Practicemanagement voor administratie- en accountantskantoren

AMSTERDAM - Een bloeiende administratie- of accountancypraktijk? Dat vraagt om gestroomlijnde en dus geautomatiseerde interne processen. Zeker nu klanten meer behoefte hebben aan advies, tegen scherpe tarieven. Er valt op dat vlak nog veel te winnen, aldus een online steekproef. Wat valt er te verbeteren en hoe biedt practicemanagement een oplossing?

Een succesvolle praktijk staat en valt met een goede urenregistratie. Op basis daarvan worden immers de declaraties aan klanten opgesteld en is het mogelijk de winstgevendheid van een administratie- of accountantskantoor te sturen. Volgens de Visma Digitaliseringsindex Accountancy zijn de processen voor urenregistratie bij kantoren op dit moment voor 59 procent gedigitaliseerd. Het maken van declaraties gebeurt in iets meer dan de helft van de gevallen (53 procent) digitaal.

Urenregistratie en declaratie minder digitaal

Met deze cijfers blijft de digitalisering van beide processen duidelijk achter in vergelijking met bijvoorbeeld de facturatie, de boekhouding of het verwerken van bankmutaties – best opmerkelijk gezien hun belang. Ook de animo van kantoren om het urenregistratie- of declaratieproces in de nabije toekomst te digitaliseren is relatief laag. Van de nu nog handmatige processen voor urenregistratie zal naar verwachting 40 procent straks digitaal gebeuren. Voor het maken van declaraties ligt dit percentage op 47 procent.

Practicemanagement voor administratie- en accountantskantoren

Daarmee laten administratie- en accountantskantoren kansen liggen. Want met de juiste practicemanagementoplossing kunnen ze allerlei interne processen in goede banen leiden. Dat gaat van het beheer van werktaken, de capaciteitsplanning en het documentenarchief tot en met de urenregistratie, het maken van declaraties en het onderhouden van klantrelaties. Ze hoeven gegevens maar één keer vast te leggen en alle processen zijn op elkaar afgestemd. 

Verschillende prijsmodellen voor verschillende klanten

Een practicemanagementoplossing die speciaal is ontwikkeld voor administratie- en accountantskantoren kan bijvoorbeeld rekening houden met verschillende prijsmodellen. Het maakt niet uit of ze met vaste prijsafspraken of verschillende uurtarieven werken. Met een passende oplossing voor practicemanagement kunnen afspraken zelfs per klant verschillen. Ook meerwerk is eenvoudig vast te leggen, om te voorkomen dat kantoren omzet mislopen.   

Rendabiliteit verbeteren met practicemanagement

Met alle gegevens over de gemaakte uren en bijbehorende tarieven snel, simpel en nauwkeurig vastgelegd in een branchespecifieke practicemanagementoplossing, is het niet alleen mogelijk automatisch declaraties aan te maken. Voordeel is bovendien dat administratie- en accountantskantoren helder inzicht in hun prestaties hebben. Welke activiteiten leveren het meeste op of kosten vooral geld? Hoe zit het met specifieke klanten? En hoe is met de productiviteit van medewerkers gesteld? Op basis van dit soort inzichten zijn kantoren in staat hun winstgevendheid te vergroten of een afgewogen beslissing te nemen voor de overstap op een ander businessmodel. 

Goed praktijkbeheer: meer ruimte voor advisering

Zeker voor kantoren die overwegen over te gaan op vaste tarieven, een trend van deze tijd, is het belangrijk om zo veel mogelijk geautomatiseerd te werken. Op die manier zijn ze minder tijd kwijt aan traditionele werkzaamheden zoals de financiële administratie en belastingaangiftes, terwijl ze voldoende ruimte hebben om hun rol van financieel adviseur naar klanten effectief in te vullen. Een oplossing voor practicemanagement kan ze veel werk uit handen nemen bij de interne processen en dus extra tijdwinst opleveren.  

Practicemanagement zorgt voor betere klantinformatie

Nog een belangrijk intern proces binnen practicemanagement is het onderhouden van klantrelaties. Volgens de Visma Digitaliseringsindex Accountancy is customer relationship management (CRM) momenteel met 48 procent het minst gedigitaliseerde proces binnen administratie- en accountantskantoren. Geautomatiseerd relatiebeheer zou niet persoonlijk zijn, is daarbij een vaak genoemd argument. Toch is juist het tegenovergestelde het geval. Want hoe beter gegevens over klanten zijn vastgelegd en gedocumenteerd in een geschikte practicemanagementoplossing, hoe beter kantoren in staan zijn om deze bedrijven te adviseren – op het juiste moment en met de juiste informatie.

Bron: Visma Software - partner AccountancyWorld