Oprichters onthullen Accountee: een AI-laag over de software die kantoren al hebben

87 procent van de accountants gebruikt inmiddels een vorm van AI. Maar wie beter kijkt, ziet losse tools en generieke chatbots. Een integrale AI oplossing voor het kantoorproces bestaat nog niet. In dat gat springen Benjamin Wilgers en Joey van Klaveren met Accountee. Een AI-laag over de software die kantoren al hebben, die (bijna) het hele proces overneemt: dossierbeheer, ontbrekende documenten opvragen, boekingen verwerken, controleren en adviezen voorbereiden. Geen implementatietraject. Je koppelt je bestaande pakketten en je gaat aan de slag met AI. Veilig en zonder hallucinaties. Een gesprek met de twee oprichters over krimp, veiligheid en waarom losse AI-hulpjes niet genoeg zijn.

87 procent gebruikt al AI. Waarom dan nog een platform?

Van Klaveren: "We moeten kijken naar wat er precies gebruikt wordt. 87 procent van de accountants zegt AI in te zetten. In werkelijkheid gaat het hier om generieke LLM´s zoals GPT of Copilot. Of het zijn losse tools waar AI in zit. Het gaat inderdaad wel om een vorm van AI; een scanoplossing die facturen herkent, een chatbot waar iemand een vraag in typt, een tool die één stap uit het proces doet. Om AI goed en ook vooral veilig in te zetten binnen een kantoor met klantdata, vraagt een andere aanpak."

"Wat ontbreekt is het geheel. Er is in deze markt geen integrale oplossing. Je hebt losse delen die niets van elkaar weten. Of je hebt een generiek taalmodel dat niets van jouw dossiers weet. Daartussen zit een gat. Daar zijn wij ingesprongen."

Wilgers: "In dat gat verdwijnt de meeste tijd. Niet zozeer in de stappen zelf, maar in het feit dat je telkens context mist en steeds aan het overzetten bent. Iemand haalt iets uit het ene systeem en neemt het over in het andere. Dat gebeurt de hele dag, op elk kantoor. Accountee stroomlijnt jouw boekhoudsystemen, CRM pakket, fiscale software en adviestrajecten in één pakket. Daarnaast heb je gewoon geen last van hallicunaties met Accountee en altijd de juiste en up to date kennis te pakken. Hierdoor heb je gewoonweg niet zoveel personeel nodig."

De instroom is gehalveerd. Is dat een dip of structureel?

Wilgers: "De cijfers laten zien dat het geen dip is. In 2009 begonnen er ruim tweeduizend studenten aan de hbo-bachelor accountancy. Nu zijn dat er iets meer dan duizend. Gehalveerd. Bij bedrijfseconomie, tegenwoordig finance and control, ging het van bijna 2.400 inschrijvingen in 2017 naar zo'n 1.250 in 2024. Het aandeel van die opleidingen binnen de economische studies zakte van 9,2 naar 7,0 procent. In 2028 studeren er ongeveer half zoveel mensen af als in 2013."

"Ondertussen staat het beroep stil. In 2003 waren er bijna twintigduizend accountants. In 2023 zo'n 22.500. De beroepsbevolking groeide in dezelfde periode met 36 procent. Van die 22.500 werkt 42 procent in het openbaar beroep. Het aantal AA's daalde zelfs, van 6.300 naar krap 5.900. Kantoren kunnen roepen wat ze willen over werven. Die mensen komen er niet bij."

Welk werk zou een computer moeten doen?

Wilgers: "De oplossing is dat je mensen niet meer inzet op werk dat een computer beter doet. Kijk wat er op een kantoor gebeurt. Bonnen najagen. Bankmutaties koppelen. Controleren of de btw klopt. Een dossier doorlopen om te zien of er iets opvalt. Dat werk ging vroeger naar stagiairs en juniors. Die laag wordt steeds dunner. Nu zit de ervaren medewerker mee te kijken of de administratie compleet is, terwijl hij het gesprek met de ondernemer zou moeten voeren."

Wat levert dat op per fte per week?

