9 tips om je kantoor nog efficiënter te maken

De werkstress en werkdruk in de accountancybranche stijgt. Gevolg: ziekteverzuim, langdurige uitval en arbeidsongeschiktheid. Redenen genoeg voor de Inspectie SZW om bij accountantskantoren langs te gaan. Eficiënter werken is voor veel kantoren moeilijk doordat sommige processen, denkwijzen en werkwijzen zo zijn ingesleten. Het is tijd voor verandering. De branche krijgt een slecht imago. Het wordt steeds moeilijker om goede accountants en assistenten te vinden en te behouden. Dus werk aan de winkel om de werkdruk/stress te laten afnemen. Deze 9 tips kunnen hierbij helpen:

1. Zorg dat de administratie bijgewerkt is

U vraagt en wij draaien. Dat is nog steeds het motto bij veel kantoren. Pas als de klant iets nodig heeft gaat de accountant aan de slag. Met de tools en technieken van tegenwoordig is het een fluitje van een cent om de administratie up-to-date te houden. Regel het en je zult zien dat je sneller en effectiever je klant kunt bedienen.

2. Haal de eindejaarswerkzaamheden naar voren

Probeer de werkdruk te verdelen door gedurende het jaar al aan het jaar te werken. Door alles up-to-date te houden en tussentijds te werken aan je dossieropbouw zal je aan het eind van de jaar de werkzaamheden, zoals de jaarrekening, sneller afronden. Je hoeft dan niet meer alle posten na te kijken, je kunt risicogericht samenstellen en alleen tijd besteden aan de posten die extra aandacht nodig hebben.

3. Kritisch zijn op wat je doet

Je wilt je klant natuurlijk zo optimaal mogelijk bedienen. Dat betekent niet dat je zoveel mogelijk voor de klant moet doen. Zit jouw klant wel te wachten op een uitgebreide jaarrekening? Voor veel ondernemers geldt dat een eenvoudig rapport van de belastingaangifte voldoende informatie biedt. Naast de financiële informatie die je ze al gedurende het jaar verstrekt natuurlijk. Moet je een jaarrekening opstellen omdat de wet dat nou eenmaal voorschrijft? Prima, maar neem dan in het verslag alleen de informatie op die verplicht is en laat de rest achterwege. Dan wordt de jaarrekening pas echt een druk op de knop.

4. De juiste mensen met de juiste taken

Je kunt niet overal goed in zijn. Dan kun je niet van jezelf of van je collega's verwachten. Voor het sparren met de klant op ondernemersniveau zijn andere skills nodig dan voor het uitwerken van een kolommenbalans. Je kunt er achter komen wat ieders sterke en zwakke punten zijn en wat de uitdagingen en valkuilen zijn. Door elkaar echt te leren kennen, kun je inspelen op ieders capaciteit, vaardigheden en karakter, en een efficiënt team ontwikkelen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een persoonlijkheidstest. Ieder teamlid heeft een ander plan nodig en een andere structuur. Het kost tijd om dat principe door te krijgen en te implementeren. Uiteindelijk zal iemand die met plezier en enthousiasme aan een taak werkt, de taak sneller en met meer kwaliteit afmaken.

5. De werksfeer

Stress komt absoluut niet ten goede aan de efficiëntie. Het zal ook de werksfeer beinvloeden, wat weer een effect heeft op het werkgeluk van collega's. Stress kun je nooit helemaal voorkomen, vooral niet aan het begin van het nieuwe jaar als de meeste jaarrekeningen en aangiftes opgemaakt dienen te worden. Je kunt er wel voor zorgen dat je zoveel mogelijk laat zien aan elkaar dat je voor elkaar klaar staat, elkaar waardeert en respecteert. Zorg dat er vertrouwen en ruimte genoeg is om 'nee' te kunnen zeggen. Nee zeggen is voor veel mensen net zo moeilijk als het delegeren van taken. Dit geldt met name voor jonge medewerkers. Zij willen zich graag bewijzen en nemen snel teveel hooi op hun vork. Meestal zijn zij nog aan het studeren naast een volledige baan en die combinatie levert veel druk op. Vooral in het voorjaar als de werkdruk het hoogst is. Maak van te voren een realistische planning. Daardoor creëer je een efficiënte werksfeer en zorg je ervoor dat je niet teveel taken hebt, en dat je de tijd die je hebt productief besteedt aan jouw prioriteiten. Investeer ook in de onderlinge relaties met collega's. Door elkaar beter te leren kennen en samen positieve herinneringen te maken versterk je het teamverband.

