6x hoe documentopslag jouw kantoor ongemerkt duizenden euro’s per jaar kost

1. Het zoeken naar documenten

Zit jij vaak door allerlei mappen heen te klikken, op zoek naar dat ene financiële bankoverzicht van die ene klant? Het moet ‘ergens’ in je boekhoudprogramma, CRM, mailbox of een persoonlijke map staan... maar waar? Voor je het weet ben je minuten of zelfs uren verder met zoeken. Herkenbaar? Gemiddeld spenderen kantoren zo’n vijf uur per week aan dit soort zoektochten. Allemaal uren die je niet kunt doorbelasten aan klanten en dus geen geld opleveren, maar geld kosten. 

2. Switchen tussen verschillende systemen

Niet alleen de zoektocht naar documenten kost je tijd. Ook het switchen tussen al die systemen, is een ongemerkte urenvreter. Je schakelt van Outlook naar Caseware, naar AFAS en vervolgens weer terug. Voor je het weet ben je tien keer op zoek naar het juiste tabblad of inlogscherm. Elke keer wanneer je moet schakelen of een collega jou vraagt naar de laatste versie van een document, raak je uit je flow. Taken duren langer en er ontstaan fouten.  

Het resultaat? Je bent langer bezig en dus ook nog eens veel minder productief. En die verloren minuten? Die betaal je aan extra personeel dat nodig is om al het werk gedaan te krijgen. Terwijl je het gemakkelijk voorkomt door een volledig geïntegreerde documentopslag.  

3. Onnodig dubbel werk

Hoe vaak krijg je een mailtje van een collega met de vraag: “Heb jij toevallig de laatste versie van die aangifte van die ene klant?” Ondertussen werk je verder aan een jaaropgave. Later blijkt dat het de verkeerde versie was, omdat je inmiddels extra informatie van de klant hebt ontvangen. Gevolg? Je moet alles opnieuw doen en bent dus nóg meer tijd kwijt. Werk je niet meer “uurtje, factuurtje” maar via een abonnementsmodel? Dan kost dit dubbel werk je behoorlijk wat winst.

4. Onderhoud en consultants: verborgen geldverslinders

Misschien dacht je: “SharePoint is gratis en een standaard DMS heeft toch geen onderhoud nodig?” Nou, niet echt. Consultants die langskomen voor updates, storingen of aanpassingen, sturen je uiteraard de rekening achteraf. En je eigen team? Dat is ook nog eens extra tijd kwijt aan trainingen om alle nieuwe functionaliteiten van de laatste update onder de knie te krijgen. Alles bij elkaar blijft het een flinke rekening, die regelmatig weer terugkomt. Je systeem werkt niet voor jou: jij werkt voor je systeem.

5. Onvoorspelbare kosten door licenties en opslag

Inmiddels heb je al behoorlijk wat opslagruimte volgemaakt binnen je DMS. En dus is het tijd om te gaan upgraden. Of je hebt een tijdelijke collega aangenomen, die jullie uit de brand helpt om al het werk bij te benen en waar ook weer licenties voor aangeschaft worden. Allemaal extra kosten. Aan het eind van de maand krijg je vervolgens doodleuk een factuur en je denkt: “Hoe houd ik dit onder controle?“

6. Toenemende administratiedruk

Laten we eerlijk zijn: je collega’s van het secretariaat hebben wel wat beters te doen dan de hele dag dossiers opvragen, mappen opschonen en mailtjes sturen over documenten. Want reken maar eens uit hoeveel tijd ze dat kost. Ondertussen staan er meerdere vacatures open, omdat het werk zich maar blijft opstapelen. Diezelfde collega’s kun je natuurlijk veel beter gebruiken om werk voor klanten te verrichten. Met een gestroomlijnd documentensysteem is je team productiever én zijn die extra vacatures niet meer nodig.