De accountant en strategie?

VEENENDAAL - Je bleef lachen. De accountant als adviseur lijkt me al een hele uitdaging, en dan nu de accountant als strateeg? Het doet me denken aan het volgende. Aldus Hans Wijnveen in een reactie (blog) op een recent artikel: ‘Hoe help je als accountant 3.0 je klanten met strategierealisatie’

Bij Visionplanner maken we software die door accountants- en administratiekantoren wordt gebruikt. Daaraan ligt een bepaalde visie ten grondslag, waarbij efficiënt en online werken centraal staan. We communiceren dat duidelijk (denken we) en dus komen kantoren langs wanneer ze vinden dat onze visie bij hun kantoorstrategie past. Zo gaat dat. Dat is voor veel kantoren logischerwijs een behoorlijke omschakeling, maar gelukkig kiezen iedere maand weer vele kantoren voor Visionplanner. En natuurlijk zijn we blij met deze omarming van zowel onze software als ons gedachtengoed!

Na een aantal maanden nemen we vaak even contact op met een kantoor om te bespreken hoe alles gaat, of we ergens mee van dienst kunnen zijn, etc. Dat gaat dan ongeveer zo:

VP: Hoe gaat het?
Klant: Prima!
VP: Fijn te horen. Ik zie dat jullie nu zo’n 22 administraties in Visionplanner hebben. Hoeveel klanten hebben jullie in totaal?
Klant: eens kijken, dat zullen er ongeveer 350-400 zijn denk ik.
VP: oo-keee… Dus je hebt nog niet echt al je klanten in het proces opgenomen. Hoeveel had je er dit jaar willen doen?
Klant: dat weet ik niet, daar hebben we niet echt over nagedacht.
VP: aha. Heb je bepaalde key-users aangewezen binnen je kantoor die de inrichting en uitrol trekken?
Klant: nee, we hebben gewoon iedereen toegang gegeven.
VP: En pakken alle medewerkers het goed op?
Klant: twee wel, maar de anderen vinden dat het teveel tijd kost om uit te zoeken, dus die werken liever verder op de oude manier.
VP: En dat mag?
Klant: Tja, ze willen dat, hè?
VP: Maar vind je de werkwijze met Visionplanner niet goed dan?
Klant: jawel, jawel, maar het kost gewoon veel tijd om het erdoor te krijgen hier op kantoor. De medewerkers die er al mee werken, zijn trouwens best heel enthousiast.
VP: krijgen die ook de gelegenheid om het aan de anderen over te dragen?
Klant: nou ja, ze zijn ook druk hè? En zoals ik al zei, niet iedereen zit erom te springen.
VP: en je klanten, hoe vinden die het?
Klant: de klanten die we het nu aanbieden, die vinden het wel mooi. Maar de meesten vragen er niet om.
…

Ik weet niet hoe het met jou is, maar ik zou zo’n accountant liever niet laten waken over de strategie van mijn bedrijf. Natuurlijk gaat het niet bij alle kantoren op deze manier, maar ik verbaas me er toch over hoe vaak gesprekken wel degelijk op deze manier verlopen.

Begrijp me niet verkeerd; ik ben groot voorstander van het definiëren van een duidelijke (meetbare) strategie om deze vervolgens te gaan realiseren. Maar als ik de Nederlandse accountancy zo bekijk, hebben verreweg de meeste kantoren nog wel even hun handen vol om dit intern voor elkaar te krijgen. Er is een verhaal over iemand die bij een ander een splinter uit zijn oog wil halen, maar zelf een balk in zijn eigen oog heeft. Je kent het misschien.

De moraal van dit verhaal: je samenstelproces (uitwerking van de administratie en daarna opstellen van jaarrekening) is een van de belangrijkste processen binnen je kantoor. Het bepaalt een groot deel van je omzet en neemt een groot deel van je tijd. Dan laat je de invulling toch niet over aan het toeval of aan de individuele grillen van medewerkers? En hoe lang wil je dubbel betalen voor zowel je oude als je nieuwe samenstelsoftware?
Kantoormanagement, neem de leiding! Stel vast wat je organisatiestrategie is, wat de bijbehorende werkwijze is en dan ga dat implementeren. Om vervolgens efficiënter en sterker uit dat proces te komen.

Gaan de hakken in het zand? Dat is logisch; weinig mensen vinden verandering leuk. Misschien niet prettig, maar het hoort erbij.

Het kan echter heel veel helpen als je
van tevoren de doelstellingen duidelijk maakt
aangeeft waarom de verandering voor het kantoor en de klanten positief is
aangeeft wat er precies voor iedere medewerker verandert en wat van ze verwacht wordt
uitlegt bij wie mensen terecht kunnen met vragen en problemen
mensen de gelegenheid geeft om succesverhalen te delen
een aantal sleutelfiguren in het transformatieproces (deels) vrijstelt van de beknellende facturabiliteit targets. Verplichten van facturabele uren is fnuikend voor eigen initiatief, innovatie en efficiëntie.
een feestje viert bij het halen van mijlpalen in je implementatie

Je zult zien dat het een leerzaam traject is waar je later, in je advieswerk naar klanten toe, ook weer je voordeel mee kunt doen.

Ken jij iemand die hier wel eens over zou willen doorpraten? Onze kantooradviseurs helpen je graag verder, dus aarzel niet om contact op te nemen met Visionplanner!

Door: Hans Wijnveen, Productmanager bij Visionplanner