Wilgers: "Wij rekenen met 28 declarabele uren per week. Daarvan gaat er zo'n 12,5 uur op aan boekingen verwerken, documenten opvragen en administraties kloppend maken. Accountee neemt het leeuwendeel daarvan over. Boekingsvoorstellen. Signaleren wat mist. Uitvragen bij de klant. Inlezen in de administratie. Wat overblijft is beoordelen en de uitzonderingen. Reken op acht tot negen uur per fte per week. Bijna vierhonderd uur per jaar per medewerker. Op een kantoor van tien fte is dat ruim twee fte aan capaciteit, zonder dat er iemand bij hoeft. In loonkosten praat je over 120- tot 150-duizend euro per jaar. Dat is directe besparing, dat je niet uitgeeft aan medewerkers."

Vier uur voorbereiding per adviesgesprek. Hoeveel uur is dat met Accountee?

Wilgers: "Daar zit de grootste klap. Een adviesgesprek voorbereiden kost nu een uur of vier. Cijfers verzamelen, analyseren, kijken wat er speelt, een concept maken. Accountee heeft die gegevens in enkele seconden bij elkaar. Daarna ga je er als adviseur bij zitten en bouw je het samen op. Binnen een half uur ligt er een compleet advies. Dat scheelt drieënhalf uur per traject. Een kantoor met 250 cliënten dat twee keer per jaar met iedereen om tafel wil, wint ruim 1.700 uur per jaar. Een volle fte aan adviescapaciteit. Advisory medewerkers zijn nog een slag duurder en werken zo veel effectiever."

Een volledig adviestraject in een uur. Hoe ziet dat eruit?

Wilgers: "Vorige week draaide een kantoor dat met Accountee werkt een adviestraject voor een nieuwe cliënt. Zo'n dossier kost normaal dagen, alleen al om boven tafel te krijgen wat er mist. Het lag er in ongeveer een uur. Opvraaglijst voor de cliënt, actiepunten, werkplan, alles erop en eraan."

Welke zeven processen neemt Accountee over?

Van Klaveren: "Accountee draait het kantoorproces vanaf het CRM. Zeven dingen:

1. CRM-beheer: cliëntgegevens, contactmomenten en status op één plek, of gekoppeld aan wat je al gebruikt.
2. Permanent dossier: het dossier wordt automatisch opgebouwd en bijgehouden. Niet één keer per jaar met de hand.
3. Boekingen verwerken: mutaties en facturen worden geboekt in Exact Online, Yuki, Jortt, e-Boekhouden.nl, Moneybird of SnelStart.
4. Ontbrekende documenten opvragen: het systeem ziet wat mist, vraagt het op bij de cliënt en zet het in de administratie.
5. Administratieve controles: aansluitingen, btw, grootboek. De checks die nu iemand handmatig afloopt.
6. Dossiers doorakkeren op advieskansen: marges die teruglopen, een lening die afloopt, een investering die fiscaal beter kan.
7. Adviezen en documenten voorbereiden: met die signalen ligt er een concept klaar, inclusief onderbouwing."

Waarom is een AI-laag beter dan losse tools?

Van Klaveren: "Een intelligentielaag over alle losse tools zorgt dat informatie automatisch uitgewisseld wordt en daar gaat het mis bij de meeste AI implementaties. Een kantoor heeft een scanoplossing, een boekhoudpakket, een dossiertool, een CRM en een rapportagepakket. Allemaal los. Met koppelingen ertussen die iemand met de hand moet nachecken en bijhouden. De winst lekt weg in het overzetten en fouten. Wij hebben het omgedraaid. Accountee is geen nieuw pakket dat de rest vervangt. Het is een AI-laag over de software die je al hebt. Je boekhoudpakket blijft je boekhoudpakket. Je dossiers blijven staan waar ze staan. Zelfs je klanten hoeven geen app te installeren. Accountee leest uit jouw bestaande software, werkt erin en verbindt de stappen die nu handmatig aan elkaar geknoopt worden."

Hoe lang duurt de invoering?

