Van mappen structureren naar structuur in je werk: DWG stapte over op de Document Hub

23 okt 2025 13:25  
bron: AccountancyWorld   

Johan Meijn is geen man van snelle softwarehypes. Want als iets werkt, waarom zou je het dan vervangen? Toch besloot hij begin 2025 de knoop door te hakken: na 25 jaar te hebben gewerkt met een klassiek documentmanagementsysteem, stapte zijn kantoor DWG administratieve dienstverlening over op de Document Hub van Qwoater. Hij vertelt: “We wilden 100% werken in de cloud en daar hoorde een moderne documentoplossing bij.

Nuchtere blik op IT

DWG administratieve dienstverlening is een breed georiënteerd adviesbureau in Noord-Holland, met klanten van Haarlem tot Hoofddorp en van zzp’ers tot stichtingen. Oprichter Johan Meijn begon in 1992 als eenmanszaak en heeft inmiddels drie collega’s. “We begeleiden klanten van start tot finish. Administratie, aangiftes, jaarrekeningen, advies, juridische kwesties, personeelszaken — het hele pakket.” 

Wat DWG bijzonder maakt? “De combinatie van persoonlijke betrokkenheid en een toekomstgerichte blik. Ik geloof namelijk dat je als kantoor pas echt waarde toevoegt als je vooruitdenkt. Niet wachten tot iets van je wordt gevraagd, maar zelf initiatief nemen.”

Vertrouwd, maar ontoereikend

Tot begin 2025 werkte DWG nog met een klassiek documentmanagementsysteem dat Johan al sinds 1999 gebruikte. “Ik ben iemand van de lange adem. Als iets werkt, blijf ik erbij.” Maar echt soepel liep het niet meer. Zo raakten hij en zijn collega’s steeds vaker het overzicht kwijt van de wirwar aan documenten. “Het was te veel en te onoverzichtelijk. We wisten soms gewoon niet meer waar documenten stonden – dan konden we behoorlijk lang aan ‘t zoeken zijn.” 

En hoewel het systeem zogenaamd ‘in de cloud’ draaide, was het in de praktijk gewoon knippen, plakken en hopen dat je niks over het hoofd zag.” Wat voor Johan de doorslag gaf om over te stappen? “Ik wil verder. Meer veiligheid, meer structuur. En ik wil systemen die met elkaar praten. Met het oude systeem dat we gebruikten, kon dat allemaal niet.” 

Hub, Holland, Hub

De overstap naar Qwoater kwam niet uit het niets. Johan werkt al met tools als Simplicate en Hix en zag ook Qwoater steeds vaker langskomen. “Tijdens de opvallende EK-actie, dacht ik: laat ik toch maar eens met ze gaan praten.” Hij bekeek ook alternatieven, zoals SharePoint-gebaseerde cloudoplossingen of documentmodules van grotere pakketten. “Maar die voelen vaak als een compromis. Terwijl ik gelijk merkte dat Qwoater gebouwd was voor kantoren binnen onze branche.  

De manier van werken dwingt structuur af, documenten blijven op hun plek en het delen van bestanden gebeurt veilig en gecontroleerd. Ik wilde graag een oplossing die helpt om veiliger en consistenter te werken. Die m’n team niet in de weg zit, maar juist ondersteunt. En die ook nog eens logisch is in gebruik. Dat vond ik allemaal terug in Qwoater”, vertelt Johan.

“Waarom deden we dit niet eerder?”

Maar… de eerste keer dat Johan Qwoater opende, moest hij wel even slikken. “Ik was gewend aan mappenstructuren. Dat zag ik niet meteen terug en toen dacht ik: waar begin ik aan? Gelukkig ontdekte ik snel de weergave-optie waarmee je documenten kunt tonen in een vertrouwde structuur. Dat gaf vertrouwen. Vanaf dat moment voelde het als een systeem waarmee we uit de voeten konden.”

Zijn collega’s moesten ook wennen aan het nieuwe systeem, maar de aanpassing ging vlot. “We zijn een klein team, dus we kunnen snel beslissingen nemen en dingen uitproberen. Inmiddels werkt iedereen er prettig mee. Bestanden slepen, verplaatsen, opvragen. Het gaat gewoon soepel.” 

Veiligheid en structuur

Voor Johan draait het gebruik van Qwoater om meer dan gebruiksgemak. Het is een keuze voor een stabiele en veilige toekomst. “We leven in een tijd waarin wetgeving, dataprivacy en IT-veiligheid steeds belangrijker worden. Ik wil dat op orde hebben vóórdat het misgaat. Niet pas daarna.” 

En hij merkt nu al het verschil: de manier van opslaan is logischer, documenten blijven waar ze horen en het systeem voelt betrouwbaar. Ook het delen van bestanden verloopt nu gecontroleerd. “Ieder kantoor verstuurt nog wel eens wat via de mail. Maar als je daar goed over nadenkt, klopt dat natuurlijk niet meer. Qwoater helpt ons nu om dat soort risico’s te beperken.” 

Ellipse 2440
DWG administratieve dienstverlening

Johan Meijn, belastingadviseur

“Ik ben blij dat wij de stap naar de Document Hub hebben gezet. Want eerlijk? Ik zie nog te veel kantoren die het belang van hun documentbeheer grandioos onderschatten”

Te lage prioriteit

“Ik ben blij dat wij de stap naar de Document Hub hebben gezet. Want eerlijk? Ik zie nog te veel kantoren die het belang van hun documentbeheer grandioos onderschatten”, sluit Johan af. “Het voelt niet urgent, want het staat niet in de weg. En het is geen sexy onderwerp, dus geven ze andere dingen voorrang.”  

Zijn mening? “Zonder grip op je dossiers kun je geen veilig kantoor runnen. Daarom ben ik zo blij met Qwoater: de Document Hub geeft me structuur, veiligheid en werkt ook nog eens hartstikke makkelijk.” 

Ook van start met de Document Hub? Bekijk dan hier onze software of plan direct een persoonlijke demo met ons in!  

 

Bron: Qwoater - partner AccountancyWorld

Laatste nieuws

Praat mee