Case van Finovion: "Het allerbelangrijkste is dat je streeft naar tevreden klanten"

ROTTERDAM - Van startende ondernemers tot aan kantoren met ruim 20 jaar ervaring. Inmiddels telt het netwerk van Finovion ruim 50 administratiekantoren, bedrijfsadviseurs en accountants specialisten. Daarmee combineren ze het beste van twee werelden. Namelijk: de persoonlijkheid en betrokkenheid van het kleinere kantoor en de professionaliteit en continuïteit van het grotere kantoor. Het gezamenlijke doel is meerwaarde creëren voor het MKB. Aangesloten zijn bij Finovion betekent vrijheid voor kantoren, binnen de kaders van tevreden klanten. “Want het allerbelangrijkste is dat iedereen streeft naar tevreden klanten,” vindt Wichard Hendriks, oprichter van Finovion.

Klanttevredenheid door onbeperkte aandacht

Vanuit het servicekantoor in Rotterdam worden de Finovion kantoren in verschillende disciplines ondersteund. De centrale organisatie richt zich op ICT, marketing, vaktechniek en beleid. Op die manier hoeven de regiokantoren minder tijd te besteden aan randzaken en blijft er dus meer tijd over voor het klantcontact. Het klantcontact en het meedenken met ondernemers geeft de kantoren juist voldoening. Bij Finovion begrijpt men dat onbeperkte aandacht voor de klant heel belangrijk is. Alle activiteiten zijn erop gericht die onbeperkte aandacht aan de klant te kunnen geven. “Dit kan alleen als een kantoor tijd over heeft en het niet alleen in beslag wordt genomen door het basiswerk.” aldus Wichard Hendriks. Het centraliseren en automatiseren van processen is daarmee al sinds 2003 één van de speerpunten van Finovion.

“Onbeperkte aandacht kan je alleen geven als je tijd over hebt en niet alleen in beslag wordt genomen door het basiswerk.”

Een best of breed ICT Straat

De software straat van Finovion vormt een belangrijke spil in het centraliseren en automatiseren van processen. “We hebben nu een ICT straat staan waarmee we de komende jaren verder kunnen. DizzyData is het startpunt van die ICT straat. Onze klanten sturen hun boekstukken (inkoop en verkoop) naar DizzyData. Zij kunnen die dan zelf controleren of wij doen dat. Vervolgens worden de boekstukken, na controle en verwerking, in Exact Online verzameld. Daarnaast realiseren we voor onze relaties bankkoppelingen en laten we hen via online facturatiesoftware verkoopfacturen sturen. Deze komen direct in onze boekhoudsoftware terecht. Op die manier hebben we de 3-eenheid: inkoop, verkoop en bank, in hoge mate geautomatiseerd,” vertelt Wichard Hendriks.

Wichard Hendriks neemt ons verder mee in de software straat van Finovion: “Exact Online is de vergaarbak van onze data. Van daaruit ontsluiten we de data richting onze klanten. De klant kan direct toegang krijgen tot de data in Exact Online of we vertalen het naar ondernemersdashboards in Visionplanner. De BTW aangifte wordt vanuit Exact Online of Elsevier verstrekt. En de jaarrekening wordt via Infine of Visionplanner samengesteld. Via het klantportaal (PinkWeb) heeft de klant inzage in de informatie.”

Over de keuze van de systemen zegt hij: “We hebben gekozen voor best of breed, omdat we niet afhankelijk willen zijn van één leverancier. En best of breed zorgt voor de beste functionaliteit op ieder deelgebied.”

“We hebben gekozen voor best of breed, omdat we niet afhankelijk willen zijn van één leverancier. En best of breed zorgt voor de beste functionaliteit op ieder deelgebied.”

