Verschillen tussen factuur maken in PDF & UBL

EERSEL - Online factureren is de toekomst. Maar er zijn verschillende manieren om ‘online’ te factureren. Zo kan je handmatig een factuur maken PDF en versturen per e-mail, je kunt er factuurprogramma’s voor gebruiken die automatisch de PDF facturen maken of UBL facturen maken en de overheid gaat zelfs een stapje verder. Deze wil alleen nog via het beveiligde PEPPOL netwerk facturen ontvangen. Hieronder een korte uitleg over de voordelen en wat de verschillen zijn tussen UBL en de E-factuur aan de overheid.

Verschil tussen PDF en UBL voor ontvanger

Een PDF factuur kan door de meeste (boekhoud)programma’s met documentherkenning grotendeels herkend worden, omdat het document digitaal is opgemaakt en dus de letters en cijfers te herkennen zijn. Wanneer een factuur in gescand wordt, kan deze ook opgeslagen worden als PDF. Echter, door het scannen zal de factuur een afbeelding worden. De herkenning (OCR genaamd) wordt dan onnauwkeuriger doordat herkenning van letters en cijfers bepaald moeten worden. Een UBL bestand daarentegen is in codetaal opgesteld. Alle informatie is in een standaard formaat opgesteld en daardoor foutloos te interpreteren door software. UBL is dus 100% nauwkeurig. Dit is het grootste verschil met PDF of inscannen (OCR) waarbij het programma zelf moet proberen te herkennen wat het factuurnummer, de factuurdatum en de bedragen zijn.

Factureren aan de overheid

De Rijksoverheid verplicht het al enige tijd, maar de rest van de overheid gaat snel volgen; E-facturen. Dit is een elektronische factuur, niet te verwarren met een digitale factuur zoals een PDF. Er zijn op dit moment drie manieren om een E-factuur aan de overheid te versturen, via:

• PEPPOL
• Een online leveranciersportaal
• Digipoort

Alle drie de manieren brengen kosten met zich mee. PEPPOL biedt mogelijkheden om direct vanuit het facturatieprogramma of boekhoudpakket te implementeren en wordt hierdoor breder omarmt. PEPPOL is ook de oplossing hoe het in WeFact beschikbaar zal zijn. Een E-factuur via PEPPOL houdt in dat de factuur direct in de boekhouding van de ontvanger terecht komt! Dankzij de verificatie in het aanmeldproces bij PEPPOL kan tevens de juistheid van de verzender bepaald worden en voorkomt dus spookfacturen. PEPPOL is dit op dit moment een van de meest veilige en betrouwbare methodes om facturen te versturen.

De ideale situatie lijkt het elektronisch factureren via PEPPOL te zijn. Maar het begint natuurlijk met af te stappen van de papieren facturen welke zelf opgesteld zijn. Een duurzame oplossing maar uiteindelijk ook een enorm tijdbesparende!

Ervaar het gemak zelf van een online facturatieprogramma. Probeer WeFact 30 dagen gratis!

Bron: WeFact - partner AccountancyWorld