Workshop Factuurautomatisering door Zenvoices in Belgrado

Ondanks de vooruitgang in automatisering blijft de verwerking van facturen bij veel accountantskantoren een bron van inefficiëntie en fouten. Handmatige invoer van gegevens, onduidelijke goedkeuringsprocedures en documenten die verspreid zijn over verschillende systemen maken het proces traag - vooral bij grote aantallen.

Een bewezen oplossing hiervoor is Zenvoices: een cloudplatform dat automatisch gegevens uit inkomende facturen uitleest, goedkeuringsprocessen stroomlijnt en integreert met toonaangevende boekhoudsystemen zoals Exact Online, Twinfield en AFAS.

Bij juiste inrichting en gebruik helpt Zenvoices accountingteams om efficiënter te werken, de nauwkeurigheid van data te verbeteren en meer transparantie te creëren.

Om de expertise van haar teams in dit systeem verder te verdiepen, organiseerde Becky.works onlangs een on-site training in Belgrado. De sessie werd geleid door Jörg Linschoten, Customer Success Manager bij Zenvoices, en behandelde zowel de basis- als geavanceerde functies van het platform. Bijzondere aandacht ging uit naar het realiseren van consistente processen binnen teams en klantopdrachten.

De basis versterken: de kernworkflow effectief inrichten

Het eerste onderdeel van de training richtte zich op het versterken van de essentiële workflows.

De focus lag vooral op datanauwkeurigheid (OCR), correcte veldkoppelingen en een soepele integratie met boekhoudsoftware.

Door deze stappen goed te beheersen, wordt de gegevensinvoer betrouwbaar en wordt de noodzaak voor handmatige correcties geminimaliseerd - die anders het proces vertragen en de consistentie van financiële data ondermijnen.

Geavanceerde functies inzetten om verwerking te verbeteren

Het tweede onderdeel van de training richtte zich op de geavanceerde functies van Zenvoices die de efficiëntie van de factuurverwerking verhogen. Deelnemers onderzochten hoe ze goedkeuringsprocessen kunnen stroomlijnen, validatieregels kunnen inzetten om fouten te beperken en rapportagetools kunnen gebruiken om de prestaties van workflows te monitoren en te optimaliseren.

Voor de teams van Becky.works betekent het beheersen van deze geavanceerde mogelijkheden meer automatisering en grip op het verwerkingsproces. Door gebruik te maken van aangepaste validatieregels en uitgebreide rapportages kunnen zij sneller potentiële knelpunten signaleren, de nauwkeurigheid verbeteren en workflows optimaliseren binnen verschillende klantomgevingen.

Standaarden afstemmen tussen teams en klanten

Een belangrijk aandachtspunt tijdens de training was het afstemmen van gezamenlijke standaarden tussen teams en klantdossiers. Wanneer gebruikers het hulpmiddel op verschillende manieren inzetten, kunnen er procesvariaties ontstaan die de efficiëntie en datakwaliteit negatief beïnvloeden.

De sessie bood ruimte om best practices te delen en afspraken te maken over uniforme werkwijzen voor het gebruik van Zenvoices binnen diverse klantomgevingen. Door processen op deze manier te standaardiseren, wordt de consistentie bevorderd, de kwaliteitscontrole versterkt en de operationele efficiëntie vergroot.

De waarde van voortdurende professionele ontwikkeling

Voor accountantskantoren draagt het effectief inzetten van automatiseringstools zoals Zenvoices direct bij aan een hogere servicekwaliteit en efficiëntere financiële processen. Gerichte training versterkt de technische expertise en maakt een nauwkeurigere en snellere verwerking van financiële gegevens mogelijk.

Door blijvend te investeren in professionele ontwikkeling op dit gebied kunnen kantoren beter inspelen op klantverwachtingen rondom nauwkeurigheid en doorlooptijden, terwijl accountants meer tijd kunnen besteden aan analyse en advies.

Goed opgezette trainingsinitiatieven, zoals deze sessie, helpen kantoren de expertise op te bouwen die nodig is om hoogwaardige service te blijven leveren in een omgeving waarin tools en klantbehoeften voortdurend veranderen.

Bron: Becky.works - partner AccountancyWorld