Autorisatieflow automatiseren? Let op de effectiviteit van je proces

10-06 06:09 | bron: AccountancyWorld

HOEVELAKEN - Vertrouwen is goed, controle is beter. En dat geldt zeker als je robotic accounting gaat gebruiken voor factuurverwerking. Waar moet je opletten als je autorisatieprocessen digitaliseert of automatiseert?

Hoe worden facturen nu bij jou, of bij je klanten, geautoriseerd?

Als het om digitalisering gaat, zien we vanuit software dat veel kantoren bestaande processen gebruiken en ze alleen digitaliseren. Digitale facturen worden uitgeprint, ondertekend en vervolgens weer ingescand voor factuurverwerking. Best vreemd: het voldoet namelijk niet aan de wettelijke digitale bewaarplicht, omdat het originele karakter van de factuur vervalt.

Automatiseer je autorisatiebeheer

Met automatisering breng je het aantal menselijke handelingen in elke stap van het proces terug, van aanleveren en boeken tot autoriseren en archiveren. Daarmee kunnen facturen vrijwel volledig automatisch verwerkt worden. Een goede inrichting van je autorisatiebeheer is cruciaal: het zorgt ervoor dat de juiste mensen boekingen en facturen aangeleverd krijgen om te controleren en autoriseren. Daarnaast is de toegankelijkheid van het proces belangrijk: zorg dat facturen snel en
kun je snel en overal facturen autoriseren, bijvoorbeeld via een mobiele app.

Houd controle met een eenduidig en overzichtelijk proces

Houd de controle en zorg - juist bij een digitaal en geautomatiseerd proces - voor een eenduidig en overzichtelijk proces. 

Hoe kom je tot een dergelijke autorisatieprocessen?

Met de slimme software van Basecone zorg je met een geautomatiseerd autorisatieproces voor zo min mogelijk menselijke handelingen. Daarvoor is een goed ingericht proces van cruciaal belang. 

Goed geautomatiseerd autorisatiebeheer begint bij:

  1. Wat wil je autoriseren?
    Moeten bijvoorbeeld alle inkoopfacturen verplicht worden geautoriseerd? Of alleen voor bedragen hoger dan € 50? Of moet de directeur inkoopfacturen van meer dan € 10.000 autoriseren?

  2. Wie gaat er autoriseren?
    Welke personen zijn tot welke bedragen gemachtigd om autorisatie te geven? Is er autorisatie van één persoon nodig, of zijn er ook facturen die door meerdere mensen geautoriseerd moeten worden?

  3. Hoe ziet je ideale autorisatieproces eruit?
    Wat is de ideale route van een factuur om deze zo effectief mogelijk te kunnen verwerken? Stap niet in de valkuil om je bestaande proces te digitaliseren, maar kijk wat je wilt bereiken. Wat kun je in je proces verbeteren om het effectiever te maken?

Onze tip: maak het vooral niet te ingewikkeld. Het merendeel van de te autoriseren facturen zal via één standaard route verlopen. Richt je vooral op de facturen die de uitzonderingsroutes volgen en bepaal de standaard. De software van Basecone beoordeelt eerst facturen op basis van die uitzonderingen. Zijn die niet van toepassing, dan volgt het standaard factuurproces. 

Goed ingeregeld digitaal autorisatiebeheer zet je kantoor en/of bedrijf op een voorsprong en laat robotic accounting voor je werken!

 

Bron: Basecone - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
11 jun NBA Opleidingen start weer met fysieke bijeenkomsten
11 jun CPB-directeur: Nederland moet bitcoin en andere cryptomunten verbieden
11 jun Aantal verdachte financiële transacties nam vorig jaar flink toe
11 jun Benchmark Kantoorcijfers 2021 van start
11 jun 9 tips om je kantoor nog efficiënter te maken
11 jun Estate planning, een introductie
10 jun (Voormalig) bestuursleden NBA ontvangen tuchtklacht oud-directeur
10 jun KPMG onderzoekt bitcoinblunder
10 jun UWV verwacht herstel van de arbeidsmarkt in de loop van 2021 en 2022
10 jun Autorisatieflow automatiseren? Let op de effectiviteit van je proces
10 jun Checklist voor kantoren die meer willen adviseren
09 jun Mkb-accountants: belangrijk elkaar weten te vinden
09 jun Update NBA-voorbeeldteksten: assurance-rapport bij icbe-fusie
09 jun El Salvador eerste land dat bitcoin accepteert als wettig betaalmiddel
09 jun PE-registratie 2020: U heeft nog t/m 30 juni 2021
09 jun Veelgestelde vraag: cliëntonderzoek en de nieuwe Wwft bij eenvoudige belastingaangifte en aangifte erfbelasting
09 jun Crowdfunding: hoe meer zielen, hoe meer vreugde
08 jun Finovion kiest voor cloudplatform van Visionplanner
08 jun Rusland zegt belastingverdrag met Nederland op
08 jun Omzetstijging ABAB Accountants en Adviseurs in 2020
08 jun 5 tips voor direct een impactvoller gesprek over de jaarrekening
08 jun Nooit meer kwartaalstress: Hoe je als accountant definitief afrekent met piekdrukte
08 jun In 5 stappen naar proactief adviseren
08 jun Sterker uit een digitale transformatie: Zo bouw je onderscheidend vermogen
07 jun Gesprekken gaande over kwijtschelding coronaschulden ondernemers
Poll
Binnen 5 jaar is Robotic Accounting de standaard
Het Accountancyworld netwerk
Accountancyworld verbindt professionals uit de Finance met elkaar. Word ook onderdeel van Accountancyworld!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?