Zo regelt We Do Finance de urenregistratie

Sinds april 2024 werkt We Do Finance met Yoobi. De belangrijkste behoefte was een systeem dat het registreren van uren zo eenvoudig en efficiënt mogelijk maakt, met nadruk op verdere automatisering. Het bedrijf werkt met 10-tallen interim professionals die bij uiteenlopende opdrachtgevers actief zijn. Daarom is het cruciaal dat de geregistreerde uren helder, correct en volledig worden vastgelegd.

Automatisering op nummer 1

We Do Finance is al bijna twee decennia actief in de detachering en in het werven en selecteren van interim professionals. De gewerkte uren van deze professionals worden doorbelast aan opdrachtgevers via facturen. Met gemiddeld 50 tot 60 lopende opdrachten is een betrouwbare urenregistratie nodig. Voorheen gebeurde dit handmatig via Excel en losse urenstaten die door opdrachtgevers ondertekend moesten worden – een tijdrovend en foutgevoelig proces.

“Als ondernemer ontkom je er niet aan om je hierin te verdiepen. Je wilt dat alles zo soepel mogelijk verloopt en dat het systeem doet wat het moet doen.”

Een voorwaarde was dat Yoobi koppelt met de recruitmentsoftware van MySolution (Tangram), zodat de CRM-opdrachten ook in Yoobi terecht komen. Tijdens het proces is dit via de Yoobi API gerealiseerd op basis van een oude interface.

“De winkel blijft draaien en je wilt niet werken met verouderde data. Door het fijne samenwerken en het meedenken heb ik het implementatietraject als positief ervaren."

Urenregistratie goed geregeld

De keuze voor Yoobi werd vooral ingegeven door de wens om urenregistratie te digitaliseren en afscheid te nemen van papieren urenstaten. Dankzij automatisering verloopt het proces nu sneller en transparanter: zowel de interim professional als de opdrachtgever heeft direct inzicht. Uren en zakelijke kilometers worden eenvoudig geregistreerd via desktop of de Yoobi App, die veelvuldig wordt gebruikt. Na het invoeren sluit de professional zelf de urenstaat af, waarna de opdrachtgever deze eenvoudig goedkeurt. Vervolgens kan We Do Finance met 1 klik factureren. De uitbreiding Extern Accorderen maakt dit proces nog efficiënter: opdrachtgevers keuren geregistreerde uren in 1 handeling goed.

Verlofregistratie compleet

Naast de grote flexibele schil werkt We Do Finance met een team van vaste professionals. Samen met het kantoorteam gebruiken zij de Verlofmodule van Yoobi voor het aanvragen en goedkeuren van verlof. Dit verloopt snel en overzichtelijk, met altijd inzicht in het actuele verlofsaldo. Ingehuurde professionals maken geen gebruik van deze module.

Selfbilling en boekhoudkoppeling

Voor organisaties die veel met freelancers werken, biedt de Selfbilling module uitkomst. Zodra een klantfactuur wordt verstuurd, genereert Yoobi automatisch een bijbehorende factuur voor de freelancer. Dit reverse billing proces bespaart tijd en zorgt voor meer uniformiteit en duidelijkheid, iets waar ook de ingehuurde professionals positief op reageren.

Daarnaast gebruikt We Do Finance de financiële software van AccountView. Dankzij een slimme boekhoudkoppeling worden verkoop- én inkoopfacturen (via selfbilling) automatisch op de juiste grootboekrekeningen geboekt. In samenwerking met Yoobi is zo een efficiënte en foutloze gegevensoverdracht gerealiseerd.

Modulaire bedrijfssoftware voor jouw kantoor

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past.

Vraag direct jouw demo aan

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld