Stel dat je team tien keer zoveel kan

De vraag is niet meer hoeveel procent van je facturen wordt herkend. De vraag is hoeveel van je kantoor nog handwerk is.

Dit leer je

1.      Waarom de accountancy nu nog in de fase van losse tools zit

2.      Wat volledige kantoorautomatisering is, en wat er dan overblijft voor mensen

3.      Wat ons partnerkantoor heeft laten zien: honderden administraties per fte

4.      Een rekensom: wat tien keer zoveel productie betekent voor je omzet

Loop een willekeurige vakbeurs af en je ziet het meteen. Hier een module voor vraagposten. Daar een boekingsoplossing. Verderop een dashboard met kansen, los van de rest. Elke stand heeft een percentage op de banner: 92 procent van de facturen herkend, 95 procent, 97.

Het is allemaal nuttig. Maar het is ook de fase van de losse tools. Elke tool lost één stukje op, en het kantoor plakt de stukjes zelf aan elkaar. In de mail, in Excel, in het hoofd van een collega.

Vergelijk het met de jaren negentig, toen bedrijven een apart systeem hadden voor voorraad, verkoop en boekhouding. Tot ERP kwam, en alles in één systeem samenkwam.

Van losse tools naar het hele kantoor

Bij Accountee gaat het niet over één proces, maar over het hele kantoor. Je richt je workflows in. Daarna draaien je boekingen automatisch. De vraagpostenagent regelt de bonnetjes en vraagt op wat ontbreekt. Facturen worden ingeboekt. Kruisverbanden tussen cijfers, mails en dossier worden gelegd, en risico’s worden gesignaleerd voordat ze een probleem zijn.

Wat een workflow is

Een workflow is een vaste werkwijze voor een proces dat steeds terugkomt. Alleen dan vastgelegd in het AI-platform Accountee, waar agents er zelfstandig aan kunnen werken, in plaats van in het huidige proces.

Neem stukken opvragen. Veel kantoren gebruiken daarvoor de vraagposten van het boekhoudpakket of een losse vraagpostenmodule. Die maken een lijst, en daarna begint het handwerk: de klant mailen, bijhouden wat er binnenkomt, controleren of het klopt, en nog een keer vragen. In Accountee handelt de workflow dit zelf af. Hij vraagt de stukken op, herkent of alles terugkomt en of wat terugkomt juist is, en vraagt zo nodig de rest ook op. Alleen waar een keuze nodig is, komt hij bij jou terug.

Elke workflow heeft vijf onderdelen. Een aanleiding: een vaste dag, een document dat binnenkomt, of jij die erom vraagt in de chat. Stappen: wat er na elkaar gebeurt. Controles: waar wordt gekeken of de uitkomst klopt. Een beslismoment: waar jij akkoord geeft voordat er iets de deur uitgaat. En een uitkomst: een boeking, een bericht, een taak of een signaal.

Je hoeft daarvoor niet te programmeren. Meer dan honderd workflows en skills zitten al in Accountee, van stukken opvragen tot de controles bij de maandafsluiting. Je zet ze aan, je legt je kantoorafspraken vast, en ze draaien.

Wat er overblijft, is het leuke werk. Adviseren. Het gesprek met de ondernemer over of hij volgend jaar nog kan groeien.

De vraag is niet meer hoeveel procent van je facturen wordt herkend. De vraag is hoeveel van je kantoor nog handwerk is.

Het partnerkantoor

Voordat je zoiets aan kantoren aanbiedt, wil je weten of het werkt. Daarom testen we alles samen met Slimboekhouden.online, ons partnerkantoor. Een gewoon kantoor met zzp’ers en mkb-klanten, dat als eerste alle workflows heeft aangezet.

De uitkomst, na een paar maanden: de administratieve verwerking van zestig klanten kost daar ongeveer vier uur per week. Omgerekend naar een volledige werkweek is dat zo’n 600 administraties per fte. In de praktijk wordt 30 tot 60 administraties per fte als gangbaar gezien. Dat is dus ongeveer tien keer de norm.

En belangrijker dan de snelheid: de administraties zijn op orde, en de klanten merken het. Ongeveer 30 procent van de omzet komt uit advies dat begint bij een signalering in Kansen & Signalen. Klanten vertellen dat ze het gevoel hebben echt geholpen te worden, in plaats van eens per kwartaal een lijstje bonnetjes te moeten sturen.

Tien keer sneller klinkt als een verkooppraatje. Daarom is het goed om te kijken waar die tijd vandaan komt. Dat is geen magie, maar optelwerk.

Uit onderzoek onder kantoren blijkt dat van de 28 declarabele uren per week zo’n 12,5 uur opgaat aan boeken, opvragen en kloppend maken. Dat is bijna de helft, en het is werk dat zich uitstekend laat standaardiseren.

Daar komt het schakelen bij. Onderzoek van onder meer McKinsey liet zien dat kenniswerkers zo’n 28 procent van hun week kwijt zijn aan e-mail. Onderzoek naar onderbrekingen laat zien dat het na elke onderbreking lang duurt voordat je weer in je werk zit. Wie dat werk uit de inbox haalt en in één systeem zet, wint dus twee keer: de uren zelf, en de concentratie eromheen.

En er is het Zeigarnik-effect, beschreven in 1927: wat nog openstaat, blijft aan je hoofd trekken. Een systeem dat niets vergeet, geeft die energie terug.

Tel dat op, en tien keer de norm is geen wonder. Het is wat er gebeurt als je niet één proces automatiseert, maar 23 van de 30.

De rekensom

Stel dat jouw team tien keer zoveel productie kan doen. Wat gebeurt er dan met je omzet?

Een gemiddeld kantoor telt volgens de NOAB-benchmark 6,5 fte. Bij 50 administraties per fte zijn dat 325 administraties. Tien keer zoveel productie betekent niet dat je morgen 3.250 klanten hebt. Het betekent dat je drie dingen kunt kiezen.

Meer klanten met hetzelfde team. Elke nieuwe klant kost geen extra mensen. Je groeit zonder vacatures, in een markt waar volgens NOAB ruim 12 procent van de functies openstaat en een vacature gemiddeld zes maanden open blijft.

Meer advies per klant. De uren die vrijkomen, gaan naar werk dat je tegen een hoger tarief doet. Bij ons partnerkantoor is dat 30 procent van de omzet, tegen € 125 per uur.

Minder druk. Hetzelfde werk, dezelfde omzet, zonder de piek in april en zonder dat de eigenaar elk weekend bijspringt.

De meeste kantoren kiezen een mix. Maar reken het eens door voor jouw kantoor: hoeveel klanten je erbij kunt nemen, of hoeveel adviesuren je kunt factureren, als de verwerking nog maar een tiende van de tijd kost.

Zelf proberen

Tel hoeveel losse tools je kantoor nu gebruikt voor verwerking, vraagposten, signalering en dashboards. Schrijf bij elke tool op wie het resultaat ervan overtypt naar de volgende. Dat lijstje is het verschil tussen losse tools en kantoorautomatisering.

In het kort

De accountancy zit nog in de fase van losse tools, waar het gaat over herkenningspercentages. Volledige kantoorautomatisering richt je workflows in en laat boekingen, vraagposten, kruisverbanden en risico’s automatisch lopen. Ons partnerkantoor draait zo’n 600 administraties per fte, tien keer de norm, met tevreden klanten en 30 procent adviesomzet. Tien keer zoveel productie betekent voor jou: meer klanten, meer advies of minder druk. Jij kiest.