Terug van vakantie? Zo is je administratie in één middag weer bijgewerkt

Je koffer staat nog half uitgepakt in de gang, je mailbox loopt over en ergens in een tas of je broekzak zitten nog bonnetjes die al drie weken op verwerking wachten. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Terugkomen van vakantie voelt vaak alsof je twee keer moet opstarten: je bedrijf én je administratie.

Het goede nieuws: je achterstand is vaak kleiner dan hij lijkt. Volg de vier stappen hieronder en werk je administratie in één middag bij, zonder uren kwijt te zijn aan zoeken, overtypen en uitpluizen.

Waarom september het beste moment is om je administratie in te halen

September is een logisch moment om je administratie bij te werken. Doe je per kwartaal btw-aangifte, dan staat eind oktober de volgende aangifte alweer voor de deur. Laat je de zomerachterstand liggen, dan loopt de werkdruk in oktober verder op. Werk je alles nu bij, dan hoef je straks alleen de laatste weken aan te vullen in plaats van meerdere maanden te verwerken.

Vier stappen om in één middag je administratie op orde te maken

Stap 1. Laat de bankkoppeling het werk doen

Kijk nog niet naar je bonnetjes, maar laat eerst je bankmutaties automatisch koppelen aan bestaande facturen via een bankkoppeling in je administratie. Daarmee verdwijnt direct een groot deel van het handmatige werk.

Stap 2. Scannen in plaats van typen

Met scan-en-herken software hoef je niet meer handmatig facturen over te tikken in je administratie. Je maakt gewoon een foto van je bonnetje, of scant hem in, en de software herkent zelf de datum, het bedrag en de leverancier én verwerkt de informatie meteen in jouw administratie. Jij hoeft alleen nog maar te kijken naar de uitzonderingen.

Stap 3. Begin bij wat het langst blijft liggen

Ken je het gezegde ‘eat the frog’? Begin met de taak waar je het meest tegenop kijkt, die het lastigst is of al het langst is blijven liggen. Zo voorkom je dat juist die klus aan het einde van de middag nog op je wacht.

Stap 4. Werk in tijdsblokken van 30 minuten

Deel je middag op in blokken van 30 minuten en neem tussendoor steeds een korte pauze. Zo blijft de taak overzichtelijk en houd je je aandacht beter vast dan tijdens één lange werksessie.

Zo hoef je dit volgend jaar niet meer te doen

Vier stappen, één middag, en je stapel is weg. Dat werkt, maar het mooiste scenario is dat je deze inhaalslag volgend jaar niet meer nodig hebt.

Het verschil zit niet in harder werken zodra je terug bent, maar in hoeveel er al is gebeurd voordat je zelf naar je administratie kijkt. Automatiseer daarom de terugkerende handelingen. Een bankkoppeling haalt dagelijks je transacties op en koppelt ze aan je boekingen. Scan-en-herkensoftware verwerkt een bonnetje zodra je het fotografeert. Zo creër je geen extra stappen, maar een kortere takenlijst bij thuiskomst.

Wil je weten hoe je jouw administratie zo inricht dat die ook tijdens je vakantie doorloopt? Ontdek wat Lundify voor jouw bedrijf kan doen.

Bron: Bjorn Lunden - partner AccountancyWorld