Van payment service provider naar boekhouding met automatische koppelingen

Online betalingen zijn voor veel ondernemingen inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Een klant rekent af via iDEAL, creditcard, PayPal of een digitale wallet en binnen enkele seconden is de betaling bevestigd. De payment service provider zorgt ervoor dat er betaalmethoden beschikbaar zijn voor de klant en dat de transacties in goede banen worden geleid.

Uiteindelijk moeten de betalingen vanuit de betaalprovider op de juiste manier in de financiële administratie worden verwerkt. Dit kan uitdagingen met zich meebrengen, zeker wanneer dit een handmatig proces.

In dit artikel gaan we in op wat payment service providers nu precies zijn, hoe transacties in de boekhouding terechtkomen en hoe dit proces geautomatiseerd kan worden.

Wat is een payment service provider?

Een payment service provider is een dienstverlener die ondernemingen in staat stelt elektronische betalingen te accepteren en te verwerken. De PSP vormt daarbij de schakel tussen bijvoorbeeld een webshop, de gewenste betaalmethode van de klant en de financiële partijen die de betaling daadwerkelijk verwerken. Via één PSP kunnen vaak meerdere betaalmethoden worden aangeboden, zoals iDEAL, creditcards, Apple Pay en andere wallets.

Bekende voorbeelden van betaalproviders zijn Mollie, Stripe, PayPal en Shopify Payments. De precieze dienstverlening verschilt per aanbieder. Mollie en Stripe ondersteunen bijvoorbeeld uiteenlopende betaalmethoden en worden veel gebruikt voor e-commerce en online dienstverlening. PayPal combineert een digitale wallet met een online betaaloplossing. Shopify Payments is de eigen payment service provider van Shopify, en is daarom nauw geïntegreerd in het Shopify-platform.

Hoe verloopt een betaling via een PSP?

Stel dat een consument een bestelling plaatst bij een webshop en afrekent met iDEAL. De webshop stuurt de betaalopdracht door naar de PSP. De klant voltooit vervolgens de betaling via zijn bank, waarna de betalingsprovider de status terugkoppelt aan de webshop. De bestelling kan vervolgens als betaald worden aangemerkt.

Wat betekent dit voor de administratie?

Voor de financiële administratie is de transactie nog niet afgerond wanneer een bestelling als betaald wordt aangemerkt. Een PSP kan ontvangen betalingen namelijk eerst verzamelen en deze vervolgens gebundeld uitbetalen aan de ondernemer. Daarnaast kunnen er transactiekosten, refunds, chargebacks en andere correcties worden verwerkt, die invloed hebben op het uiteindelijke bedrag.

Een webshop kan bijvoorbeeld op één dag honderd betalingen ontvangen, terwijl de PSP later één nettobedrag op de bankrekening stort. De administratie moet dan nog steeds kunnen herleiden uit welke transacties die uitbetaling bestaat en welke openstaande posten daarmee kunnen worden afgeletterd.

Hoe worden PSP-transacties verwerkt in de boekhouding?

Bij een beperkt aantal transacties kunnen uitbetalingen nog handmatig verwerkt worden. Naarmate een onderneming groeit, wordt dit echter steeds lastiger. Honderden of duizenden PSP-transacties handmatig vergelijken met openstaande posten kost niet alleen veel tijd, maar vergroot ook de kans op verschillen en fouten.

Van handmatig verwerken naar automatisch afletteren

Automatisering kan juist op dit punt veel administratief werk wegnemen. Een koppeling met Exact Online kan bijvoorbeeld de transactiedata rechtstreeks bij de betaalprovider ophalen en deze automatisch matchen met de openstaande posten in de boekhouding.

ZioSync koppelt payment service providers aan Exact Online

ZioSync biedt koppelingen die PSP-transacties automatisch importeren en afletteren in Exact Online. Deze koppelingen halen betalingsgegevens op bij de betreffende PSP en verwerken deze in de administratie. Daarbij worden transacties vergeleken met de openstaande posten, waarna betalingen automatisch kunnen worden afgeletterd.

Het principe is eenvoudig: de betaalprovider en Exact Online worden beide met ZioSync verbonden, en de koppeling kan naar wens ingesteld worden. De volgende betaalprovider-koppelingen zijn bij ZioSync beschikbaar:

·       Stripe

·       PayPal

·       Mollie

·       Shopify Payments

Automatiseer je boekhouding met ZioSync

In plaats van iedere afzonderlijke betaling vanuit een payment service provider handmatig te verwerken, kunnen de koppelingen van ZioSync het repeterende match- en afletterwerk automatisch uitvoeren. Dit wordt steeds relevanter naarmate het aantal betalingen groeit. Ondernemingen kunnen zo opschalen zonder dat het administratief werk toeneemt.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld