Novak Actueel | Voldoen uw klanten aan hun wettelijke bewaarplicht?

27-03 06:03 | bron: Accountancyworld

DEN HAAG - De kans is groot dat uw klanten niet voldoen aan hun wettelijke bewaarplicht. En de kans is nog groter dat uw klanten dat niet eens weten. Want inkoopfacturen uitprinten en netjes opbergen in een ordner klinkt goed. Het mag alleen niet van de Belastingdienst. In deze blog ‘Optimaal online: probleemloos aan bewaarplicht voldoen’ een tip voor accountants die hun klanten graag de ideale oplossing bieden voor dit probleem. Geef ze iets dat hen wél helpt: een digitale ordner.

Ondernemers weten vaak niet wat hun fiscale bewaarplicht precies inhoudt en beseffen al helemaal niet dat ze zelfs boetes riskeren. Dikke kans dat dit ook voor uw klanten geldt. Hoe blij zouden uw klanten zijn als u ze op dit probleem zou wijzen om ze er direct vanaf te helpen? Door Basecone te koppelen aan Twinfield kan dat.

Basecone
Basecone is een digitaliseringstool en een documentmanagementtool in één. U kunt als accountant Basecone eenvoudig koppelen aan Twinfield waarna u in uw Basecone-account voor al uw klanten een gratis klantgebruikersaccount kunt aanmaken. Zo doet u uw klanten een eigen ‘digitale ordner’ cadeau waarin zij al hun inkoopfacturen en bonnen eenvoudig kunnen opslaan en waarmee u ze helpt te voldoen aan hun wettelijke fiscale bewaarplicht.

Volledig digitaal
De fiscale bewaarplicht verschuift steeds meer naar een digitale bewaarplicht waardoor de oude vertrouwde ordner in de kast definitief plaatsmaakt voor de digitale ordner in de cloud. Zeker gezien de regel die stelt dat u facturen op papier wel digitaal mag maken maar digitale facturen niet op papier mag uitprinten. Kortom: heeft u klanten die nu nog met ordners in de kast werken, dan kúnnen zij door deze regel eigenlijk niet eens aan hun bewaarplicht voldoen.

Zolang zij hun administratie half op papier en half digitaal bijhouden, lukt het ze niet om alle facturen en bonnen netjes geordend en volgens de fiscale regels zodanig op te slaan, dat ze na zeven of tien jaar nog altijd eenvoudig en snel te controleren zijn. En daar biedt de digitale ordner in Basecone uitkomst, omdat u vandaag de dag gerust kunt stellen dat ‘volledig digitaal’ de norm is als het gaat om administratieve documenten.

Volledig online
Waar ‘volledig digitaal’ de norm is voor documentmanagement, is volledig online‘ de norm als u slimmer, sneller en veiliger wilt boekhouden.

Koppelt u Basecone aan Twinfield, dan biedt u in één keer aan alle klanten een vernuftige tool waarmee uw klanten hun inkoopfacturen niet alleen conform de wettelijke regels digitaliseren en bewaren, u helpt ze ook hun inkoopadministratie verder te optimaliseren, bijvoorbeeld om klaar te zijn om e-facturen te kunnen ontvangen. Online optimaliseren van de inkoopadministratie doet u via de Basecone-webdienst maar ook vanaf uw smartphone op afstand. Bijvoorbeeld via de twee apps Spenser en Flux die uw klanten optioneel kunnen koppelen voor onder andere autorisaties en periodieke declaraties bij abonnementen.

Zo helpt u uw klant zijn volledige inkoopadministratie centraal en volledig online te regelen vanuit zijn eigen digitale ordner in de cloud. Dagelijks en op afstand. Waarna u realtime inkooptransacties kunt inboeken en kwartaalpieken voorkomt.

Veilige digitale ordner

Een ander belangrijk voordeel is de veiligheid. U biedt met Twinfield en deze koppeling uw klanten meer veiligheid. Meer dan wanneer zij hun administratie lokaal op hun computer of een harde schijf bewaren. Slim en veilig online boekhouden zijn niet voor niets de twee belangrijkste beloften van Wolters Kluwer Tax & Accounting. Wij beschouwen de digitale ordner in Basecone daarom als de digitale kluis van uw klant en daar handelen onze security-collega’s dan ook dagelijks naar.

De voordelen

Hieronder alle andere voordelen van een Basecone-koppeling op een rij:

  • Eenvoudige aanlevering facturen, documenten en declaraties via e-mail, de webdienst en mobiel via een optionele app.
  • Tijdswinst door automatisch boekingsvoorstel met een 95% herkenningsgraad.
  • Eenvoudig en snel declaraties indienen en verwerken.
  • Realtime goedkeuringsflow (in de webdienst en mobiel via autorisatie-app Flux).
  • Realtime verwerkingsflow (in de webdienst en mobiel via declaratie-app Spenser).
  • Bulkvalidatie te boeken tot tien documenten tegelijk.
  • Continu bijgewerkte boekhouding.
  • Tien jaar veilig opgeslagen in de cloud.

De koppeling is inclusief:

  • Valuta-toepassing.
  • Projecten.
  • Kostenplaatsen.
  • Synchronisatie grootboekrekeningen.
  • Document-tagging voor directe herkenning (binnen 1 seconde).
  • Automatisch aanmaken van debiteuren en crediteuren.
  • UBL-formaat.

Meer informatie?

Lees meer op de website van Basecone of ga direct aan de slag en lees hoe u Basecone aan Twinfield koppelt.

Bron: Novak - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
19 apr Open Podium Accounttech voor tech-initiatieven in de accountantssector (video)
19 apr Automatiseren, meten & verbeteren: 5 tips (en 1 bonustip) voor accountants
19 apr New10 | Zo creëer je loyaliteit in de online financiële dienstverlening
19 apr Veelgestelde vraag: Wat is de deponeringstermijn van een jaarrekening?
18 apr Britse mededingingsautoriteit wil joint audit en operationele opsplitsing Britse big four
18 apr Aantal werknemers Belastingdienst neemt toe
18 apr Pensioenfondsen waarschuwen voor kortingen
18 apr Vijf vragen aan Jolanda Spruijt | ‘Mijn kpi’s voor succes? Goede service en automatisering’
18 apr Hoe helpt u als accountant uw klant zijn risico’s bij ziekte, ongeval en overlijden te beheersen?
18 apr Accountancy verkort schakelprogramma oriëntatie MKB
17 apr 'Deutsche Bank vreest gevolgen witwasaffaire'
17 apr Officiële opening Ondernemershuis Nederland
17 apr Gewijzigde rapportages voor publieke sector en beleggingsentiteiten
17 apr Minimumregels EU voor nieuwe werkvormen
17 apr Parlementscommissie pleit voor opsplitsen Big Four
Founding partner
Het Accountancyworld netwerk
Accountancyworld verbindt professionals uit de Finance met elkaar. Word ook onderdeel van Accountancyworld!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?