Een nieuw systeem! En nu?!

BUNNIK - Bij de implementatie van nieuwe software is er een aantal punten waarop gelet moet worden. Dit geldt voor alle softwarepakketten van salarissoftware tot complete ERP-pakketten. De consultants van Quoratio hebben ervaring met verschillende software implementaties in verschillende branches. Consultant Cindy Gaube legt uit welke 6 aandachtspunten van belang zijn bij de implementatie van software.

1. Begin met een plan van aanpak

Voordat je van start gaat, maak je een plan van aanpak! Denk van tevoren na of je de gegevens in één keer gaat importeren of dat je dit in fases doet. Wat is de planning en het tijdsbestek waarin de implementatie gedaan moet worden? Wie horen bij het projectteam en wat is hun rol? Ook de timing is van belang. Het is altijd het makkelijkst om te starten met een nieuw systeem op 1 januari. Dit is echter niet altijd haalbaar, denk dan goed na over het meest geschikte alternatief.

2. Heb je de juiste mensen in huis?

Hebben de mensen in het projectteam voldoende capaciteit en kennis om de implementatie te begeleiden of moet je mensen met andere competenties aantrekken? Het is belangrijk om goed naar het projectteam te kijken en de rollen juist te verdelen. Schat in of je met dit projectteam een succesvol project neer gaat zetten? Zo niet trek dan mensen van buitenaf aan. De competenties en kennis van het team zijn de succesfactoren van het project.

3. Welke (on)mogelijkheden heeft het systeem?

Zit alles kant-en-klaar in het softwarepakket of moet er nog maatwerk aan te pas te komen? Wat kun je zelf bouwen en wat moet je laten doen? Neem dit mee in je plan van aanpak. Denk daarbij na over wat essentieel is om vanaf het begin af aan in het systeem te hebben en wat eventueel later nog kan worden toegevoegd, bij de systeemoptimalisatie.

4. Schaduwdraaien

Neem in je project de tijd om te schaduwdraaien. Zo weet je zeker dat alles werkt. Meestal doen organisaties dit voor minimaal 2 maanden. Let op! Als je alle data in één keer importeert, houd dan in beide systemen de mutaties bij en houd hier controle op. Zo voorkom je dat je mutaties over het hoofd ziet, wat tot vervelende situaties kan leiden. Bijvoorbeeld het uitbetalen van verkeerde bedragen of overschrijving naar het verkeerde rekeningnummer.

5. Trainen van medewerkers

Zeker niet onbelangrijk is het trainen van de eigen medewerkers die met dit nieuwe systeem moeten gaan werken. Verandering leidt vaak tot weerstand, terwijl het juist moet leiden tot efficiënter werken. Motiveer daarom alle medewerkers die met het nieuwe systeem gaan werken en laat zien waarom deze keuze is gemaakt en wat de toegevoegde waarde is of wordt voor een ieder.

6. Informeer overige betrokkenen

Informeer overige betrokkenen op tijd. Moeten eigen medewerkers en/of klanten op een andere manier gegevens aanleveren? Bijvoorbeeld door in te loggen in een nieuw systeem of via een ander e-mailadres? Geef dit tijdig door, zodat je daar bij livegang niet veel hinder van zult ondervinden. Stuur een handleiding mee zodat je volledig bent en je de kant op onduidelijkheden verkleint.
Calculeer ook tijd in om vragen te beantwoorden. Maak bijvoorbeeld een FAQ zodat je de meeste basisvragen kunt ondervangen.

Live! En nu?

Het is zover, je kunt live! En nu? Het project is achter de rug en het systeem werkt. Als het goed is heb je alle punten hierboven behandeld en maak je een frisse start.

Maar hiermee ben je er nog niet. Nu pas begint de procesoptimalisatie. Download het Whitepaper Procesoptimalisatie, lees meer over procesoptimalisatie en hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Bron: Quoratio - partner AccountancyWorld