NVKS-special: van kwaliteitshandboek naar kwaliteitssysteem (deel 3)

Indien u conform de NVKS een stelsel van kwaliteitsbeheersing heeft ingericht op basis van de aard en omvang van uw kantoor (zie deel 2 van deze special), dient u dit stelsel ten minste jaarlijks te evalueren. Het doel van deze evaluatie is het bewaken van de naleving en de effectiviteit. Enerzijds beoordeelt u of het stelsel (nog) relevant en toereikend is, anderzijds bekijkt u of het (nog) wordt nageleefd op opdrachtniveau. Om dit vast te stellen voert u dossierreviews uit waarbij periodiek een afgerond dossier van iedere eindverantwoordelijke accountant wordt onderzocht. De inhoud van deze dossierreviews wordt onder andere bepaald door uw kwaliteitsambitie. De omvang en intensiteit van de dossierreviews moeten minimaal een redelijke mate van zekerheid borgen. Dat wil zeggen een hoge, maar niet absolute mate van zekerheid. De periodiciteit mag u zelf bepalen.

Periodiciteit
Volgens de toelichting op de NVKS kan aan het periodieke karakter van de dossierreviews invulling worden gegeven door deze bijvoorbeeld eens in de drie jaar uit te voeren. Wellicht is een dergelijke periodiciteit een goede optie wanneer er bijvoorbeeld vijftig accountants binnen het kantoor werkzaam zijn. In dat geval is de omvang groot genoeg om te stellen dat jaarlijks bij een derde van de accountants een dossierreview plaatsvindt. Zo is elke accountant eens in de drie jaar aan de beurt. Echter, kijkend naar de eis vanuit de NVKS dat u jaarlijks uw stelsel van kwaliteitsbeheersing dient te evalueren, ligt het voor de hand om binnen een accountantskantoor met een beperkt aantal accountants van hen elk jaar een afgesloten dossier te reviewen om er zo voor te zorgen dat u voldoende input krijgt voor uw evaluatie om de eerder genoemde redelijke mate van zekerheid te borgen.

Bijwerken risico-inventarisatie
De eerdere opgestelde risico-inventarisatie (zie deel 1 van deze NVKS-special) kunt u vervolgens bijwerken met de uitkomsten van de dossierreviews. Zijn de eerder gedefinieerde risico’s nog aanwezig? Moeten deze worden geactualiseerd? Worden nieuwe risico’s onderkend? Dan koppelt u aan deze nieuwe risico’s vervolgens de maatregelen en procedures die u gaat inzetten om deze terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau. Met betrekking tot eerder gedefinieerde risico’s bepaalt u tot slot of de ingezette maatregelen en procedures (nog) toereikend zijn of bepaalt u aanvullende maatregelen en procedures en legt deze vast.

Aanpassing stelsel van kwaliteitsbeheersing en/of kwaliteitsbeleid
De uitkomsten van de evaluatie dient u te verwerken in uw stelsel van kwaliteitsbeheersing. Is de kwaliteitsreview door de kwaliteitsmanager uitgevoerd, dan dienen verbeteringen in het kwaliteitsbeleid te worden voorgesteld aan de kwaliteitsbepaler. Zo zou de conclusie uit de evaluatie kunnen luiden dat aanvullende kantoordoelstellingen in het kwaliteitsbeleid op onderdelen niet zo realistisch waren als vooraf werd aangenomen. Dit zou kunnen betekenen dat u de doelstellingen in het kwaliteitsbeleid bijstelt. Denk bijvoorbeeld aan de doelstelling om voor 1 juni van het jaar alle (100%) samenstellingsopdrachten met betrekking tot het voorgaande boekjaar te hebben afgerond. Tijdens de tweede achtereenvolgende evaluatie blijkt dat deze doelstelling voor slechts 80% wordt gehaald. Met het verder fijn slijpen van het proces en het optimaliseren van de IT zou het kantoor 90% moeten kunnen halen. In dat geval dient de doelstelling te worden aangepast, omdat 100% niet realistisch is gebleken.

Communiceren
Tot slot dient u de uitkomsten van de evaluatie jaarlijks binnen het kantoor te communiceren, waarbij u minimaal aandacht dient te schenken aan systematische, zich herhalende of andere belangrijke onvolkomenheden, inclusief de aanpassingen die u in het stelsel van kwaliteitsbeheersing heeft doorgevoerd om deze onvolkomenheden op te lossen.