Van Klaveren: "Er is geen invoering, in de zin die kantoren gewend zijn. Geen migratie. Geen dataconversie. Geen traject van een half jaar met een consultant erbij. Voor de meeste kantoren is dat de echte drempel geweest. Niet de prijs, maar de maanden rommel eromheen. Bij ons koppel je je pakketten en je gaat aan de slag. Bevalt het niet, dan koppel je het weer los. Alles staat nog gewoon in je eigen systemen. Prompten hoef je ook niet te leren. Een kantoor van vijf man heeft iets nodig dat werkt zonder IT-afdeling."

Jij bent ethisch hacker. Wat gaat er mis met AI op kantoren?

Van Klaveren: "Ik ben ethisch hacker. Ik heb jarenlang systemen opengebroken om te laten zien waar ze lek zijn. Dus ik weet hoe de meeste AI-oplossingen in elkaar zitten. Veel kantoren plakken nu een generieke chatbot naast hun administratie. Klantgegevens gaan een model in waar je geen zicht op hebt. Dat is voor een kantoor met een geheimhoudingsplicht geen houdbare situatie."

"Accountee werkt anders. Eigen database, op een eigen server, met een eigen kennisbank. Die kennisbank is de bron waar het systeem uit put. Wij noemen dat RAG, retrieval-augmented generation. Het model verzint niets, het haalt op uit onze eigen vakinhoudelijke bron en onderbouwt daarmee. Daar bovenop zit een agentic structuur. Accountee stuurt de taalmodellen aan in vaste stappen, met controles tussendoor. Elke stap is herleidbaar."

Hoe houden jullie hallucinatie eruit?

Van Klaveren: "Een generieke LLM heeft geen vakinhoudelijke bron en geen procesbewaking. Die geeft een antwoord dat klinkt als een antwoord. Bij deelspecifieke tools zie je hetzelfde, alleen kleiner. Ze doen één taak en gokken bij de rest. Wij hebben het omgekeerd gebouwd: eerst de bron, dan de structuur, dan pas het model. Daarmee druk je hallucinatie weg en houd je bruikbaarheid over. Accountee voldoet aan de AVG en aan de AI-verordening. Dat is geen bijzaak voor ons, dat was de startvoorwaarde."

Wilgers: "En de accountant blijft degene die beoordeelt en tekent. Elke boeking, elk signaal en elk conceptadvies is terug te voeren op de bron. Accountee boekt, controleert en bereidt voor. Het neemt geen oordeel over."

Wie draait er nu mee?

Wilgers: "We bouwen niets zonder dat er kantoren mee draaien. Op dit moment zijn dat er zeven en er komen er op korte termijn nog 9 bij. Zij testen het in hun eigen praktijk, op hun eigen dossiers. Dat levert kritiek op waar je op een productafdeling nooit aan denkt. Elke functie in Accountee bestaat omdat wijzelf of een van hen tegen het probleem aanliep."

Kost dit banen?

Wilgers: "Er is geen overschot aan mensen in deze sector. Er is een tekort. Wat verdwijnt is het werk waar niemand voor in het vak is gegaan. Wat overblijft is het gesprek met de ondernemer. Daar zit de waarde en het plezier. Ik ken geen medewerker die accountancy in ging om bonnen te verzamelen."

Zijn kantoren hier klaar voor?

Van Klaveren: "Accountants en administrateurs zijn verder dan mensen denken. De bereidheid is er, het gereedschap niet. Kantoren experimenteren al jaren met losse hulpjes en lopen elke keer tegen dezelfde grens aan: het proces zelf verandert er niet van. Zodra je dat wel aanpakt, gaat het hard."

Waar moet dit over drie jaar staan?

Wilgers: "Dat een kantoor van vijf man dezelfde kwaliteit levert als een kantoor van vijftig, zonder dat de mensen eraan onderdoor gaan. Kleinere kantoren zitten klem tussen regeldruk en schaalvoordeel. Wij willen die autonomie teruggeven. En het moment is er. Iedereen moet voor 1 januari 2027 het kwaliteitsmanagement opnieuw inrichten onder SKM1 en de NVKM. Je gaat je processen toch al tegen het licht houden."