Van ERP naar AIRP: één AI infrastructuur voor je hele administratiekantoor

ERP zette alle gegevens van een bedrijf in één systeem. AIRP zet alle werk van een kantoor in één systeem, en doet het grootste deel zelf.

Dit leer je

1.      Wat ERP dertig jaar geleden deed voor bedrijven, en waarom kantoren nu iets vergelijkbaars nodig hebben

2.      Wat een AIRP is: koppelen, intelligentie toevoegen, erin werken en automatiseren

3.      Hoe de drie pijlers van Accountee samenhangen: dashboard, workflows en chat

4.      Welke zaken daarmee in één keer geregeld zijn, van gebruikersmatrix en kennisbank tot audit trail en dossiervorming

In de jaren negentig hadden de meeste bedrijven een systeem voor de voorraad, een systeem voor de verkoop, een systeem voor de boekhouding en een systeem voor personeel. Elk systeem had zijn eigen gegevens, en mensen typten dezelfde order drie keer over.

Toen kwam ERP, enterprise resource planning. Eén systeem waarin alle processen van een bedrijf samenkwamen, met één set gegevens. De order die binnenkwam, was meteen zichtbaar bij inkoop, productie, verzending en facturatie. Dubbel werk verdween, en voor het eerst kon een directeur in één scherm zien hoe het bedrijf draaide.

Een kantoor van nu zit waar bedrijven toen zaten. Een boekhoudpakket, een mailbox, een portaal, een urenregistratie, een dossiermap, een AI-chat erbij. Elk met eigen gegevens, en mensen die het werk van het ene systeem naar het andere dragen

Wat een AIRP is

Wij noemen Accountee een AIRP: AI resource planning. Het idee is hetzelfde als bij ERP, met één verschil. ERP zette de gegevens bij elkaar, en mensen deden het werk. Een AIRP zet het werk bij elkaar, en doet het grootste deel zelf.

Een AIRP doet vier dingen.

Koppelen. Accountee koppelt de pakketten waar je kantoor al mee werkt: het boekhoudpakket, de mail, de agenda, de documenten. Je hoeft niets te vervangen. De administratie blijft in het pakket, dat blijft de basis.

Intelligentie toevoegen. Bovenop die koppelingen komt de laag die het werk begrijpt. Vakkennis, de regels van jouw kantoor, de context per klant, en de taalmodellen die daarmee kunnen redeneren.

Erin werken. Je werkt niet naast je pakketten, maar erin. Een boeking die Accountee voorstelt, komt in het pakket terecht. Een verzoek aan een klant gaat vanuit Communicatie. Een signaal uit de administratie wordt een taak voor een collega.

Automatiseren. Het werk dat op elk kantoor terugkomt, loopt in workflows. Meer dan honderd workflows en skills zijn ingebouwd, van stukken opvragen tot de controles bij de maandafsluiting. Zonder dat je hoeft te programmeren, en met een mens die akkoord geeft voordat er iets de deur uitgaat.

ERP zette alle gegevens van een bedrijf in één systeem. AIRP zet alle werk van een kantoor in één systeem, en doet het grootste deel zelf.

De drie pijlers

Accountee is gebouwd op drie pijlers die aan elkaar vastzitten.

Het dashboard is waar je het overzicht hebt. Per klant zie je de werkruimtes: Taken, Vraagposten, Communicatie, Kansen & Signalen, Documenten. Je ziet wat er openstaat, wat er is gevonden en wat op je akkoord wacht. Het dashboard is ook waar de gebruikersmatrix zichtbaar is: per medewerker welke administraties hij ziet.

De workflows zijn waar het werk gebeurt. Elke workflow heeft een aanleiding, vaste stappen, controles, een beslismoment en een uitkomst. Ze draaien op vaste momenten, bij een gebeurtenis zoals een binnengekomen document, of als je erom vraagt. Wat eruit komt, landt in het dashboard: een taak, een vraagpost, een signaal of een concept.

