Automatisch btw-nummers controleren met ZioSync

Het controleren van btw-nummers is een belangrijk onderdeel van een betrouwbare administratie. Bij klanten en zakelijke relaties binnen de Europese Unie moet je kunnen nagaan of een opgegeven btw-nummer geldig is en aansluit bij de betreffende onderneming. Handmatig controleren kost echter tijd, zeker wanneer je meerdere administraties en relaties beheert.

Met de Btw-validator van ZioSync wordt dit proces geautomatiseerd. De koppeling importeert accounts vanuit Exact Online en valideert de bijbehorende btw-nummers automatisch via het officiële VAT Information Exchange System (VIES) van de Europese Commissie.

Waarom btw-nummers controleren?

Bij zakelijke transacties binnen de EU hoeft er geen btw betaald te worden. Het is dan wel belangrijk om te weten of klanten daadwerkelijk geregistreerd staan als bedrijf. Als dit niet het geval is, moet er namelijk achteraf alsnog btw betaald worden.

Om dit te controleren, worden de btw-nummers van klanten gevalideerd. In de praktijk betekent dit regelmatig btw-nummers controleren. Wanneer dit handmatig gebeurt, moet per relatie worden nagegaan of het nummer geldig is en of de geregistreerde gegevens aansluiten bij de onderneming.

Bij een groot klantenbestand kan dat al snel een tijdrovend proces worden. Bovendien wil je voorkomen dat een onjuist of ongeldig btw-nummer pas wordt ontdekt wanneer een transactie al is verwerkt.

De Btw-validator van ZioSync koppelt met Exact Online

De Btw-validator van ZioSync automatiseert deze controle voor gebruikers van Exact Online. Accounts worden vanuit Exact Online geïmporteerd, waarna de bijbehorende btw-nummers automatisch worden gevalideerd.

Voor de controle maakt ZioSync gebruik van het VAT Information Exchange System (VIES), het officiële systeem van de Europese Commissie voor de verificatie van btw-nummers binnen de Europese Unie.

Naast de geldigheid van het btw-nummer controleert de koppeling ook of beschikbare bedrijfsgegevens, zoals naam en adres, overeenkomen met de informatie die bij het btw-nummer hoort. Hierdoor hoef je niet langer ieder btw-nummer afzonderlijk handmatig te controleren.

Minder handmatig controlewerk voor accountants

Voor accountantskantoren zit de winst vooral in schaalbaarheid. Een individuele btw-controle kost misschien maar enkele minuten, maar wanneer honderden of duizenden relaties gecontroleerd moeten worden, loopt de benodigde tijd snel op. Door deze controles te automatiseren, verdwijnt een groot deel van het repetitieve werk. Dat levert verschillende voordelen op:

·       Minder handmatige controles

·       Sneller inzicht in ongeldige of afwijkende btw-gegevens

·       Minder kans op fouten en correcties achteraf

·       Efficiënter beheer van grote aantallen relaties

·       Meer tijd voor andere werkzaamheden

De koppeling kan daarmee interessant zijn voor zowel individuele Exact Online administraties als accountantskantoren die meerdere administraties beheren.

Meer grip op de administratie door automatisering

Accountancy draait steeds minder om het handmatig overnemen en controleren van gegevens en steeds meer om het bewaken van de kwaliteit ervan. Vooral terugkerende controles kunnen steeds vaker automatisch worden uitgevoerd.

De Btw-validator van ZioSync is daar een praktisch voorbeeld van. In plaats van btw-nummers afzonderlijk te controleren, worden btw-gegevens uit Exact Online automatisch gevalideerd. Afwijkingen kunnen daardoor eerder aan het licht komen en medewerkers besteden minder tijd aan terugkerend controlewerk.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld