Hoe Annonu Finance grip houdt op uren, workflow en facturatie

Urenregistratie, workflowbeheer en facturatie nauw met elkaar verbonden. Toch werken deze processen in de praktijk nog regelmatig naast elkaar in verschillende systemen. Dat zorgt voor extra handelingen, minder inzicht en foutgevoelige processen. Annonu Finance koos daarom bewust voor 1 geïntegreerde oplossing. Het kantoor werkt inmiddels een flink aantal jaar met de software van Yoobi.

1 centrale werkomgeving

Toen het bestaande urenregistratiesysteem niet langer aansloot bij de wensen van het kantoor, ging Annonu Finance op zoek naar een oplossing die beter paste bij de dagelijkse praktijk van een modern administratie- en accountantskantoor. Belangrijke eisen waren:

·       Eenvoudige en snelle urenregistratie;

·       Facturatie van zowel abonnementen als meerwerk;

·       Inzicht in declarabiliteit;

·       Grip op taken en workflows;

·       Koppelingen met bestaande systemen.

Voor veel kantoren herkenbare vraagstukken. Zeker wanneer klantbeheer, compliance, planning en facturatie steeds meer met elkaar verweven raken. De combinatie van functionaliteiten gaf de doorslag. De meerwaarde zat in het samenbrengen van urenregistratie, workflow en facturatie in 1 oplossing.

Urenregistratie als basis voor sturing

Binnen Annonu Finance is iedere klant ingericht als project. Medewerkers registreren hun uren op vaste werkzaamheden zoals:

·       Btw-aangiften;

·       Samenstelwerkzaamheden;

·       Advieswerk;

·       Salarisadministratie;

·       Intern overleg.

Daardoor ontstaat een correcte basis voor facturatie en direct inzicht in productiviteit en declarabiliteit. Voor accountants- en administratiekantoren wordt dat steeds belangrijker. Vanwege margedruk en ook om tijdig inzicht te krijgen in abonnementen, meerwerk en capaciteitsverdeling binnen teams. Met standaardrapportages ziet het kantoor onder meer:

·       Gemiddeld uurtarief per klant;

·       Beschikbare uren binnen abonnementen;

·       Verhouding declarabel/niet-declarabel;

·       Voortgang van werkzaamheden.

Minder correcties in het facturatieproces

Veel kantoren werken tegenwoordig met een mix van abonnementsmodellen en urenfacturatie. Dat vraagt om flexibiliteit in het facturatieproces. Annonu Finance factureert abonnementen maandelijks of per kwartaal en verwerkt aanvullende werkzaamheden op nacalculatiebasis. Omdat afspraken en werkzaamheden direct gekoppeld zijn aan urenregistratie en orders, zijn handmatige correcties nauwelijks nodig. Daarnaast zorgt de koppeling met Exact Online ervoor dat betalingen automatisch worden verwerkt en de betaalstatus altijd actueel blijft.

Workflowbeheer direct gekoppeld aan Outlook

Naast urenregistratie en facturatie gebruikt Annonu Finance ook workflowfunctionaliteiten voor terugkerende processen, zoals jaarrekeningen en periodieke werkzaamheden. Taken worden automatisch aangemaakt en direct gekoppeld aan Outlook-agenda’s van medewerkers. Daardoor ontstaat meer overzicht in planning en opvolging.

Voor kantoren waar veel processen afhankelijk zijn van deadlines en terugkerende werkzaamheden, helpt dit om werkzaamheden beter te structureren en minder afhankelijk te zijn van losse actielijsten of mailboxbeheer.

Ondersteuning van complianceprocessen

Ook compliance speelt een steeds grotere rol binnen accountants- en administratiekantoren. Annonu Finance gebruikt vrije velden binnen het CRM om WWFT-controles vast te leggen volgens de richtlijnen van de NOAB. Daardoor is geen aparte tooling nodig voor deze controles en blijven klantgegevens, taken en compliance-informatie centraal beschikbaar.

Software moet meebewegen met het kantoor

Volgens Annonu Finance zit de kracht vooral in het gebruiksgemak en het feit dat processen samenkomen in 1 omgeving. Zeker voor groeiende administratie- en accountantskantoren wordt het steeds belangrijker om versnippering van software tegen te gaan. Door urenregistratie, workflow, CRM en facturatie centraal te organiseren, ontstaat meer grip op processen en meer inzicht in rendement en planning.

Software voor accountants

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld