Waarom jouw generieke LLM nooit hele processen zal overnemen. Maak kennis met Accountee bots

Al dertig jaar werkt software op dezelfde manier. Jij opent een scherm, jij klikt, de software reageert. Bankkoppelingen, scan-en-herken, dashboards: allemaal knap, allemaal wachtend tot iemand op de knop drukt.

Ook een generieke LLM, zoals ChatGPT of Copilot, verandert daar maar beperkt iets aan. Hij kan veel, maar alleen als jij iets vraagt. Hij weet niet dat het maandag is, hij zit niet in je boekhoudpakket, hij controleert zijn eigen uitkomst niet en hij kent de regels van jouw kantoor niet. Een generieke LLM beantwoordt vragen. Een proces overnemen is iets anders.

Accountee is het eerste AI-platform voor de accountancy waarin bots zelfstandig taken uitvoeren. Ze wachten niet op een klik. Ze wachten tot er iets te doen is, en dan doen ze het.

Software wachtte altijd tot jij iets deed. Een bot wacht tot er iets te doen is.

Wat een Accountee bot is

Een bot in Accountee is een digitale collega met één vaste verantwoordelijkheid. De bots werken langs de hoofdprocessen van je kantoor: stukken verzamelen, verwerken, afsluiten, advisering en klantcontact. Je zet ze aan of uit, kiest hoe vaak ze werken en voor welke klanten.

Het verschil met gewone software is dat een bot zelf begint. Het verschil met een chatbot is dat een bot niet alleen antwoordt, maar werk afmaakt. Hij haalt gegevens op, vergelijkt, beslist welke stap volgt, en legt het resultaat klaar.

En het verschil met een medewerker is dat een bot nooit iets vergeet, bij alle klanten tegelijk werkt, en nooit zonder akkoord iets de deur uit doet.

Hoe een bot werkt

Elke bot werkt volgens hetzelfde patroon, in vijf stappen.

Een aanleiding. Een bot start op een vast moment, bij een gebeurtenis, of als jij het vraagt. Elke maandag de stukken van alle klanten nalopen. Een document dat binnenkomt in de mail. Een vraag in de chat: doe de btw-controle voor deze klant.

Een werkwijze. De bot volgt een workflow: een vaste reeks stappen voor dat proces, met de regels van jouw kantoor erin. Meer dan honderd workflows en skills zijn ingebouwd. Bij stukken opvragen kijkt de bot eerst via de koppeling wat er al is, bepaalt per klant en rechtsvorm wat er nodig is, en vraagt alleen dat.

Koppelingen. De bot werkt in de software dit het nodig heeft om de taak te voltooien; het boekhoudpakket, de fiscale software of jouw CRM. Hij leest transacties, grootboek en documenten, en zet zijn werk terug in het pakket. Het pakket blijft de basis.

Controles. Elke workflow heeft controlestappen. Sluit het aan? Past het bij de rechtsvorm? Klopt het bedrag met het stuk? Elke uitkomst komt met de bron erbij.

Jouw akkoord. Een bot bereidt voor en beslist niet. Een verzoek aan een klant staat als concept klaar. Een boeking wacht op goedkeuring. Wijkt iets af, dan wordt het een vraagpost of een taak voor een collega. Er gaat niets naar een klant en er wordt niets geboekt zonder dat een mens erop heeft gedrukt.

En een bot werkt altijd namens een medewerker, met de rechten van die medewerker. De rechten komen uit je boekhoudpakket. Een bot ziet dus nooit meer dan de collega voor wie hij werkt.

Een voorbeeld: De vraagpostenbot, van begin tot eind

Neem de vraagpostenbot, de bot waar kantoren het vaakst naar vragen.

Maandagochtend, zes uur. De bot gaat aan het werk. De bot loopt alle administraties langs en ziet bij een bakkerij vijf banktransacties zonder stuk. Hij kijkt in de documenten van het pakket en bij de koppelpartners: twee stukken zijn er al. Drie niet.

Hij weet dat de bakkerij een eenmanszaak is, en vraagt dus alleen wat daarbij hoort. Hij zet een bericht klaar in gewone taal: datum, bedrag, tegenpartij. Om half negen zie jij het concept, leest het na en verstuurt het.

Donderdag stuurt de bakker twee bonnetjes terug. De bot herkent bij welke transacties ze horen, controleert of bedrag en datum kloppen, en zet ze in het pakket. Het derde stuk ontbreekt nog, dus dat vraagt hij de week erna nog een keer. Jij hoefde alleen op akkoord te drukken.

De bots, per hoofdproces

Zo staan ze in het scherm Accountee bots. Per bot zie je wat hij doet, hoe vaak hij werkt en of hij jouw akkoord vraagt voordat er iets wordt geboekt of verstuurd.

Wat een bot oplevert, verschijnt in het Dagelijks rapport, in Taken, in Vraagposten of in Kansen & Signalen. Alles wat boekt of verstuurt, wacht eerst op jouw akkoord.

Wat bij jou blijft: een klant accepteren, boekingsafspraken bevestigen, correcties goedkeuren, tekenen en indienen, het klantgesprek, en de kennisbank met je kantoorinstructies bijhouden.

Waarom dit een wezenlijk andere manier van werken is dan met een generieke LLM

Met gewone software wordt een kantoor sneller. Met bots verandert wat een kantoor doet.

Het werk komt naar je toe. Je opent niet meer veertig administraties om te kijken of er iets is. Wat er is, staat klaar in Taken, Vraagposten en Kansen & Signalen, met de bron erbij.

Je werk wordt beoordelen in plaats van zoeken. De bot zoekt, vergelijkt en bereidt voor. Jij kijkt, beslist en belt de klant.

En het schaalt. Een bot die vijf klanten nakijkt, kijkt er net zo makkelijk zeshonderd na. Bij ons partnerkantoor Slimboekhouden.online kost de verwerking van zestig klanten ongeveer vier uur per week. Omgerekend zo’n 600 administraties per fte, waar 30 tot 60 gangbaar is.

Dat is de verandering. Niet een kantoor dat harder werkt, maar een kantoor waar bots het voorwerk doen en mensen het vakwerk.

Zelf proberen

Koppel je pakket en probeer zeven dagen. Accountee helpt met de onboarding, zodat je optimaal kunt proberen.

In het kort

Accountee is het eerste AI-platform voor de accountancy waarin bots zelfstandig taken uitvoeren. Een bot start zelf, volgt een workflow met de regels van je kantoor, werkt in je echte administratie via de koppelingen, controleert zijn eigen uitkomst en wacht op jouw akkoord. Zeventien bots werken langs vijf hoofdprocessen: stukken verzamelen, verwerken, afsluiten, advisering en klantcontact. Het werk komt naar je toe, en jouw werk wordt beoordelen en adviseren.

Benieuwd hoe jij AI voor je kan laten werken? Probeer Accountee gratis.

Bron: Accountee - partner AccountancyWorld