WWFT check: wat moet er allemaal in het dossier?

DEN HAAG - Wanneer u moet voldoen aan de bepalingen uit de Wet ter voorkoming van Witwassen & Financieren Terrorrisme (Wwft), dan dient u een dossier aan te leggen waarin u vastlegt met wie u precies zaken doet. Wie de uiteindelijke belanghebbende of ultimate beneficial owners (UBO) bij een transactie is en of hij/zij een mogelijk risico vormt. Maar hoe doet u zo’n Wwft check en wat moet er allemaal in het dossier?

1. Basisgegevens noteren

Iedere Wwft check begint met het noteren van een aantal basisgegevens van uw cliënt. Bij natuurlijke personen kunt u hierbij denken aan naam, adres, geboortedatum en woonplaats en bij rechtspersonen maakt u gebruik van de gegevens uit het KvK uittreksel (rechtsvorm, statutaire naam handelsnaam, adres en postcode, land, KvK nummer, etc.). Bij zakelijke klanten dient u bovendien de UBO’s te achterhalen en een verklaring te laten ondertekenen.

2. Gegevens verifiëren

Nadat u alle relevante gegevens heeft verzameld, dient u de gegevens te verifiëren om er zeker van te zijn dat ze kloppen. Bij deze stap van de Wwft check controleert u bijvoorbeeld het identiteitsbewijs en voegt u desgewenst een (geblurde) kopie toe aan het dossier waarbij u opmerkt dat u het originele document heeft gezien en geverifieerd. Eventueel behoort een UBO identificatie op afstand ook tot de mogelijkheden.

3. Cliëntenonderzoek uitvoeren

Als u de identiteitsgegevens van uw cliënt of UBO of heeft verzameld en geverifieerd, voert u een cliëntenonderzoek uit waarbij u nagaat of de relatie in kwestie een Politcally Exposed Person (PEP) is of ermee geassocieerd wordt, op sanctielijsten voorkomt, negatief in de publiciteit is geweest of gevestigd is in een staat die als risicovol wordt geclassificeerd. U voegt de uitkomsten van het cliëntenonderzoek middels screenshots of checklisten toe aan het dossier van de Wwft check.

4. Risicoclassificatie

Naar aanleiding van het cliëntenonderzoek bepaalt u het risico van de transactie. Zijn er één of meerdere indicatoren voor een verhoogd risico? Dan voert u een verscherpt cliëntenonderzoek uit. Zo niet, dan volstaat het normale cliëntenonderzoek en toont u slechts aan op welke wijze u gecontroleerd dat er geen factoren zijn die wijzen op een potentieel verhoogd risico. Bekijk ons ePaper: Risicoclassificatie model voor meer informatie.

 ! Let op, u dient ook een dossier bij te houden van de Wwft check als uw cliënt een hoog risico vormt en de transactie daardoor geweigerd moet worden!

5. Monitoren

Periodiek zal het dossier gereviewd moeten worden. U dient daarbij opnieuw een Wwft check uit te voeren om de gegevens te evalueren en zo te kijken of u de risicoclassificatie moet aanpassen of ongewijzigd kan laten.

Hulp nodig bij de Wwft check?

Een Wwft check uitvoeren kan u dus behoorlijk wat werk opleveren. Met onze Customer Due Diligence oplossing heeft u alle relevante gegevens met één enkele zoekopdracht direct gereed. Snel, eenvoudig en direct klaar om aan het dossier toe te voegen. Vraag nu een vrijblijvende demo aan.

Vraag demo aan

Bron: Handelzeker B.V. - partner AccountancyWorld