Meer resultaat uit dezelfde werkdag: zo creëren accountants ruimte zonder extra uren

De werkdag van veel accountants voelt vaak te kort: deadlines, klantvragen, rapportages en controles stapelen zich op. Voor je het weet loopt de dag door tot in de avond en ligt er nog steeds werk te wachten. Toch zijn er accountants die hun werkdag afronden met een voldaan gevoel en zonder overwerk. Het verschil zit bijna nooit in het aantal uren dat iemand werkt, maar in de manier waarop die uren worden ingericht. Meer resultaat uit dezelfde werkdag begint met inzicht.

Hoe krijg je beter inzicht in tijd?

Gemiddeld gezien beschikt iedere accountant dagelijks over precies dezelfde hoeveelheid tijd. Meer uren maken levert op korte termijn misschien verlichting, maar op lange termijn draagt het niet bij aan een gezondere werkbalans. Het echte verschil ontstaat zodra kantoren zicht krijgen op waar tijd daadwerkelijk naartoe gaat. Veel tijd verdwijnt namelijk in kleine, terugkerende handelingen: administratie bijwerken, informatie opzoeken, losse e-mails verwerken of gegevens opnieuw invoeren. Op weekbasis lopen die extra minuten snel op. Wanneer inzicht ontstaat in deze patronen, organiseer je processen slimmer.

Waar zorgt inzicht voor?

Accountants leveren een dienst waarbij betrouwbaarheid en snelheid centraal staan. Zodra interne processen overzichtelijk zijn ingericht, merken klanten dat direct. Denk bijvoorbeeld aan:

·       Kortere doorlooptijden bij vragen of verzoeken;

·       Duidelijk overzicht van uren, projecten en kosten;

·       Betere sturing op planning en capaciteit.

Met dat overzicht verschuift de focus van achteraf corrigeren naar vooruitkijken. Dat levert rust op binnen het kantoor én betere advisering richting klanten.

Hoe versterken processen de productiviteit?

Veel accountantskantoren werken nog met losse systemen of verschillende tools voor urenregistratie, projectadministratie en facturatie. Daardoor heb je in verschillende systemen andere informatie opgeslagen. Wanneer gegevens verspreid staan over meerdere systemen, kost het verzamelen van informatie onnodig veel tijd. Door processen rondom urenregistratie, planning en klantinformatie samen te brengen in 1 omgeving, ontstaat overzicht. Minder schakelen tussen systemen betekent minder fouten en minder tijdverlies.

Welke rol speelt technologie?

Digitale ondersteuning speelt daarbij een belangrijke rol. Moderne bedrijfssoftware automatiseert een groot deel van administratieve processen en brengt informatie samen op 1 plek. De software van Yoobi richt zich bijvoorbeeld op het stroomlijnen van bedrijfsprocessen zoals:

·       Urenregistratie;

·       Projectmanagement;

·       CRM;

·       Facturatie;

·       Verlof- en onkostenregistratie.

Door deze onderdelen te combineren ontstaat 1 centraal overzicht van projecten, klanten en werkzaamheden. Dat zorgt voor grip op planning en declarabiliteit, en voorkomt dat informatie verspreid staat. Voor accountantskantoren betekent dat minder administratieve handelingen en meer focus op advies en klantcontact.

Hoe creëer je meer waarde voor klanten?

Klanten verwachten tegenwoordig meer dan alleen een correcte administratie. Ondernemers zoeken een adviseur die vooruitkijkt en helpt bij strategische keuzes.Wanneer interne processen efficiënt zijn ingericht, ontstaat tijd voor die rol. Denk aan:

·       Analyse van cijfers;

·       Strategisch advies;

·       Begeleiding bij groei of investeringen.

Wat levert anders werken op?

Meer rendement uit dezelfde werkdag vraagt niet om langere werkdagen, maar om een andere manier van werken. Met inzicht in tijdsbesteding, duidelijke processen en slimme ondersteuning ontstaat ruimte binnen bestaande uren. Die ruimte vertaalt zich direct naar productiviteit, werkplezier en betere dienstverlening. Dáár ligt voor veel accountantskantoren de grootste winst. Slimme software biedt de mogelijkheden en jij bepaalt hoe je die inzet.

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past.

Plan jouw demo

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld