5 rapporten voor actueel grip op declarabiliteit

Declarabiliteit blijft voor jouw accountants- of administratiekantoor 1 van de belangrijkste stuurvariabelen. Dan is dagelijks inzicht in uren, budgetten en rendement nodig. Wat je niet nodig hebt zijn teams die achteraf tijd schrijven, projectinformatie die verspreid is en verlate rapportages. Moderne kantoren werken met dashboards en actuele rapportages die direct zichtbaar maken waar capaciteit, omzet en winstgevendheid onder druk staan.

1. Declarabiliteit per medewerker

Het eerste rapport vormt direct de basis: declarabiliteit per medewerker. Dit overzicht laat zien hoeveel uren daadwerkelijk factureerbaar zijn ten opzichte van het totaal aantal geschreven uren. Stuur je op totaal geschreven uren, dan vertelt het weinig over rendement. Een medewerker met veel interne uren of overlegmomenten oogt druk, terwijl de facturabele productie achterblijft. Een goed declarabiliteitsrapport toont daarom:

·       Percentage declarabele uren;

·       Verhouding intern versus extern;

·       Trends per week of maand;

·       Verschillen tussen teams;

·       Ontwikkeling ten opzichte van targets.

Vooral de combinatie met actuele urenregistratie levert enorme voordelen op. Teamleiders zien direct waar productie achterloopt en waar capaciteit beschikbaar blijft. Daarnaast ontstaat meer grip op coaching. Niet iedere medewerker presteert hetzelfde binnen dezelfde functie. Door patronen zichtbaar te maken ontstaan betere gesprekken over planning, werkdruk en klantverdeling.

2. Onderhanden werk versus budget

Herken je dit probleem: opdrachten lopen door terwijl het budget ongemerkt overschreden raakt. Zeker bij samenstelwerkzaamheden, adviestrajecten en complexe administraties sluipt extra tijd er snel in. Een rapport dat onderhanden werk koppelt aan budgetbewaking voorkomt verrassingen aan het einde van de maand. Belangrijke onderdelen binnen dit rapport:

·       Geschreven uren versus begroot;

·       Openstaande werkzaamheden;

·       Verwacht eindresultaat;

·       Voortgang per opdracht;

·       Signalering bij budgetoverschrijding.

Vooral tussentijdse signaleringen maken hier het verschil. Niet achteraf constateren dat een dossier verlieslatend blijkt, maar direct inzicht tijdens uitvoering. Binnen moderne kantoren groeit bovendien de behoefte aan voorspellende inzichten. Niet alleen kijken naar gisteren, maar ook vooruitkijken naar de verwachte projectuitkomst.

3. Omzet per klantgroep

Niet iedere klant levert dezelfde bijdrage aan het kantoorresultaat. Maar hoe vaak komt het voor dat je een helder overzicht mist van omzet en rendement per branche, klanttype of dienstverlening. Een omzetrapport per klantgroep brengt focus aan in commerciële keuzes. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in:

·       Mkb-klanten;

·       Zzp-portefeuilles;

·       Auditklanten;

·       Adviestrajecten;

·       Salarisadministraties;

·       Samenstelpraktijken.

Door omzet te combineren met tijdsbesteding ontstaat een veel realistischer beeld van winstgevendheid. Sommige klanten vragen relatief weinig uren en leveren stabiele omzet op. Andere dossiers veroorzaken juist hoge werkdruk met beperkte marge. Met actuele rapportages ontstaat een stevig fundament voor strategische keuzes.

4. Productiviteit per team

Groeiende kantoren lopen vaak tegen hetzelfde vraagstuk aan: waar ontstaat precies capaciteitsdruk? Een productiviteitsrapport per team maakt zichtbaar:

·       Hoeveel uren teams schrijven;

·       Hoeveel declarabel blijft;

·       Welke teams structureel overbelast raken;

·       Waar leegloop ontstaat;

·       Welke afdelingen achterlopen op planning.

Vooral tijdens piekperiodes biedt dit enorme voordelen. Denk aan btw-seizoenen, jaarrekeningen of fiscale deadlines. Teammanagers zien direct waar ondersteuning nodig blijkt. Daarnaast ontstaat beter inzicht in de verhouding tussen senioriteit en productiviteit. Soms blijkt een team veel senior capaciteit in te zetten op relatief eenvoudige werkzaamheden. Dat beïnvloedt direct het rendement.

5. Forecast declarabiliteit en capaciteit

Kijk verder dan historische rapportages; forecasting speelt inmiddels een centrale rol binnen moderne praktijkvoering. Een forecastrapport combineert:

·       Geplande uren;

·       Beschikbare capaciteit;

·       Verlof en ziekte;

·       Deadlines;

·       Verwachte omzet.

Vooral in een markt met aanhoudende personeelstekorten groeit het belang van voorspelbaarheid. Kantoren die werken met realtime data en geïntegreerde processen reageren sneller op veranderingen.

Van rapportage naar grip

Binnen je kantoor werkt je met enorme hoeveelheden data, maar welk deel benut je actief voor sturing? Juist de combinatie van urenregistratie, projectbewaking, planning en dashboards maakt het verschil tussen terugkijken en vooruitsturen. Actuele rapportages zorgen voor:

·       Meer grip op rendement;

·       Betere capaciteitsverdeling;

·       Snellere besluitvorming;

·       Minder budgetoverschrijdingen;

·       Sterkere voorspelbaarheid.

Software voor accountants

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld