e-Facturatie: is iedereen aan boord?

AMSTERDAM - Menig ondernemer denkt onterecht dat het inrichten van een systeem voor digitale facturatie per definitie tijdrovend, ingewikkeld en duur is. Overgaan op digitaal, of papierloos factureren kan eenvoudiger en financieel aantrekkelijker zijn dan ondernemers denken en accountants- en administratiekantoren hebben hier steeds meer invloed op.

Maar wat wordt nu eigenlijk precies bedoeld met digitaal factureren? Laten we, voordat we het hebben over hoe kantoren klanten en medewerkers aan boord krijgen, eerst eens kijken naar de terminologie. Want er bestaat nogal wat verwarring over de gebruikte termen om digitaal factureren aan te duiden.

Digitaal factureren: zoek de verschillen
Er worden veel termen door elkaar gebruikt als het over papierloos factureren gaat: e-facturatie, online facturatie, digitaal factureren, etcetera. Welke term ook gebruikt wordt, het grootste verschil zit in de uitwisselingsmethode.

Wanneer facturen als pdf-bijlage per e-mail worden verzonden, komt er weliswaar geen papier meer aan te pas, maar moeten de factuurregels overgenomen worden in de boekhouding. Handmatig overtikken kan nog steeds. Inmiddels zijn er echter veel systemen waarmee deze facturen automatisch gescand kunnen worden om vervolgens digitaal te worden ingelezen, zoals bijvoorbeeld AutoInvoice van Visma Software.

Onder daadwerkelijke e-facturatie verstaan we het versturen van factuurgegevens van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem. Zonder te technisch te worden: bij een e-factuur ligt in code vast wat alle informatie op de factuur betekent. Factuurgegevens worden van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B gestuurd en automatisch uitgelezen en verwerkt in de boekhouding.

Wat digitaal factureren ondernemers brengt

Verkoopfacturen worden door ondernemers momenteel nog vaak gemaakt in uiteenlopende, foutgevoelige en inefficiënte programma's. Menigeen stuurt zelfs nog steeds facturen per post. Vervolgens zijn kantoren veel tijd kwijt aan het corrigeren van bijvoorbeeld verkeerde tellingen of incorrecte btw-tarieven.

Door ondernemers mogelijkheden voor online facturatie aan te bieden, kunnen zij zelf snel en foutloos online professionele verkoopfacturen maken op de laptop, tablet of via een app op de telefoon. Zo kan een zzp'er die periodiek meerdere avonden kwijt is aan de administratie, met digitale facturatie na afloop van een klus direct een factuur maken en versturen voordat hij of zij doorgaat naar de volgende klus. Dat scheelt niet alleen tijd - die de ondernemer in iets anders, en leukers kan steken -  maar komt vanzelfsprekend ook de liquiditeit ten goede. Facturen die sneller verstuurd worden, kunnen per slot van rekening ook sneller worden betaald.

Wat het kantoren brengt

Enerzijds is de ondernemer minimale tijd kwijt aan de facturatie als hij digitaal gaat factureren. Anderzijds staan alle facturen correct in de boekhouding, zichtbaar voor de ondernemer zelf én voor degene die de controle uitvoert. Doordat artikelen gekoppeld zijn aan de juiste grootboekrekeningnummers, klopt de financiële boeking altijd en kunnen controles sneller afgerond worden. Dit scheelt aan de kant van het kantoor dus ook enorm veel tijd.

Daarnaast biedt deze online samenwerking met klanten het kantoor extra mogelijkheden om de rol van adviseur in te nemen. Door het deelproces facturatie door de ondernemer zelf te laten uitvoeren, betrekt het kantoor de ondernemer meer bij de administratie, hetgeen de wederzijdse betrokkenheid ten goede komt.

Kortom: het loont als kantoren de samenwerking met ondernemers opzoeken door online factureren aan te bieden. Facturen zijn correct, er is geen handmatige invoer meer nodig, door digitaal scannen of zelfs system-to-system verzending wordt maximale efficiency bereikt en door grotere betrokkenheid wordt een prettige samenwerking bevorderd. Genoeg reden dus, om zowel medewerkers als ondernemers te bewegen richting digitaal factureren.

Bron: Visma Software BV - partner AccountancyWorld