Autorisatieflow automatiseren? Let op de effectiviteit van je proces

10-06 06:09 | bron: AccountancyWorld

HOEVELAKEN - Vertrouwen is goed, controle is beter. En dat geldt zeker als je robotic accounting gaat gebruiken voor factuurverwerking. Waar moet je opletten als je autorisatieprocessen digitaliseert of automatiseert?

Hoe worden facturen nu bij jou, of bij je klanten, geautoriseerd?

Als het om digitalisering gaat, zien we vanuit software dat veel kantoren bestaande processen gebruiken en ze alleen digitaliseren. Digitale facturen worden uitgeprint, ondertekend en vervolgens weer ingescand voor factuurverwerking. Best vreemd: het voldoet namelijk niet aan de wettelijke digitale bewaarplicht, omdat het originele karakter van de factuur vervalt.

Automatiseer je autorisatiebeheer

Met automatisering breng je het aantal menselijke handelingen in elke stap van het proces terug, van aanleveren en boeken tot autoriseren en archiveren. Daarmee kunnen facturen vrijwel volledig automatisch verwerkt worden. Een goede inrichting van je autorisatiebeheer is cruciaal: het zorgt ervoor dat de juiste mensen boekingen en facturen aangeleverd krijgen om te controleren en autoriseren. Daarnaast is de toegankelijkheid van het proces belangrijk: zorg dat facturen snel en
kun je snel en overal facturen autoriseren, bijvoorbeeld via een mobiele app.

Houd controle met een eenduidig en overzichtelijk proces

Houd de controle en zorg - juist bij een digitaal en geautomatiseerd proces - voor een eenduidig en overzichtelijk proces. 

Hoe kom je tot een dergelijke autorisatieprocessen?

Met de slimme software van Basecone zorg je met een geautomatiseerd autorisatieproces voor zo min mogelijk menselijke handelingen. Daarvoor is een goed ingericht proces van cruciaal belang. 

Goed geautomatiseerd autorisatiebeheer begint bij:

  1. Wat wil je autoriseren?
    Moeten bijvoorbeeld alle inkoopfacturen verplicht worden geautoriseerd? Of alleen voor bedragen hoger dan € 50? Of moet de directeur inkoopfacturen van meer dan € 10.000 autoriseren?

  2. Wie gaat er autoriseren?
    Welke personen zijn tot welke bedragen gemachtigd om autorisatie te geven? Is er autorisatie van één persoon nodig, of zijn er ook facturen die door meerdere mensen geautoriseerd moeten worden?

  3. Hoe ziet je ideale autorisatieproces eruit?
    Wat is de ideale route van een factuur om deze zo effectief mogelijk te kunnen verwerken? Stap niet in de valkuil om je bestaande proces te digitaliseren, maar kijk wat je wilt bereiken. Wat kun je in je proces verbeteren om het effectiever te maken?

Onze tip: maak het vooral niet te ingewikkeld. Het merendeel van de te autoriseren facturen zal via één standaard route verlopen. Richt je vooral op de facturen die de uitzonderingsroutes volgen en bepaal de standaard. De software van Basecone beoordeelt eerst facturen op basis van die uitzonderingen. Zijn die niet van toepassing, dan volgt het standaard factuurproces. 

Goed ingeregeld digitaal autorisatiebeheer zet je kantoor en/of bedrijf op een voorsprong en laat robotic accounting voor je werken!

 

Bron: Basecone - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
08 aug Redactie AccountancyWorld gesloten van 8 t/m 19 augustus
05 aug FRC voorstander van splitsing EY
05 aug 5 accountancytrends die je werk veranderen in 2022
05 aug Musk beschuldigt Twitter opnieuw van fraude
05 aug Accountant, verras jij je klant met inzicht, overzicht en een moeiteloze samenwerking?
05 aug Ageras helpt boekhouders en accountants bij het vinden van de juiste klanten
04 aug Britse toezichthouder: ‘Accountants moeten niet zeuren over boetes’
04 aug SRA reageert op consultatie ESRS-standaarden CSRD
04 aug Lansigt Ridderkerk gaat verhuizen
04 aug Inflatie op hoogste niveau sinds 1975
04 aug Hyperinflatie in Turkije scheelt ING bijna 300 miljoen euro aan winst
04 aug Hoe PBC+ het aanleverproces van klantinformatie stroomlijnt (video)
04 aug Zo help je ondernemers naar een digitale administratie
03 aug Wetsvoorstel voor de maatschappelijke BV voorlopig nog niet naar Kamer
03 aug Bazerman: 'Partijdigheid accountants is vaak onbewust'
03 aug Verkiezing Exact Cloud Award 2022 van start voor 10e editie
03 aug 4 manieren om jezelf als accountant te onderscheiden
03 aug Financieringen om de gaten tussen activa en passiva te dichten
02 aug Totale boetebedrag Britse toezichthouder flink hoger
02 aug Groei flexbranche neemt in 2023 verder af
02 aug Pensioenexpert: inflatie niet bij te houden voor pensioenfondsen
02 aug Belastingdienst gaat mkb per sms herinneren aan btw-aangifte
02 aug Een werkdag zónder automatisering? Onvoorstelbaar voor Alfa Accountants en Adviseurs
02 aug Webinar: STAP-budget (video)
01 aug Kennistoets 2022
Het Accountancyworld netwerk
Accountancyworld verbindt professionals uit de Finance met elkaar. Word ook onderdeel van Accountancyworld!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?