Ontdek alles over Peppol: wat is het, toepassing, EU-verplichtingen en meer

Wellicht ken je Peppol al, zo niet, dan leggen we hier alles uit wat je moet weten! Ontdek wat Peppol betekent, de verplichtingen en hoe je het kunt gebruiken om voorbereid te zijn op nieuwe Europese eisen die komende jaren gaan gelden.

Wat is Peppol?

Peppol is een veilig netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten, waarbij de focus ligt op echtheid, veiligheid en betrouwbaarheid. Bij e-mailberichten is dit moeilijker te controleren. Facturen via Peppol worden direct gericht aan het btw-nummer, KvK of Organisatie-identificatienummer (OIN) van de klant en belanden direct in hun administratie. De adoptie zal toenemen omdat het in 2028 de EU-norm wordt. Kortom, elke ondernemer zal met Peppol te maken krijgen.

Digitaal factureren, elektronisch facturen, Peppol…
ik ben het kwijt!

Van papieren facturen per post naar digitale PDF-facturen per e-mail, een ontwikkeling die al een stuk efficiënter is. Je factuur komt namelijk direct aan bij de ontvanger. Echter is er voor de ontvanger zelf nog weinig winst, de ontvanger moet tenslotte de factuur nog handmatig overnemen. Daar kwamen de scan-en-herkensoftware om gegevens automatisch te herkennen en het invoeren te vergemakkelijken. Echter is de herkenning niet altijd foutloos. Dit komt doordat iedere factuur PDF anders is ingericht. Een vervolg hierop is de elektronische factuur in UBL-formaat, een XML gestandaardiseerd formaat voor 100% nauwkeurige herkenning.

Peppol is de laatste stap: een elektronische (UBL) factuur vanuit je softwarepakket direct naar het administratiepakket van je klant sturen, met voordelen dat spookfacturen verleden tijd zijn, volledig foutloze herkenning van factuurgegevens en statusupdates. De ideale situatie voor verzender en ontvanger!

Peppol: een elektronisch uitwissel netwerk binnen EU

Wat Peppol is, wordt vaak verward: het is geen bestandsformaat, maar een uitwisselingsnetwerk. Bedrijven kunnen via dit netwerk bestanden verzenden en ontvangen. Concreet betekent dit voor jou dat je een verificatieproces moet doorlopen in je softwarepakket, om te valideren dat je ook echt het bedrijf bent die je zegt dat je bent. Na het succesvol doorlopen van deze stappen kun je facturen versturen. Voor het ontvangen van inkoopfacturen wordt je door het softwarepakket geregistreerd op het Peppol netwerk zodat je vindbaar bent voor leveranciers.

“Peppol is hét gekozen netwerk in de EU waarover elektronische facturen in XML verstuurd en ontvangen worden.”

Daarnaast kunnen via het netwerk statusberichten gestuurd worden naar elkaar. Dit betekent bijvoorbeeld dat de ontvanger naar de verzender kan sturen dat de factuur ontvangen of betaald is.

Overigens zijn er een aantal landen buiten de EU die ook Peppol als standaard zien en gebruiken, zoals Japan en Australië.

Voordelen Peppol: geen spookfacturen, 100% herkenning en status updates

Peppol biedt enorme voordelen: efficiëntie, duurzaamheid, foutloosheid en betrouwbaarheid.

Een bijkomstigheid kan worden dat de Belastingdienst gegevens automatisch kan onttrekken uit Peppol, waardoor de btw-aangifte al voor je wordt ingevuld.

Elektronische facturatie in de EU: Peppol als dé standaard

De EU streeft er naar dat Peppol voor elektronische facturatie vanaf 2028 de norm is. Individuele landen bepalen hierop hun eigen beleid. Een aantal laden zijn vooruitstrevend. Zo wordt Peppol in 2026 verplicht in België en in 2027 in Duitsland en Frankrijk.