De chat is waar je het aanstuurt. Je vraagt in gewone taal om een workflow te starten, een dossier te bekijken of een kans uit te werken. De chat kent de klant, het dossier en de rechten van degene die vraagt. Wat je in de chat beslist, verandert wat er in het dashboard staat.

De drie werken alleen samen. Een workflow die een ontbrekend bonnetje vindt, maakt een vraagpost in het dashboard. In de chat zie je dat de uitvraag klaarstaat en geef je akkoord. Het antwoord van de klant komt binnen, de workflow verwerkt het, en de vraagpost verdwijnt. Niemand hoeft iets over te typen.

Wat daarmee in één keer geregeld is

Het grootste voordeel van één systeem is dat een reeks zaken die je anders los moet regelen, er vanzelf in zitten.

Gebruikersmatrix. De rechten en dossierteams komen uit het boekhoudpakket. Wie in het pakket een administratie niet mag zien, ziet die in Accountee ook niet. De agent werkt altijd namens een medewerker, en nooit met meer rechten dan die medewerker.

Kennisbank. De vakkennis staat in een eigen kennisbank, met bronnen. Een antwoord of een boeking rust daardoor op een bron die je kunt nalopen, niet op wat een model zich herinnert.

Kantoorinstructies. Hoe jouw kantoor werkt, legt het één keer vast. Welke rekeningen je gebruikt, hoe je een klant aanspreekt, wat je eerst controleert. Elke workflow en elk concept volgt die instructies, bij elke collega hetzelfde.

Titelgebruik. Bij de intake wordt vastgelegd wat voor kantoor je bent en welke titels er werken. Daardoor staat er in geen enkel klantdocument een titel, verklaring of belofte die je kantoor niet mag afgeven.

Audit trail. Van elke uitkomst is vastgelegd welke workflow hem maakte, op basis van welke gegevens, en wie akkoord gaf. Wat de agent doet, is achteraf na te lopen.

Dossiervorming. Vragen aan de klant, antwoorden, documenten en signalen staan per klant bij elkaar, met de datum en de bron. Het dossier groeit mee met het werk, in plaats van dat iemand het achteraf moet samenstellen.

Functiescheiding. Accountee registreert en bereidt voor, controleert mee, en beschikt niet. Er wordt niets geboekt of verstuurd zonder akkoord van een mens.

Beveiliging. Accountee draait op een eigen server met een eigen database en is beveiligd door een ethisch hacker en security specialist.

In een kantoor met losse systemen moet je elk van deze zeven dingen apart inrichten, en apart bijhouden. In een AIRP volgen ze uit hoe het systeem in elkaar zit.

Wat het niet is

Een AIRP vervangt je boekhoudpakket niet. De administratie blijft daar, met de aangiftes en de jaarrekening. En een AIRP vervangt je vakmensen niet. Het oordeel, het gesprek met de klant en de handtekening blijven bij het kantoor.

Wat het wel vervangt, is het dragen van werk van het ene systeem naar het andere. En het onthouden van alles wat nog moet gebeuren.

Zelf proberen

Tel hoeveel systemen een collega op een gewone dinsdag opent om één klant af te handelen. Pakket, mail, portaal, dossier, chat, urenregistratie. Tel dan hoe vaak dezelfde informatie van het ene naar het andere systeem wordt overgetypt. Dat is het werk dat een AIRP overneemt.

In het kort

ERP bracht dertig jaar geleden alle gegevens van een bedrijf in één systeem. Een AIRP brengt al het werk van een kantoor in één systeem en doet het grootste deel zelf: koppelen, intelligentie toevoegen, erin werken en automatiseren. Accountee doet dat met drie pijlers die aan elkaar vastzitten, dashboard, workflows en chat. Daardoor zijn gebruikersmatrix, kennisbank, kantoorinstructies, titelgebruik, audit trail, dossiervorming en functiescheiding in één keer geregeld.