Evaluatie op strategisch niveau
Naast de jaarlijkse evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeheersing is het aan te raden om ook op strategisch niveau periodiek te evalueren. Hierbij gaat het om de evaluatie van de missie, visie en (kwaliteits)ambitie. Een dergelijke evaluatie zou u bijvoorbeeld eens in de vijf jaar kunnen uitvoeren om vast te stellen of de eerder gedefinieerde missie, visie en (kwaliteits)ambitie nog aansluiten. Een sterk veranderende omgeving kan bijvoorbeeld aanleiding zijn voor wijzigingen. Aanscherpingen op strategisch niveau kunnen vervolgens weer van invloed zijn op de gedefinieerde doelstellingen in het kwaliteitsbeleid (naast de wijzigingen die voort kunnen komen uit de jaarlijkse evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeheersing zoals hiervoor beschreven).

Alert
Overigens is het naast de periodieke beoordeling van belang continu alert te zijn op ontwikkelingen binnen en buiten het kantoor. Deze ontwikkelingen kunnen immers aanleiding zijn om het stelsel van kwaliteitsbeheersing (tussentijds) aan te passen. Denk bijvoorbeeld aan tussentijdse wijzigingen in wet- en regelgeving, maar ook ontwikkelingen binnen uw kantoor kunnen aanleiding voor aanpassing zijn.

NVKS-kwaliteitscirkel
Op deze wijze ontstaat een NVKS-kwaliteitscirkel waarin inventariseren, evalueren, aanpassen en implementeren centraal staan om de doelen uit uw kwaliteitsbeleid te behalen zoals reeds in deel 2 van deze NVKS-special beschreven. Daarmee realiseert u uw kwaliteitsambitie en houdt u aansluiting bij de veranderende omgeving van uw accountantskantoor.

Schendingen
Eventuele schendingen ten aanzien van het stelsel van kwaliteitsbeheersing die gedurende het jaar (bijvoorbeeld voortkomend uit een klacht) of tijdens de evaluatie blijken, moet u intern vastleggen. Tevens moet u nadenken over het opleggen van mogelijke binnen het kantoor definieerde disciplinaire maatregelen. Dit met betrekking tot de geconstateerde schending tegen degenen die een schending hebben gepleegd. Hierbij dient u bijzondere aandacht te hebben voor degenen die herhaaldelijk schendingen plegen. Een eventuele disciplinaire maatregel zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat een accountant (tijdelijk) bepaalde opdrachten niet mag uitvoeren totdat deze accountant met goed gevolg een aantal cursussen heeft gevolgd. Een eventuele opgelegde disciplinaire maatregel dient u ook vast te leggen.

Bewaring
Van belang is dat u vastleggingen in het kader van bijvoorbeeld uw stelsel van kwaliteitsbeheersing, aanscherpingen hiervan, evaluaties, eventuele klachten (inclusief afwikkeling) en opgelegde disciplinaire maatregelen gedurende zeven jaar bewaart. Zorg ervoor dat uw werkwijze voorziet in deze administratieve verplichting. Bij een eventuele toetsing of tuchtzaak kan aan u worden gevraagd een en ander te overleggen om te beoordelen of uw stelsel van kwaliteitsbeheersing heeft gewerkt. Houd hierbij goed in de gaten wat het moment is waarop de bewaartermijn ingaat (zie artikel 25 van de NVKS voor meer informatie).
Wanneer uw kantoor gebruikmaakt van het Novak Kwaliteitssysteem (voorheen Novak Kwaliteitshandboek) in Scienta – en dus niet alleen uw stelsel van kwaliteitsbeheersing hierin vastlegt maar ook de zaken met betrekking tot de beheersing van de kwaliteit (zoals inventarisatie en evaluatie) – wordt het bewaren van wijzigingen geautomatiseerd voor u verzorgd.