6. Delegeren

Je kunt niet alles zelf doen. Dat is logisch, maar toch blijkt delegeren een van de moeilijkste dingen die er is. Delegeren is namelijk risicovol, maar verantwoordelijkheid geven versterkt de teamsfeer en het zorgt voor een persoonlijke groei bij jouw collega's. Jouw collega's zijn niet zonder reden aangenomen, vertrouw erop dat zij gekwalificeerd genoeg zijn om de taken goed uit te voeren. Probeer rekening te houden met de vaardigheden die jouw collega's hebben en delegeer de taken aan de juiste mensen toe. Voorkom dat jij de bottleneck bent in het proces.

7. De juiste tools & software

Bij veel kantoren valt er winst te halen uit software en tools. Vaak ontbreken de juiste tools, zijn ze verouderd, worden ze niet optimaal gebruikt of zijn er te weinig mensen met de juiste kennis. Als je over de juiste tools en software beschikt en hiervoor getraind wordt, kun je je taken veel sneller afronden of zelfs hele processen automatiseren. Door te werken met software of tools krijg je een meer gestandaardiseerd proces, zorg je voor een uniforme werkwijze, voorkom je dat sommige collega's te veel doen en word je minder foutgevoelig. Mensen zijn van nature creatief. Dat is niet altijd even handig. Bijvoorbeeld als je op zoek bent naar dat ene document dat is opgeslagen in het jaarrekeningdossier. Of was het nu het administratiedossier? Maak duidelijk afspraken over de manier waarop je werkt en hoe je de klant bedient. Kies software applicaties die je daarbij kunnen helpen. Lees in ons E-book hoe software kan bijdragen aan de effectiviteit van verschillende mensen binnen jouw kantoor.

Download e-book

8. Waardering & Beloning

Een simpel dankjewel, wordt vaak onderschat. Als je gewaardeerd wordt, zal dit je aanmoedigen tot betere en constante prestaties. Iemand laten weten dat jij het niet vanzelfsprekend vindt wat hij/zij heeft gedaan geeft een boost aan motivatie.

Beloning is een van de effectiefste manieren om gedrag te veranderen. Als je let op positief gedrag en dit beloont, wekt dit positieve en enthousiaste gevoelens op bij jezelf en je collega's. Het geeft mensen een fijn gevoel en dat fijne gevoel willen ze delen. Mensen willen graag doen waar ze voor beloond worden, met kritiek bereik je vaak niet het juiste doel. Je kunt materieel (salarisverhoging, bonus etc.) belonen en immaterieel (complimenten) belonen. Uit onderzoek blijkt dat immaterieel belonen, met complimenten dus, veel effectiever werkt.

Maar complimenten zijn niet vanzelfsprekend om te geven, vooral in de wereld van de accountancy waar 'de oude garde' partners verwacht dat jij minstens net zo hard werkt als dat zij vroeger deden. Iedere werkdag overwerken was eerder regel dan uitzondering. Probeer een open minded cultuur te creëren, waar het gewaardeerd wordt om jezelf te zijn en waar jouw sterke eigenschappen worden ingezet. De wijze waarop jemet elkaar rekening houdt kan cruciaal zijn voor de effectiviteit van jouw kantoor.

Bij waardering en beloning hoort ook vergeving. Lukt het niet? Vergeef jezelf of je collega. We zijn tenslotte allemaal mensen die fouten maken. Stil blijven staan bij fouten doet de effectiviteit niet veel goeds. Leer van elkaars fouten en van elkaars successen.

9. Prioriteer & stel deadlines

Vooral aan het begin van het nieuwe jaar stroomt het werk over. Blijf prioriteiten stellen om te voorkomen dat je het hele jaar achter de feiten aan blijft lopen. Zorg voor een goede planning, voorbereiding en dat alle informatie die nodig is op tijd wordt aangeleverd. Stel deadlines bij jezelf, bij je collega's en bij je klanten. Knip grote opdrachten in kleine stukjes en label die met 'urgent' of 'niet urgent' en 'belangrijk' of 'onbelangrijk'. Het enige wat je moet doen is de planning in de goede volgorde afwerken en taken delegeren.

Met deze negen tips zetten we je een stap in de goede richting om de werkdruk en de werkstress van jouzelf en jouw collega's te verlagen. Succes!

Bron: Visionplanner - partner AccountancyWorld