Keuzestress?! De keuze van een softwarepakket, hoe maak je die?

BUNNIK - In de accountancy zijn er legio softwarepakketten waar je uit kunt kiezen. Maar hoe kom je tot de juiste keuze en waar moet je op letten? Consultant Cindy Gaube vertelt in 6 stappen hoe je komt tot de juiste keuze passend bij jouw organisatie.

Stap 1 – Welke behoefte heeft je klant?

Kijk van tevoren goed naar de behoefte van je klant. Breng in kaart welke functionaliteiten er in een softwarepakket moeten zitten om je klant optimaal te ondersteunen. Doe dit voordat je in de systemen duikt. Zo voorkom je dat je bevooroordeeld wordt door de functionaliteiten van een systeem en dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Stap 2 – Welk systeem past het beste bij de dienstverlening?

Hoort bij de dienstverlening van jullie kantoor een systeem met de meeste opties? Of kies je voor het meest gebruiksvriendelijke systeem? Elk systeem heeft voor- en nadelen met daarbij een ander prijskaartje.

Rangschik de punten die je hebt opgeschreven bij stap 1 en 2, van meest belangrijk naar minst belangrijk. Wat is het belangrijkste dat een systeem moet kunnen voor jullie organisatie?

Stap 3 – Op zoek naar een geschikt systeem

Ga op zoek naar de verschillende softwarepakketten die bestaan. Bekijk wat de verschillende systemen te bieden hebben, lees referentiecases en gebruikersinformatie. Als je stap 1 en 2 goed in kaart hebt, wordt het gemakkelijker om een systeem te kiezen dat past bij jouw organisatie.

Stap 4 – Hoe word je ondersteund?

Hoe ziet de supportafdeling van het softwarepakket eruit? Heb je de beschikking over een helpdesk die je kan helpen bij issues? Is dat voor jouw kantoor van belang? Zit deze afdeling in Nederland of moet je Engels spreken en kunnen je medewerkers dat? Denken ze met je mee over de optimalisatie van het pakket en over de beste inrichting? Afhankelijk van de behoefte van jouw organisatie is het goed om dit mee te nemen in je keuze.

Stap 5 – Kosten vergelijken

Niet onbelangrijk, wat kost het systeem? Vraag naar een business case en bekijk wat het op jouw afdeling kan besparen om een nieuw systeem te gebruiken. Wat is de toegevoegde waarde van dit systeem en hoe komt dit  naar voren in jouw organisatie. Ben je bereid om te betalen voor service en ondersteuning of is dat voor jouw kantoor minder van belang?

Stap 6 – Keuze gemaakt, nu de implementatie               

Alle voor- en nadelen zijn op een rij gezet en de keuze is gemaakt: pakket X gaat het worden. Dat is mooi, nu de volgende stap: de implementatie. Hoe pak je dit aan? Lees voor tips het blog over de aandachtspunten bij de implementatie van nieuwe software.