Hoe je piekdrukte in de btw-maand voorkomt?

's-GRAVENZANDE - We gingen in gesprek met Edwin De Lijster, eigenaar van LPB Advies over het thema ‘Piekdrukte’. Wat is zijn ervaring met piekdrukte? Welke invloed heb je hier zelf op? En hoe is hij de btw-maand de baas? Je leest het hier.

Een duidelijke toekomstvisie als basis

Edwin: ‘In mijn toekomstvisie is de boekhouding helemaal geautomatiseerd. Hierdoor bespaar ik tijd op de administratie en die tijd besteed ik aan de klant. Ik ga dan met de klant in gesprek over de toekomst van zijn bedrijf. Wat zijn je ambities? En hoe gaan we die ambities waarmaken? Om zo nauw bezig te zijn met de klant heb ik wel actuele cijfers nodig. En dat gaat niet als mijn kantoor last heeft van piekdrukte.’

Advisering is het speerpunt van LPB Advies. Zo zegt hij: ‘De ondernemer zien groeien. Daar krijg ik energie van. Daarom ben ik voor relatiebeheer, acquisitie en adviseren.’ Maar dat is niet het enige. ‘Als kantoor onderscheiden wij ons in het persoonlijk contact met onze klanten en dat persoonlijk contact creëer je met advisering. Kijk ik hoor klanten nooit zeggen wat heb je de administratie goed geboekt. Ik hoor klanten zeggen wat heb je mij goed geadviseerd.’

‘Ik hoor klanten nooit zeggen wat heb je de administratie goed geboekt. Ik hoor klanten zeggen wat heb je mij goed geadviseerd.’

Wat is jouw ervaring met piekdrukte?

Edwin legt uit: ‘Het is bij ons een stuk relaxter dan voorheen. Alleen april blijft nog een uitdagende maand. Dan zit je met de ib-aangifte, btw-aangifte en de jaarrekening. Maar echt hoge pieken? Daar zijn we grotendeels van af. Wij zijn veel bezig met automatisering en hebben een constante instroom van mutaties en facturen. Hierdoor hebben wij aan het einde van de btw-periode al driekwart van het werk gedaan.’

Heb je invloed op de drukte in de btw-maand?

‘Kantoren die constant zeggen dat ze druk zijn, die hebben werkprocessen niet goed ingericht of te weinig personeel’, aldus Edwin. Maar kan je piekmomenten dan ook echt voorkomen? ‘Ja en nee’, geeft Edwin aan. ‘Je piekmomenten op administratief niveau ondervang je met automatisering. Maar de aanvragen van NOW en TOZO-regelingen, dat zijn piekmomenten waar je op voorhand geen rekening mee houdt. Alleen vang je deze wel makkelijker op, doordat je de rest hebt geautomatiseerd.’

‘Kantoren die constant zeggen dat ze het druk hebben, die hebben werkprocessen niet goed ingericht of te weinig personeel.’

Hoe ben jij de btw-maand de baas?

Piekdrukte in de btw-maand terugdringen of voorkomen? Dat kan volgens Edwin. Je moet er alleen 100% achter staan. En natuurlijk tijd en geld voor vrijmaken. Edwin deelt 5 tips.

1. Efficiënt ingerichte workflows.

‘Wil je minder last hebben van piekdrukte? Creëer efficiënte workflows. Een voorbeeld. Zorg dat je het mailadres van de administratie in de bcc meeneemt, wanneer je een verkoopfactuur naar de klant stuurt. Zo krijgt je kantoor een constante stroom van facturen binnen.’

2. Afscheid nemen van klanten.

‘Ik neem afscheid van klanten die niet dezelfde visie delen. Want als je altijd maar blijft doen wat je klanten willen, dan blijf je met piekmomenten zitten.’ Edwin geeft aan dat je er nieuwe klanten voor terugkrijgt.

3. Een eenduidige werkwijze.

‘Laat elke medewerker op dezelfde manier werken. Is een medewerker ziek? Of draagt een medewerker een klant over? Dan veroorzaakt dat geen problemen.’

4. Goede werkverdeling.

‘Het is niet de bedoeling dat de ene medewerker het heel druk heeft en de ander niet. We zorgen dan ook dat het werk goed verdeeld is. Daarnaast zoeken we ook de samenwerking op met andere partijen. Wij sturen klanten met specifieke vragen door naar deze partijen. Het ontlast ons team enorm en scheelt een hoop uitzoekwerk.’

5. Klanten aansturen op het digitaal aanleveren.

‘Logisch dat je het druk hebt in de btw-maanden, wanneer de boekhouding onvolledig of onjuist wordt aangeleverd door klanten. Wij laten ze op voorhand zien hoe ze de administratie moeten aanleveren. Zo voorkom je dat je de klant achterna moet rennen om zijn (ontbrekende) stukken aan te leveren.’

Kortom, piekdrukte kun je voorkomen. Je moet alleen de goodwill hebben om dit probleem op te lossen. Om je hierbij te helpen hebben we een e-book geschreven. De btw-maand de baas. Weg met de piekdrukte. In dit e-book delen we nog meer praktische tips, waarmee jij de btw-maand de baas gaat zijn. Zo lees je meer over:

• Waarom (geautomatiseerde) kantoren last hebben van piekdrukte?
• Hoe jij de baas gaat zijn over de btw-maand?
• Waarom het zo belangrijk is om piekdrukte terug te dringen?

DOWNLOAD HET E-BOOK