Het vertrekpunt van de dienstverlening

Ook het opstellen van de jaarrekening en aangifte gebeurt grotendeels geautomatiseerd. Finovion wil geen doorsnee boekhoudkantoor zijn, maar zoekt haar meerwaarde juist in het actief meedenken over alles wat met ondernemerschap te maken heeft. Desondanks vormt het routinematige werk vaak wel het vertrekpunt van de dienstverlening van Finovion. Hij legt uit: “De boekhouding en belastingaangifte zijn min of meer een verplichting voor het MKB en dit werk zorgt ervoor dat je makkelijk bij een organisatie binnenkomt. Door het repeterende werk te doen, leren organisaties Finovion kennen. Dit vormt de basis voor het opbouwen van een vertrouwensrelatie. De volgende stap is dat we ondernemers tips gaan geven en gaan adviseren over hun complete bedrijfsvoering. Hierbij denken de kantoorleiders van Finovion als ondernemer mee. Dit kan het grotere accountantskantoor met relatiebeheerders niet bieden.

De voorloper van de bedrijfsadviseur

Het brengt ons bij het tweede speerpunt dat sinds 2003 onderdeel uitmaakt van de Finovion bedrijfsvoering: Een controller op parttime basis aan het MKB aanreiken.

Wichard Hendriks vertelt dat accountantskantoren destijds voornamelijk bezig waren met cijfermatige verwerking en het verstrekken van informatie op basis van het verleden. “Wij wilden dat anders doen, juist de controller aanreiken binnen het MKB. Iemand die gedurende het jaar meedenkt met een ondernemer en meerwaarde zoekt in bredere advisering.”

Het is de voorloper van de accountant die we nu kennen als de toekomstgerichte bedrijfsadviseur. “De laatste tijd zijn we druk bezig geweest met het aanreiken van adviestools en draagkracht creëren voor de nieuwe manier van samenwerken met onze klant. Het voordeel is dat de kantooreigenaren van Finovion zelf ook ondernemer zijn. Daardoor kunnen zij zich goed verplaatsen in de klant. Het is echter wel belangrijk bewustzijn te creëren, zodat zij dat ook daadwerkelijk doen,” zegt Wichard Hendriks daarover.

“Het voordeel is dat de kantooreigenaren van Finovion zelf ook ondernemer zijn. Daardoor kunnen zij zich goed verplaatsen in de klant.”

En daar komt de kracht van de franchiseformule weer naar voren. Er worden sessies georganiseerd waarbij best practices worden getoond en casussen worden behandeld. Ook is alle beschikbare informatie gebundeld in een advies toolbox die de adviseur verder helpt te gaan dan alleen cijfermatige verwerking. Finovion heeft hiervoor onder meer een advies vragenlijst ontwikkeld met allerlei prangende vragen op verschillende adviesgebieden, zoals juridisch, pensioen, bedrijfseconomisch , HRM enzovoort.

Onbeperkte aandacht voor een vast tarief

Met de parttime controller voor het MKB was Finovion één van de voorlopers van de accountant als bedrijfsadviseur. Dat geldt ook voor het werken tegen maandelijkse abonnementskosten. Het derde speerpunt van Finovion. Sinds 2003 werkt het kantoor met vaste tarieven. Wichard Hendriks benoemt dat zij direct op basis van maandelijkse abonnementen zijn gaan werken en vult aan: “Onbeperkte aandacht is ook dat klanten kunnen bellen zonder dat je een rekening stuurt. Als een ondernemer bij Finovion op gesprek komt, dan vullen we samen een calculatiesheet in. Daarin staan alle activiteiten die we kunnen uitvoeren. We vragen de klant wat hij van de prijs vindt en hebben al vaak een mondeling akkoord in het eerste gesprek.”

Toch wel gericht op de cijfers

Alhoewel de drie pijlers door de jaren heen ietwat zijn gewijzigd vormen zij nog steeds de leidraad voor de franchiseformule van Finovion. Met als uitgangspunt klanttevredenheid, want daar gaat het allemaal om. En omdat dit wordt uitgedrukt in een cijfer (op dit moment een 9,5) blijft de adviseur van Finovion toch ergens nog wel een cijfer tijger.

Bron: DizzyData - partner AccountancyWorld