De verborgen kosten van scan- en herkensoftware

DELFT - Verwerk je veel bonnen en facturen in allerlei administraties? Grote kans dat je daarvoor software gebruikt die slim lijkt, maar waar je nog veel handmatig werk voor moet doen. Dat gaat wellicht onbewust omdat je het bent gewend. Maar facturen verwerken kan veel makkelijker.

Handmatig invoerwerk

Veel scan en herkensoftware lijkt betaalbaar en slim, maar levert juist extra werk op. De boosdoener: magere herkenning van facturen. In een derde van de gescande facturen gaat de herkenning mis. Niet fijn als je een bulk facturen scant, maar dat die vervolgens niet automatisch wordt opgesplitst naar individuele facturen. Of dat een bekende leverancier niet wordt herkend. Dan zit je met correctiewerk of ben je genoodzaakt om facturen door te spitten in diverse administraties om te kijken wat er is fout gegaan.

Veel tijd kwijt

Hetzelfde probleem zie je bij het verwerken van bonnen. Hoe vaak komt het voor dat je klant een stapel tankbonnetjes inlevert van verschillende tankstations, maar dat je per vestiging een nieuwe relatie aanmaakt? Daarin gaat ongemerkt een hoop tijd in zitten. Bovendien is de kans aanzienlijk dat je het overzicht verliest. Bovendien kost het leren kennen van een scan- en herkenoplossing tijd. Je bent afhankelijk van een andere supportdesk als er iets misgaat of je vragen hebt.

Zonde toch? Denk je te werken met slimme en makkelijke software, maar is dat niet. Dat komt omdat er geen goede procesautomatisering is. Omdat bijvoorbeeld facturen en bonnen nog steeds traditioneel worden aangeleverd via de spreekwoordelijke schoenendoos. Daardoor is de administratie niet altijd up-to-date waardoor er een actueel overzicht in de stand van zaken ontbreekt. No hands accounting: scan en herkensoftware van Exact

Met no hands accounting maak je jouw administratieve verwerking makkelijk en beter. Vanuit die gedachte hebben we de Scan & Herken-software ontwikkeld. Geloof me, daar hebben we veel werk in gestopt en samen met gebruikers veel getest. Nu kan ook jij profiteren van een goede scanoplossing die bijna 100% nauwkeurig is.

Hoe het werkt? Deze intelligente tool leest en herkent vrijwel foutloos alle informatie uit een bon of factuur. Deze informatie wordt vervolgens door zelflerende robots op basis van vorige transacties en een algoritme gematcht en toegewezen naar de juiste grootboekrekening. Volledig automatisch en altijd betrouwbaar.

Totaaloplossing op maat

Hoe het werkt? Je klant levert bonnen digitaal aan via Mijn[Kantoor], de verwerking gaat automatisch. Op deze manier boek je gemakkelijk 300 facturen in een uur. En omdat alle facturen op één centrale plek staan en zijn gedigitaliseerd, vind je ze snel terug en zijn ze altijd en overal beschikbaar voor jou en je klanten inclusief zeer flexibele goedkeuring (meerdere workflowstappen, leveranciers/limietafhankelijk) voorafgaand aan de betaling. Met zo’n totaaloplossing heb je bovendien één aanspreekpunt voor één systeem. Eindeloos schakelen tussen verschillende software is dus verleden tijd.

Met scan- en herkenfunctie in No hands accounting ben je dus flink minder tijd kwijt aan administratief werk. En dat scheelt aanzienlijk in de kosten.

Je klanten krijgen bovendien een beter en actueel inzicht in hun administratie.

Benieuwd naar jouw potentiële tijdwinst?

Bron: Exact - partner AccountancyWorld