Swapfiets, met dezelfde mensen meer werk doen!

HOEVELAKEN - Een Swapfiets, je hebt er vast wel eens één gezien. De fiets met de kenmerkende blauwe voorband. Een fiets op abonnementsbasis, nooit meer naar de fietsenmaker, maar volledig ontzorgd worden.

Wat ooit in 2014 als een goed idee onder vrienden begon, is uitgegroeid tot een onderneming van flink formaat: een oplossing op een probleem waarmee ze zelf worstelden. Eerst gestart met 40 fietsen, nu heeft Swapfiets meer dan 200.000 leden. Verspreid over 50 steden in Nederland, België, Duitsland en Denemarken. Inmiddels werken er meer dan 1300 mensen bij Swapfiets.

Behoefte aan meer efficiëntie

In 2016 maakte Swapfiets een substantiële groei door, waardoor professionalisering noodzakelijk werd. Ook op de financiële administratie. De keuze viel al gauw op Basecone om de toenemende factuurstroom te digitaliseren. Met zoveel locaties door het land, toen nog vooral gericht op Nederland, was een gemakkelijk aanleverproces de sleutel tot efficiëntie. Digitale factuurverwerking en met name de diversiteit in aanlevering binnen Basecone ervaart Swapfiets als prettig. Zo worden digitale facturen die per mail worden ontvangen, direct en automatisch doorgestuurd naar Basecone. De medewerkers gebruiken de Basecone app om hun bonnetjes en papieren facturen aan te leveren, vooral handig voor onderweg.

“De herkenning binnen Basecone is voor ons een groot voordeel. Basecone zet veel automatisch voor ons klaar, waardoor wij sneller kunnen werken”, zegt Moniek Noya van Delzen, Financial Administrator bij Swapfiets. “De koppeling met Exact Online is realtime, dus nu geboekt is direct zichtbaar in de boekhouding. Dit maakt het werken met deze combinatie top!”

Londen, Milaan en Parijs

De ambitie is om één van de grootste Europese spelers in micro-mobiliteit te worden. Daarom breidt Swapfiets uit naar Londen, Milaan en Parijs. Ook worden nieuwe markten aangeboord: zo richten ze zich op de zakelijke markt met Swapfiets for Business en kijken ze naar nieuwe elektrische vervoermiddelen om de keuze te verbreden.

“De populariteit van Swapfiets heeft nu ook buiten Nederland een enorme vlucht genomen. Het bereiken van de mijlpaal van 200.000 klanten sterkt ons in onze ambities om verder te groeien. We zien veel kansen nu steeds meer mensen hun auto laten staan en in grote Europese steden de rode loper wordt uitgerold voor de fiets”, zegt Richard Burger, mede-oprichter van Swapfiets.

Groeien én tijd besparen, het kan

Dat de digitale factuurverwerking van Basecone meebeweegt met de groei en ontwikkeling van deze scale-up, spreekt voor zich. Zo is Swapfiets in 2019 begonnen met het inzetten van autorisatiebeheer. Handtekeningen op papier is geen optie als je zoveel locaties in zoveel landen hebt. Digitale facturen weer uitprinten voor een handtekening staat haaks op de maatschappelijke betrokkenheid van Swapfiets. Daarnaast raken enveloppen met facturen kwijt in de post. Betalingen moeten snel en efficiënt gedaan kunnen worden en geen vertraging oplopen door missende handtekeningen. Net zoals het geen dagtaak moet zijn voor de administratie om te achterhalen waar, in het proces of op welke locatie, de facturen zich bevinden.

Ook hier biedt Basecone de uitkomst. Facturen worden digitaal aangeboden ter ondertekening. Medewerkers kunnen waar of wanneer ook hun akkoord geven en per app is dit helemaal ideaal. De financiële administratie beschikt over een helder overzicht van te autoriseren facturen. Door autorisatie verplicht te stellen, gaat er geen enkele betaling uit zonder controle. Dit zorgt voor een correcte en complete administratie, die voldoet aan de audit-trail.

De efficiencyslag stopt hier niet: er wordt inmiddels samen gekeken naar verdere optimalisaties van de werkprocessen. Basecone ondersteunt hierin dankzij live en/of online sessies en verdere ontwikkeling binnen de software.

Noya van Delzen: “Dankzij Basecone kunnen we de doorgaande groei ook op Finance aan. Hoe mooi is het dat we met hetzelfde aantal mensen meer werk kunnen verzetten!”