DELFT - In het vorige blog over Agile werken voor accountants zijn we ingegaan op de voordelen van de samenwerking binnen het kantoor en met klanten. Sneller kunnen reageren op feedback of veranderingen, grip hebben op voortgang van processen en projecten, risico’s minimaliseren om een paar voorbeelden te noemen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld werken aan het uitbreiden van je adviespraktijk, waarbij je precies díe dienstverlening aanbiedt waar je klanten op zitten te wachten. Genoeg voordelen dus om als accountant deze flexibele manier van werken te adopteren. In dit blog gaan we in op de kenmerken van een Agile kantoor.
Wat zijn de kenmerken van een Agile kantoor?
Agile werken stelt jouw kantoor in staat om effectief en snel in te spelen op de veranderende behoeften van je klanten. Maar ook je interne processen kun je op deze manier eenvoudig en continu verbeteren waardoor je onnodige vertragende factoren weghaalt en met minder mensen meer kunt doen. Een Agile (of wendbaar) kantoor heeft vier kenmerken: een flexibele strategie, multidisciplinaire teams, werken in een vast ritme en visueel werken.
Een flexibele strategie
Het is belangrijk om een duidelijk doel voor ogen te hebben: weet waarom jouw organisatie bestaat. Wil je kantoor groeien of consolideren, het dienstverleningsportfolio uitbreiden of juist verder specialiseren, inzetten op online dienstverlening of wellicht nieuwe markten betreden. Wat je ook voor ogen hebt, dagen brainstormen en bedenken met welke activiteiten je je doelen gaat realiseren, is niet meer van deze tijd. De veranderingen gaan simpelweg te snel en zijn bovendien met geen mogelijkheid meer te voorspellen. Met een wendbare strategie kan je kantoor op elk moment meebewegen met de veranderingen die zich voordoen, zonder dat je daarbij telkens van voren af aan moet beginnen.
Multidisciplinaire teams
Om invulling te geven aan de flexibele strategie werk je met multidisciplinaire teams die per project worden samengesteld uit medewerkers van de betrokken afdelingen. Stel je wilt gaan werken met een klantportaal zodat klanten hun documenten volledig en op tijd online aan kunnen leveren. Het team wordt in dat geval samengesteld uit medewerkers van de financiële afdeling, een accountant, een secretaresse en een vennoot. Elk individueel team werkt zelfstandig aan het gestelde doel, waardoor ze snel kunnen schakelen en er bovendien ruimte is om te experimenteren. Met behulp van taakbeheer zorg je voor een goede voortgangsbewaking van activiteiten. Door het duidelijke doel en focus van het team ontstaat er bijna vanzelf een gedrevenheid om steeds beter te worden, wat de kwaliteit van de processen en het werkplezier ten goede komt. Belangrijk hierbij is wel dat teamleiders en eindverantwoordelijken een omgeving creëren waarbij de teamleden optimaal worden ondersteund.
Vast ritme
Door te werken met korte periodes binnen een vast ritme zorg je ervoor dat de teams resultaten kunnen boeken. Ieder team werkt in principe aan sprints met een doorlooptijd van een tot drie weken. Betrokken partijen zoals opdrachtgevers, klanten en collega’s helpen bij de start van een sprint bij het vaststellen van de te behalen doelstelling en de richting die hierbij wordt aangehouden. Neem als voorbeeld het in te voeren klantportaal, waarbij wordt aangegeven welke functionaliteiten dit portaal móet bevatten en welke wenselijk zijn, op welke systemen het aan moet sluiten en hoe belangrijk gebruiksvriendelijkheid is. Aan het einde van de sprint en soms ook tussentijds worden resultaten gepresenteerd aan en besproken met de betrokkenen. Hierdoor kunnen teams snel bijsturen als dit nodig is en kan voortschrijdend inzicht worden meegenomen.
Visueel werken
Een heel belangrijk onderdeel van Agile werken is dat je in een oogopslag kunt zien wat de voortgang van een team is. En dan bij voorkeur niet beschreven in pagina’s tekst, maar in eenvoudig te volgen visuele weergaves. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een planbord dat je kunt inrichten zoals jij dat wilt; bijvoorbeeld met een overzicht van de werkzaamheden en met een van de drie statussen: te doen, onderhanden, gedaan. Informatie over (de voortgang van) projecten en een precieze omschrijving van ieders taken en verantwoordelijkheden is voor ieder teamlid beschikbaar. Transparantie en open communicatie zijn de pijlers van goed resultaat.
Agile werken maakt jouw kantoor meer klantgericht en een leukere werkgever om voor te werken. Klinkt interessant? In het volgende blog gaan we in op de verschillende Agile werkwijzen die beschikbaar zijn (denk bijvoorbeeld aan Scrum en Kanban) en hoe je deze inzet binnen een accountants- of administratiekantoor.
Bron: Exact - partner AccountancyWorld
