Van innovatie naar een stevige klantrelatie: De ICT-straat van Simonse & Geus

HEINKENSZAND - Welke software heb ik nodig om een succesvol advieskantoor te zijn? Die keuze wordt bemoeilijkt door een wirwar aan systemen. Moderne accountantskantoren net als Simonse en Geus vertellen je graag welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt. Laat je inspireren door Simonse en Geus.

Achtergrond kantoor

Het kantoor van Simonse en Geus te Heinkenszand is 12 jaar geleden opgericht door Aubert Geus en Marco Simonse. Na een verhuizing telt het kantoor inmiddels zo een 16 medewerkers. Simonse en Geus haar dienstverlening bestaat uit: de financiële administratie, fiscale aangiften, jaarrekeningen, de personeels- en loonadministratie en advies op en over deze vakgebieden. Door gebruik te maken van de meest moderne tools worden ruim 500 ondernemers ontzorgd en voorzien van realtime inzicht in hun financiële situatie.

Een ICT-straat om op de actualiteit in te spelen

“Het is belangrijk dat je als kantoor beschikt over de online tools waarmee je zo efficiënt mogelijk met de klant samenwerkt”, aldus Jolanda Krijger, hoofd administratieve dienstverlening bij Simonse en Geus. “Onze ICT-straat helpt ons het standaardwerk te automatiseren, zodat we aan de bovenkant meer tijd overhouden voor onder andere advies. Daarnaast merk ik dat het contact met de klant juist veel intensiever wordt. Waar ik voorheen soms één keer per kwartaal contact had met de klant, tijdens de BTW-aangifte, is dat nu veel vaker. Doordat de cijfers up-to-date zijn, zijn er veel meer dingen waarop ik kan inhaken. Een goed voorbeeld is de impact van verandering voor de horeca tijdens de coronacrisis. Wat zijn de gevolgen voor de resultaten bij het overstappen naar een afhaalservice? Op die manier kan je heel erg op de actualiteiten inspelen. Onze ICT-straat maakt dat mogelijk.”

“Onze ICT-straat helpt ons het standaardwerk te automatiseren, zodat we aan de bovenkant meer tijd overhouden voor onder andere advies.”

Hoe ziet de ICT-straat van Simonse en Geus eruit?

“Vooraf bepalen we of er een match is tussen wat de klant wil en wat wij hem kunnen bieden. Daarbij sturen we hoofdzakelijk aan op klanten waarmee we digitaal kunnen samenwerken. Vanuit het gesprek volgen er afspraken over de manier van samenwerken en de ICT-straat.” Via het platform van DizzyData, dat ook geïntegreerd is binnen Yuki, leveren klanten hun boekstukken aan. De boekstukken kunnen zij terugvinden in het digitale archief. De gegevens en mutaties worden vervolgens in Yuki of SnelStart verwerkt, afhankelijk van de behoefte van de klant.

“Klanten die écht actief met Simonse en Geus samenwerken maken gebruik van Yuki”, aldus Jolanda. Van hieruit kunnen klanten ook hun verkoopfacturen verzenden en betalingen doen. Ook rapportage vindt vanuit Yuki en Snelstart plaats. Voor de klanten die verder in detail willen treden biedt Simonse en Geus de rapportage via dashboarding van Comandi aan. “Daarmee kunnen we diepgaande analyses bieden en daar verder op aan- en bijsturen”, vertelt Jolanda. Tot slot wordt de jaarrekening opgesteld in Audition van Unit4 en de fiscale aangiften via Fiscaal Gemak. Jolanda: “In Fiscaal Gemak hebben we ook de mogelijkheid om de vooringevulde aangifte (VIA) in te lezen. Hierdoor wordt een aangifte efficiënt opgesteld. Fiscaal gemak koppelt ook met onze andere tools, waardoor gegevens uitwisselen vlot verloopt.”

“Middels dashboarding kunnen we diepgaande analyses bieden en daar verder op aan- en bijsturen.”

Een hybride model

“Als een klant zijn eigen boekhoudprogramma heeft en zelf boekt, dan kan dat natuurlijk ook”, vult Jolanda aan. “Ook hier maken we afspraken over en leggen we vast in een offerte. In dat geval kijken we welke aanvullende tools wij aan kunnen bieden om hun boekhouding efficiënter te maken. Denk aan ons facturatieprogramma WeFact of toegang tot DizzyData voor het verwerken van facturen. Dit koppelen we dan aan hun eigen boekhoudpakket. Op deze manier wordt de ICT-straat een soort hybride model tussen onze (interne) systemen en de klant zijn (externe) systemen.”

Waarom de keuze voor deze software straat?

Jolanda is van mening dat de adviesrol van de accountant verder gaat dan alleen advies op financieel gebied. Zelf adviseert zij de klanten van Simonse en Geus ook op het gebied van software. Wat is er allemaal mogelijk op het gebied van automatiseren en digitalisering voor onze klanten? Hoe helpt de software hen daarbij? En hoe krijgen zij bepaalde data binnen de software inzichtelijk? Het zijn vragen waar Jolanda regelmatig antwoord op geeft. “Daarbij is het belangrijk dat je ervaring met, en kennis van de pakketten hebt. Om die reden staan gebruiksgemak en een goede helpdesk voorop”, vertelt Jolanda. “Als accountant helpen we onze klanten de producten eigen te maken. Uiteindelijk moeten zij ermee werken en het voordeel ervan inzien.”

Wat is de rol van DizzyData?

Jolanda: “DizzyData was voor ons en de klanten de opstap naar digitalisering. Het draagt bij aan de bewustwording van de voordelen van digitalisering. We werken gemakkelijker met klanten samen en in het digitale archief kunnen zij alles gemakkelijk terugvinden. Het leidt ertoe dat klanten de digitale samenwerking willen uitbreiden. Daarmee is DizzyData dus de opstap naar een intensievere samenwerking met bijvoorbeeld Yuki of Comandi.”

“DizzyData is de opstap naar een intensievere samenwerking met de klant.”

Er is niet één perfecte softwarestraat. Er zijn verschillende wegen die naar Rome leiden. DizzyData ging in gesprek met 5 succesvolle accountants over hun ICT-straat om jou te inspireren. Ben je benieuwd welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt? Download dan nu het inspiratieboek.