Voor Nederland is er nog geen deadline, al wordt het gebruik van Peppol wel gestimuleerd. Facturen richting de Rijksoverheid moeten al volledig elektronisch verstuurd te worden. Maar met de meest recente ontwikkelingen bij de omringende landen en doordat Peppol door steeds meer pakketen wordt ondersteund, mag verondersteld worden dat ook Nederland op korte termijn volgt.

Overstappen van factureren in Word of Excel naar Peppol? Dit is nodig!

Omdat Peppol de norm wordt binnen de EU, is het niet meer mogelijk je facturen op te maken in Word of Excel. Als ondernemer sluit je je dus aan op het Peppol netwerk door gebruik te maken van een pakket dat Peppol ondersteund, zoals het administratiepakket WeFact.

Peppol wordt verplicht, dus het is essentieel om voorbereid te zijn. Om je goed op weg te helpen vind je hieronder de veel gestelde vragen met antwoorden, zodat je niets meer onbekend is.

Veel gestelde vragen

Hoe weet ik of mijn klant op Peppol zit en mijn leverancier dat ik op Peppol zit?
Het pakket dat je gebruikt zal dit mogelijk automatisch herkennen wanneer je de klant of factuur aanmaakt. Helaas ondersteunen nog niet alle pakketten dit.

Ik factureer in UBL / XML, voldoe ik nu ook?
Goed dat je je hier al bewust van bent. Voor de ontvanger zorgt dit voor 100% foutloze verwerking van de factuur. In het kader van de nieuwe Europese eisen voldoe je nog niet, je gebruik namelijk nog niet het netwerk van Peppol. Vraag de helpdesk van het softwarepakket dat je gebruikt naar de mogelijkheden of stap over.

Wat is een OIN nummer?
In Nederland heeft een gemeente of (Rijks)overheidsinstantie geen KvK nummer of BTW nummer. Overheidsinstanties hebben een OIN (Organisatie Identificatie Nummer). Moet je een factuur naar de overheid sturen, dan zullen zij hun OIN nummer benoemen om daarnaar te factureren.

Hoe weet Peppol welk bedrijf ik ben? Moet ik mij valideren?
Het softwarepakket dat je gebruikt, doet de verificatie. Dit zijn een aantal stappen die je dient te doorlopen om gebruik te kunnen maken van Peppol binnen het softwarepakket. Hier lees je hoe WeFact dit doet.

Hoe weet ik dat de klant mijn factuur via Peppol ontvangen heeft?
Peppol biedt hier een voordeel ten opzichte van per e-mail, waar je het ook niet weet. Meer en meer softwarepakketten ondersteunen statusberichten. Hierdoor zal het softwarepakket van je klant een terugkoppeling geven dat de factuur ontvangen is, verwerkt is of zelfs betaald is.

Kan ik ook een herinnering of aanmaning versturen via Peppol?
Nee, je kunt geen herinnering of aanmaning versturen via Peppol. Je kunt door de terugkoppeling zien of de factuur ontvangen is door de ontvanger. Herinnering of aanmaning gaat buiten Peppol en kan regulier per e-mail.

Hoe ziet een factuur eruit die ik via Peppol ontvang?
In de UBL/XML die verstuurd wordt, kan een PDF meegestuurd worden. Hierdoor ziet de ontvanger een visuele factuur, zoals die voorheen per e-mail ontvangen werd.

Ik gebruik 2 pakketten, kan ik mij aansluiten op Peppol bij beide pakketten?
Ja, maar niet met dezelfde doeleinden. Je kunt je maar bij 1 softwarepakket aanmelden voor het ontvangen van (inkoop)facturen. Versturen van facturen kan wel bij 1 of meerdere pakketten.

Toch nog iets onduidelijk? We nemen graag die onduidelijkheden weg. Je kunt ons e-mailen op helpdesk@wefact.nl of bellen op 085 – 732 57 00.

Bron: WeFact - partner AccountancyWorld