Hoe je als accountant je klant helpt met het delen van bestanden

Als accountant wil jij zo veilig en gemakkelijk mogelijk documenten delen met je klant. Niet alleen omdat dit vanuit de AVG-wetgeving verplicht gesteld is, maar ook omdat je het vertrouwen van je klant wilt behouden. Als accountantskantoor is het dan ook belangrijk om de juiste tools in te zetten en zo bestanden en documenten veilig te delen. Toch gaat het vaak mis. In deze blog bespreken we drie redenen waarom het bestanden delen met je klanten niet goed gaat én hoe jij dit kunt oplossen.

Verkeerde toegang

Bij het delen van bestanden en data met je klant staan veiligheid en privacy voorop. Je wilt dan ook voorkomen dat het door de verkeerde persoon gelezen wordt. Toch gebeurt het vaak dat deze bestanden gedeeld worden met mensen die deze niet in mogen zien. Bijvoorbeeld omdat je software voor iedereen van de organisatie toegankelijk is, of omdat de toegang niet is ingericht.

Controleer dan ook goed of de documenten die je van je klant ontvangt op de goede plek in jouw bestand en software staan en of ze de juiste rechten hebben. Werk waar mogelijk ook met software die dit aanbiedt. Op die manier weet je zeker dat alleen de juiste mensen toegang hebben en houdt je je aan de AVG-wetgeving. 

Gebrek aan overzicht

Als accountant ben je het gewend om te werken met veel verschillende bestanden en data. Waarschijnlijk heb je voor jezelf dan ook een systeem die je helpt met het ordenen en het creëren van overzicht. Maar wat als je klant documenten onoverzichtelijk aanlevert, of zelfs de verkeerde bestanden stuurt? Door dit gebrek aan overzicht ben jij niet alleen langer bezig met je werk, maar is het ook makkelijker om fouten te maken.

Help je klant dan ook met het creëren van overzicht. Doe dit bijvoorbeeld door aan te geven hoe ze documenten aan moeten leveren, of door te kijken naar een geschikte documentoplossing die jouw klant structuur geeft. 

Geen koppeling tussen documentsoftware van accountant en klant

Eén van de lastigste situaties bij het delen van bestanden is als de software die je als accountant gebruikt niet koppelt met die van de klant. In de praktijk worden gevoelige bestanden nog regelmatig gedeeld via email of via links naar omgevingen voor bestandsuitwisseling. Hoewel dit laatste veiliger is dan het versturen van bijlagen direct in de email, kleven ook hier veiligheidsrisico’s aan.

Dit zorgt niet alleen voor een veiligheidsrisico, maar het is ook het erg beperkend. Want wat als een e-mail niet goed aankomt, of (per ongeluk) doorgestuurd wordt? Ook is het voor anderen makkelijker om de gegevens te verwijderen of te ontvreemden. Zorg er dan ook voor dat je als accountant met een software werkt, die ook kan koppelen met de software van je klant. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling tussen Qwoater en Documentenbox. Op die manier wordt delen veilig én makkelijk. 

Maak het jezelf makkelijk

Naast dat je het belang van de klant vertegenwoordigt, is het belangrijk dat het ook voor jou als accountant makkelijk te doen is. Door te kiezen voor een software of documentmanagementsysteem die voldoet aan jouw wensen, zorg je ervoor dat jij goed en prettig je werk kan doen en dat je meer tijd hebt om de vragen van je klant te beantwoorden. 

Wil jij aan de slag met veilige software?

Lees meer over Qwoater

Bron: Qwoater - partner AccountancyWorld