Nieuwe software? Een goede projectleider is onmisbaar

ROTTERDAM - De keuze is reuze in het software-landschap van accountants. Hoe maak je dan de juiste beslissing? En waar moet je op letten bij de implementatie van software? We gingen in gesprek met Arjan Gelderblom, projectleider en consultant bij Full Finance.

Arjan heeft jarenlange ervaring bij het implementeren van ICT-software binnen de accountancy. In dit blog vertelt hij het belang van een goede projectleider én wat nodig is om software succesvol te implementeren.

Een goede projectleider is de basis

Maar waarom is een goede projectleider zo belangrijk? Arjan legt uit: ‘Ik merk dat kantoren niet goed weten wat ze moeten doen rond het maken van een juiste softwarekeuze en/of waar ze moeten beginnen. Denk bijvoorbeeld aan het omzetten van Windows-applicaties naar webbased varianten van software. Als consultant breng ik ze dan op de hoogte van het software-aanbod en als projectleider begeleid ik ze in een software-pakketselectietraject.’ Zo weet je zeker dat de juiste keuze voor software wordt gemaakt én ook nog eens goed wordt geïmplementeerd. Hij geeft een voorbeeld:

‘Een kantoor gebruikt een CRM-pakket dat een integratie kent met een digitale handtekening-oplossing, maar de digitale handtekening hebben ze nooit geïmplementeerd. En laat dat juist net op hun wensen- en eisenlijst staan. Ze hebben dus de basis geïmplementeerd, terwijl juist in de laatste 20% van de software de baanbrekenden dingen zitten.’ Een goede consultant overziet dit soort zaken.

Een subjectieve keuze versus een objectieve keuze

Software kun je op verschillende manieren kiezen, namelijk subjectief, objectief of de pragmatische middenweg. Subjectief wil zeggen dat de flitsende demo’s, het praatje van de verkopers en de prijs vaak doorslaggevend zijn. Iets wat Arjan soms terug ziet bij accountantskantoren. Objectief wil zeggen dat je kiest na het doen van een uitgebreid onderzoek. Dit kan veel tijd in beslag nemen. Arjan gaat dan ook voor de pragmatische middenweg en gebruikt hiervoor een selectiematrix als middel. ‘De selectiematrix is een handig middel om een pragmatische middenweg te nemen tussen een subjectieve en objectieve keuze. In deze matrix worden onderwerpen, zoals functionaliteiten, de exit, referenties, de leverancier, gebruiksvriendelijkheid, techniek, wat staat er in de SLA en staat bijvoorbeeld het datacentrum wel of niet in de EU meegenomen.’

Wees ervan bewust dat software implementeren tijd vergt

De implementatie van nieuwe software vergt tijd. Afhankelijk van de scope, heel veel tijd. Arjan zegt daarover: ‘de implementatie van de software (denk aan de inrichting) gebeurt veelal door een applicatie-consultant van de leverancier. Daar is niets mis mee. Maar implementeren is meer dan het inrichten van nieuwe software. Het is ook draagvlak creëren, trainingen plannen en processen of procedures aanpassen. Dat vergt dus veel tijd. Het lijkt misschien goedkoper om een interne projectleider aan te stellen, maar in tijden van capaciteitskrapte kan een medewerker beter ingezet worden bij/voor cliënten. En dus niet als projectleider. Het grootste probleem van een interne projectleider is dat hij te kampen heeft met het dilemma interne of externe werkzaamheden. Wie gaat er voor: cliënten (extern) of het project (intern)? Vaak krijgen cliënten voorrang boven het project. Hierdoor blijft of het project stil liggen, of wordt alleen het hoog nodige geïmplementeerd.’

Aandachtspunten bij de implementatie van software

Wil jij zelf als projectleider aan de slag gaan? Dan zijn dit in ieder geval de aandachtspunten voor een goede implementatie van de software:

Een duidelijke ICT-strategie

Met het uitwerken van je ICT-strategie onderzoek je onder andere je huidige applicatielandschap. Werkt dat goed? Wat ontbreekt nog? Deze bevindingen noteer je. Vervolgens maak je een toekomstplan. Zeg maar een ICT-strategieplan. Hierin staat duidelijk hoe jij je bedrijf in de toekomst ziet, wat je wilt bereiken en wat voor ICT-software daaraan gaat bijdragen.

Een pakketselectie

Is de strategie bepaald? Maak dan een pakketselectie. En doe dit niet alleen. Creëer een projectgroep met verschillende personen uit de organisatie. Dus niet alleen vennoten, maar ook een medewerker die de software dagelijks gaat gebruiken. Iedere deelnemer kijkt weer vanuit een andere bril. Gebruik een selectiematrix als een handig hulpmiddel om software pragmatisch en -objectief te selecteren.

De implementatie

Net als bij de pakketselectie, stel je voor de implementatie een projectgroep op. Ook hierin is het belangrijk dat de groep divers is. De hoofdpersonen uit de organisatie, maar ook de specialisten. Denk aan iemand uit de samenstelpraktijk, de interne administratie en een vennoot of een lid uit het dagelijks bestuur. Doordat je de personen van verschillende afdelingen betrekt bij het project, creëer je draagvlak. En laat draagvlak nou net een succesfactor zijn voor een goede implementatie.

Communicatie

Al vanaf de start van een nieuw project, is communicatie onmisbaar. Je neemt als het ware iedere medewerker mee in het implementatietraject door goede communicatie. Denk aan communicatie over de stappen die je gaat zetten, maar ook welke stappen al gezet zijn. Intranet Berichten, nieuwsbrieven en een presentatie zijn voorbeelden van communicatie. Hiermee bereik je dat mensen periodiek in de organisatie geïnformeerd worden over het project.

Tenslotte, kies niet ad hoc voor software. Dit bespaart je een hoop frustratie achteraf en overstap gedoe. Je kunt zelf al wat voorwerk doen, om een onjuiste keuze te voorkomen. In ieder geval een goede projectleider/consultant die je helpt bij het kiezen van de juiste software en de software goed weet te implementeren. Een goede ICT-implementatie is namelijk één van de voorwaarden om de winnaar te zijn van de toekomst. Wil je weten aan welke voorwaarden je nog meer moet voldoen om de winnaar te zijn van de toekomst? Je leest het in ons e-book: is jouw accountantskantoor de winnaar van de toekomst?

DOWNLOAD HET E-BOOK