Uitdaging: hoe vaak gaat een factuur in jouw organisatie door handen heen?

HOEVELAKEN - Op één werkdag zijn medewerkers gemiddeld 22% van hun tijd bezig met het zoeken en creëren van documenten; bijna een volle werkdag per week! Hoe zit dit bij jouw onderneming? Werken jullie efficiënt en weet je precies waar documenten zijn? Basecone daagt je uit! Hoe loopt het verwerken van een inkoopfactuur nu en hoe kun je dat proces slimmer inrichten?

Gemiddelde inkoopfactuur: 10 keer door handen heen

Voor deze uitdaging nemen we een voorbeeldproces van een standaard inkoopfactuur. Daarbij hoeft slechts één medewerker de factuur voor akkoord te tekenen. Tussendoor opzoeken (of kwijtraken) van de factuur laten we achterwege. 

1. De inkoopfactuur komt binnen of via de post en wordt uit de envelop gehaald, of via mail en wordt uitgeprint (zie daarvoor ook kader ‘Bewaarplicht Belastingdienst’).

2. De factuur wordt in de bak of ordner ‘te boeken facturen’ gestopt.

3. Bij het boeken wordt de factuur uit de bak of ordner gehaald en in het systeem geboekt.

4. De factuur moet nog voor akkoord getekend worden; de factuur wordt in het bakje van de desbetreffende collega gelegd. 

5. Na accordering komt de factuur retour en dat wordt genoteerd.

6. De factuur wordt in de bak of ordner ‘te betalen facturen’ gestopt.

7. Bij betaling wordt de factuur uit de bak of ordner gehaald en bij de verzamelbetaling gestopt. 

8. De verzamelbetaling gaat naar de directeur voor akkoord voor betaling.

9. Daarna wordt de verzamelbetaling doorgezet naar de bank; de verzamelbetaling wordt apart gelegd. 

10. Zodra het bankafschrift binnen is, worden de inkoopfacturen uit de verzamelbetaling gesorteerd en in de bak of ordner ‘betaalde facturen’ gestopt. 

Ben je er nog?

Het stopt niet na betaling! Ook dan gaan facturen nog regelmatig door handen heen:

• Aan het begin van een kalender- of boekjaar moeten de facturen worden gearchiveerd in een doos en naar het archief worden verplaatst. 

• Die dozen moeten 7 jaar (of 10 jaar voor onroerende zaken) worden bewaard. Pas daarna mogen ze worden weggegooid.

Het proces slimmer aanvliegen: dit heb je eraan

Bovenstaand proces varieert uiteraard per bedrijf en per inkoopfactuur. Maar op minder dan 5 keer de factuur door handen heen kom je niet. Het is veel handmatig en repetitief werk dat veel tijd kost. En door bovenstaand proces zien veel ondernemers administratie als een langdradig, saai proces dat slechts een verplichting is. 

Weet je het proces slimmer en efficiënter in te richten, dan kun je je op de uitkomst ervan richten. Op het echte inzicht in actuele cijfers, binnenkomende facturen en uitgaande betalingen. Ondernemers beschikken zo over real time stuurcijfers en ook voor accountants biedt het stuurinformatie om ondernemers proactief mee te helpen. 

Daarnaast is een slim - en vooral digitaal - proces noodzakelijk in een tijd waarin thuiswerken door omstandigheden nodig is of de norm wordt. Medewerkers kunnen vanuit huis facturen verwerken en hoeven niet speciaal hiervoor naar de locatie van het bedrijf te komen.

Hoe ziet een slim proces er dan uit?

1. Ontvang de factuur digitaal in Basecone of scan de factuur. Of stel automatisch forwarden in: facturen die je in je mail hebt ontvangen, worden gelijk en automatisch naar Basecone doorgezet. In alle drie de mogelijkheden bewaar je de factuur digitaal in Basecone volgens de eisen van de bewaarplicht van de Belastingdienst (zie kader onderaan). Facturen staan automatisch voor je klaar in het validatie-overzicht of het archief. Digitale facturen hoef je niet meer apart op te slaan of uit te printen. 

2. Autoriseer de factuur voor akkoord in de applicatie van Basecone of via de Basecone app (voorheen Flux en Spenser).

Betaal de factuur. Alleen geaccordeerde facturen verschijnen in de betaallijst in je boekhoudpakket.

Bewaarplicht Belastingdienst

Een factuur per mail gehad, uitgeprint voor de administratie en dan op die manier bewaren in plaats van de originele, digitale factuur? Kijk uit, daarmee voldoe je niet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst!

De Belastingdienst stelt: “U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.”

En: “U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. [...] Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren.”

De fysieke ordner voldoet dus niet meer zodra je organisatie ook maar één digitale factuur ontvangt!