. 

5. Teken je documenten digitaal

Je documenten écht goed beveiligen doe je door ze digitaal te ondertekenen. Elektronische handtekeningen zijn net zo rechtsgeldig als handtekeningen op papier. Bovendien scheelt het vaak veel tijd en geld. Daarnaast is het ook veiliger en voorkomt het dat documenten bijvoorbeeld via de post of op iemands kantoor kwijt raken of in verkeerde handen vallen. 

Wil jij aan de slag met een DMS die aan al deze voorwaarden voldoet? Start dan vandaag nog met Qwoater

[Lees hier meer]

 

Bron: Qwoater - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
31 mrt De evolutie van accountancy
31 mrt Een stap vooruit: hoe je klanten gerichter bijstaat tijdens een consolidatie
31 mrt BrainSys grote winnaar tijdens de 35e editie van de Exact Partner van het Jaar event
31 mrt Geen meerderheid voor links plan om belastingvoordeel uit te kleden
31 mrt Inflatie neemt af naar 4,4 procent: boodschappen wel flink duurder
31 mrt Hoe slim en efficiënt werkt jouw accountantskantoor?
31 mrt In deze 6 stappen stoom je jouw accountantskantoor klaar voor de toekomst
31 mrt Hoe zit het met de vertrouwenspersoon?
30 mrt Adviescollege voor beroepsreglementering (ACB) publiceert jaarplan 2023
30 mrt NBA past correctie toe bij beoordeling kennistoets 2022
30 mrt Banken: schade fraude betalingsverkeer bijna 61 miljoen in 2022
30 mrt Kredietverzekeraar vreest bijna 80 procent meer faillissementen
30 mrt Bonden: werknemers ING in Noordoost-Nederland in staking
30 mrt Bescherm het vertrouwen van je klanten: veilige gegevensopslag voor accountants
30 mrt Inspelen op de vragen in de markt, welke prijsstrategie kies jij als accountant?
30 mrt MKB sloot 2022 af met gemiddelde omzetdaling van 0,25%
29 mrt Marshoek B.V. gaat samen met de Jong & Laan
29 mrt Voorzitter UBS dankbaar voor bereidheid Hamers om terug te treden
29 mrt FTX-oprichter ook verdacht van omkoping Chinese beambten
29 mrt Hamers vertrekt bij UBS
29 mrt Franse justitie doet inval bij banken om dividendfraude
29 mrt Zó kun je als accountant Agile werken | Agile kenmerken
29 mrt Webinar RPA: dit zijn de vijf key take-aways (video)
28 mrt Kaag geeft antwoord op Kamervragen over accountancysector
28 mrt CPB: pas op met belastingmaatregelen om gedrag te sturen
Spotlight
Spotlight
Spotlight
Het Accountancyworld netwerk
Accountancyworld verbindt professionals uit de Finance met elkaar. Word ook onderdeel van Accountancyworld!
Advertentie
uw banner hier?