Management by exception: continu monitoren van uitzonderingen

24-01 06:03 | bron: AccountancyWorld

DELFT - De kwaliteit waarborgen door lijstjes met uitzonderingen te controleren, af te vinken en te documenteren. Het is een belangrijk maar ook repeterend werk van een boekhouder of accountant. Bij elk maand-, kwartaal-, en jaarafsluiting nagaan of de afschrijvingen kloppen, of er facturen missen, dubbel zijn geboekt, kijken of de lonen erin zitten, grote contante betalingen of gekke boekingen zijn gedaan, of dat er sprake is van andere vreemde transacties. Wat nu als jouw accountancy software deze terugkerende controles van je over zou kunnen nemen? En niet pas aan het eind van een bepaalde periode maar continu, als onderdeel van het proces. In dit blog geven we een beeld van hoe het leven van een accountant eruit zou kunnen zien als er sprake is van een geïntegreerd proces met als uitgangspunt ‘management by exception’.

Business software

Controle en bewijs

Kijk je naar de dienstverlening van een accountant dan bestaat deze voor een groot gedeelte uit het controleren van allerhande kaders, richtlijnen en wet- en regelgeving om te zien of deze goed zijn toegepast in de boekhouding en rapportage van bedrijven. Dit vraagt om specifieke kennis die bovendien continu aan verandering onderhevig is. Een belangrijke reden waarom ondernemers een accountant in de arm nemen. Het is voor een accountant al moeilijk bij te blijven op het gebied van alle wet- en regelgeving, laat staan dat een ondernemer dit kan. In een boekhouding zijn heel veel uitzonderingen mogelijk en moeten er evenzoveel checks worden gedaan. Deze ‘checklist administratie periodeafsluiting’ is samengevat in Exellijsten die keer op keer handmatig worden afgewerkt én gedocumenteerd. Want controleren is één ding, maar vastleggen dat de werkzaamheden hebben plaatsgevonden is minstens zo belangrijk.

Uniforme kwaliteit

Als softwareleverancier werken we samen met klanten aan het vergaand automatiseren van deze herhalende werkzaamheden. Nu een groot deel van de input van data geautomatiseerd verloopt en we op basis van zogenaamde business rules kunnen bepalen hoe deze vervolgens moeten worden verwerkt, is de kwaliteit voorspelbaar en geborgd. Met voorspelbare kwaliteit kan de software naast invoer van gegevens ook een groot deel van het monitoren en signaleren van afwijkingen van de accountant over gaan nemen. Hetzelfde geldt voor KPI’s: zodra er een afwijking is op een bepaald performance element, krijgt de accountant een seintje hoe groot het verschil is ten opzichte van de gestelde norm en kan hij op zoek naar de onderliggende verklaring. Doordat het systeem altijd aan staat, is er sprake van ‘continuous monitoring’ op afwijkingen en gebeurt de controle op uitzonderingen niet meer alleen handmatig aan het eind van het jaar, maar minimaal iedere periode en misschien zelfs continue. De accountant kan hierdoor veel eerder dan voorheen ingrijpen en zijn klant attenderen op mogelijke kansen en in het geval van risico’s passende maatregelen adviseren.

Procesoptimalisatie en basis hygiëne administratie

Voordat accountants met het samenstelproces kunnen starten, moet de kwaliteit van de administratie worden vastgesteld. Dit wordt wel basis hygiëne of administratieve dienstverlening genoemd. Doordat je in de toekomst kunt steunen op de geautomatiseerde vastlegging van de uitgevoerde controles, worden de werkzaamheden veel beter gespreid over het jaar en bespaart het uren. Het zijn ook precies de uren waarvan een klant zich mogelijk afvraagt waarom hij die moet betalen omdat hij er niet direct meerwaarde van heeft. Het biedt de accountant een systeem dat naast het monitoren van anders handmatig te controleren afwijkingen, ook de vastlegging overneemt. Dit heeft de volgende voordelen:

  • efficiëntie - doordat werk (zowel invoer als controle) waar mogelijk wordt geautomatiseerd, kun je met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten.
  • zekerheid - doordat je inregelt welke controles er plaatsvinden, weet je zeker dat alle medewerkers uniform werken en dat de kwaliteit van de administratie is geborgd.
  • werkplezier - saaie, repeterende taken komen voor rekening van het systeem waardoor er meer tijd overblijft voor werkzaamheden die echt meerwaarde opleveren voor de klant.

Meedenken- en doen?

"Wij werken elke dag aan het verder automatiseren van werkzaamheden en ‘continuous monitoring’. Dit doen we zoals eerder aangegeven samen met onze klanten: grote en kleine accountantskantoren die als geen ander weten welke activiteiten ze graag aan iemand anders (lees: ondersteunende systemen) over zouden willen laten. Wil jij ook een bijdrage leveren aan een van pilots en denktanks over dit onderwerp? Stuur mij dan een mailtje via martijn.boeser@exact.com. Ik ga graag met je in gesprek!" - Martijn Boeser | Product Line Manager Accountancy | Exact

Meer weten?

Bevalt het plaatje van jouw leven als accountant wanneer er sprake is van een geïntegreerd proces met als uitgangspunt ‘management by exception’? De Exact Online Accountancy suite maakt het mogelijk. Nog niet helemaal overtuigd? Dan geven wij nog 4 redenen waarom het loont om uitzonderingen continu te monitoren en te managen.

Ja, ik wil de 4 redenen bekijken

 

Bron: Exact - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
03 feb Nieuwe rol Hans Scholten, lid raad van bestuur ABAB, met focus op groeiende complexiteit regelgeving
03 feb 4 keuzes die de accountant in 2023 moet gaan maken
03 feb Dit zijn de 6 redenen om niet over te stappen naar online salarissoftware
03 feb MKB blijft investeren ondanks onzekere economie
03 feb ICT Accountancy softwaregids 2023: kleine wijzigingen, maar met grote impact voor kantoren
03 feb Lagarde: ECB 'nog niet klaar' met verhogen rente
03 feb Novak HRM biedt ondersteuning en heeft uw hulp nodig
03 feb Student in de spotlight: Roos van der Schot
02 feb FD: Groot tekort aan accountants
02 feb FTX-oprichter Bankman-Fried mag niet praten met oud-werknemers
02 feb Duurzaamheid centraal in mkb-agenda 2023 van de Commissie MKB
02 feb ECB gaat rente waarschijnlijk verder opvoeren
02 feb President-commissaris Hans Wijers vertrekt bij ING
02 feb Trends en ontwikkelingen in de accountancy | Deel II
02 feb Veelgestelde vraag: inkomstenbelasting
01 feb Spaarders ruim 35 miljard euro armer door hoge inflatie
01 feb Inflatie afgenomen, boodschappen wel weer duurder
01 feb Werkloosheid eurozone opnieuw stabiel op laagste niveau ooit
01 feb Nieuwe add-on maakt bestandsuitwisseling tussen accountant en klant eenvoudiger
01 feb Post HBO AA Accountancy - MKB Ge├»ntegreerd
01 feb Novak op bezoek bij: SAM accountants in Rotterdam
31 jan Belastingdienst gaat interne standpunten openbaar maken
31 jan Economen: Brexit kost Britse economie 100 miljard pond per jaar
31 jan Kleine en middelgrote bedrijven hebben vaker lening nodig
31 jan Main Capital en WeFact slaan handen ineen om groei te versnellen
Spotlight
Spotlight
Spotlight
Het Accountancyworld netwerk
Accountancyworld verbindt professionals uit de Finance met elkaar. Word ook onderdeel van Accountancyworld!
Advertentie
uw banner hier?