Evaluatie onder het verlicht regime
Wanneer u als kantoor heeft gekozen voor toepassing van het verlicht regime dient u jaarlijks een evaluatie uit te voeren ten aanzien van uw kwaliteitsambitie en de wijze waarop u heeft gewaarborgd dat NVKS-opdrachten (zoals samenstellings-, beoordelings- en controleopdrachten) worden uitgevoerd conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, aangezien een stelsel van kwaliteitsbeheersing in het geval van het verlicht regime (gedeeltelijk) ontbreekt. Dit kan worden gedaan door te evalueren en vast te leggen hoe het kantoor invulling heeft gegeven aan de belangrijkste elementen van kwaliteitsbeheersing, zoals waarneming, capaciteit, planning, kennis van wet- en regelgeving, intervisiemomenten met de waarnemer en de eigen betrokkenheid bij de opdrachtuitvoering. Onder het verlicht regime moet u dus wel degelijk nadenken over deze onderwerpen!
Ook het gebruik van middelen neemt u mee in de evaluatie. Bij middelen kunt u denken aan een standaard werkaanpak voor bijvoorbeeld de uitvoering van samenstellingsopdrachten, een vaste dossierindeling, werkprogramma’s, checklists, dossiertemplates, etc. Vervolgens dient u deze evaluatie te bespreken met een accountant van buiten uw kantoor. In veel gevallen kan deze accountant uw waarnemer zijn, zoals beschreven in deel 1 van deze NVKS-special. In ieder geval is het van belang dat deze accountant beschikt over voldoende deskundigheid en ervaring met betrekking tot kwaliteitsbeheersing.
Tijdens uw gesprek met de accountant van buiten het kantoor kunt u als eindverantwoordelijke accountant met behulp van een (willekeurig) opdrachtdossier aantonen hoe u invulling heeft gegeven aan uw betrokkenheid en aan de andere elementen van kwaliteitsbeheersing. De accountant van buiten het kantoor voert op één of meer dossiers van u vervolgens een review uit om vast te stellen dat met een redelijke mate van zekerheid kan worden gesteld dat uw kantoor voldoet aan de geformuleerde kwaliteitsambitie. Daarnaast kunnen tijdens de review aandachtspunten naar voren komen die dienen te worden verwerkt in de middelen die u hanteert.
Ten slotte legt u de evaluatie, de uitkomsten van de bespreking en eventuele gemaakte afspraken met de accountant van buiten het kantoor vast. Bewaar deze minimaal zeven jaar. 

Tot slot
In dze NVKS-special hebben we getracht in drie delen de NVKS bij u onder de aandacht te brengen. Hierbij realiseren wij ons dat we in deze drie delen niet volledig kunnen zijn. De NVKS kent veel details in vereisten en vrijheden. Zaak is dat u zich de regelgeving voldoende eigen maakt om deze goed toe te kunnen passen binnen uw kantoor. Wellicht is het belangrijkste al in deel 1 van deze NVKS-special aan bod gekomen en dat is dat de NVKS van u een andere houding vraagt dan u voorheen (wellicht) gewend was.

U moet meer nadenken over wat voor een kantoor u wilt zijn en waar u met het kantoor naar toe wilt. Dit om vervolgens te kunnen bepalen welke maatregelen en procedures u nodig heeft om uw doelen te bereiken. Nieuw zal ook voor veel kantoren zijn dat het waardevol is om minimaal één keer per jaar achterom te kijken. Is het kantoor op de goede weg? Dragen de gekozen maatregelen en procedures nog effectief bij aan het realiseren van de kwaliteitsambitie? Wat is het effect van de behaalde doelstellingen op de ontwikkeling van het kantoor? Ook de risicobenadering zal wellicht nieuw zijn: meer bepalen waar u vrijheden wilt nemen (binnen de kaders van wet- en regelgeving) en waar u de vrijheden juist wilt inperken.
Wanneer u de toepassing van de NVKS in de vingers heeft en de gedachte achter de opzet adopteert en implementeert in uw dagelijkse praktijk komt dit ten goede aan de algehele ontwikkeling van uw kantoor en het realiseren van uw persoonlijke ambities. Uiteindelijk maakt dit het vak weer leuk(er) en dat merkt de cliënt aan u!

Marcel Kurvers is projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem en externe kwaliteitsmanager voor mkb-accountantskantoren met betrekking tot het (op onderdelen) opzetten, inrichten en onderhouden van kwaliteitssystemen. In het Novak Kwaliteitssysteem zijn de hulpmiddelen opgenomen die nodig zijn om de jaarlijkse evaluatie uit te voeren en toereikend vast te leggen waarmee invulling wordt gegeven aan de vereiste evaluatie vanuit de NVKS.

Dit artikel komt uit Accountantsmagazine nummer 4, dat op donderdag 7 december is verschenen.