Automatiseren is mensenwerk

ROTTERDAM - Automatisering: hoe doe je dat als accountantskantoor? En hoe begeleid je je klanten daarbij? Of je nu intern of bij je klanten gaat automatiseren: het vergt veel aanpassingsvermogen van organisaties én van de mensen daarbinnen. Dat geldt voor zowel accountants als hun klanten, beaamt ook Jan van der Windt, Partner Assurance bij Ernst & Young. Je maakt het een stuk makkelijker als je de juiste strategieën toepast.

Van der Windt: “Ik zie vaak dat een team of klanten worstelen met nieuwe techniek binnen de bedrijfsprocessen. Daar waar ze privé heel makkelijk met nieuwe technieken omgaan, zoals een iPhone of Ipad – of zoals we in het afgelopen jaar zagen, heel snel overschakelen op een digitale manier van werken indien de nood hoog is – wennen mensen er minder makkelijk aan om bedrijfsprocessen, financiële sturing en metingen in te richten met  nieuwe technische mogelijkheden.”

Verandering is noodzaak

Het belangrijkste in een veranderproces is dat men de noodzaak daarvoor ziet. Je moet een gezamenlijk doel kunnen creëren voor verandering, bijvoorbeeld betere marges, een nieuwe klantenportefeuille bedienen of niet achterlopen bij de concurrentie. Als er geen duidelijk gezamenlijk doel is, zul je heel veel weerstand ondervinden.

Implementatiecurve

Maar ook als het doel wel wordt onderschreven, dan nog zul je weerstand ervaren.

Wat maakt het dan zo moeilijk voor mensen? “Dat heeft te maken met de implementatiecurve. Iedereen ziet wel dat er over 5 jaar meer efficiency en een betere klantbeleving zal zijn door de mogelijkheden van nieuwe technieken. Maar voordat je daar bent, ga je eerst door een dip.

Je start een proces gericht op verbeteringen, maar het kan zijn dat je eerst (in de beleving) één of twee stappen achteruit gaat, voordat je vooruit kan gaan. Dat kan komen door herinrichting van het proces of nieuwe technologie die nog kinderziektes bevat. Die dip is onderdeel van het gewenningsproces waarbij dingen soms nog fout gaan of men gefrustreerd raakt omdat het nog geen automatisme is – je moet echt leren omgaan met nieuwe technologie. Dit kan weerstand oproepen. Pas als je door die dip heen bent, dan komt de efficiency. “

Voorkomen van weerstand is beter dan genezen. Maar hoe doe je dat? Lees verder in ons e-book. Daarin vind je nog meer praktijkverhalen en handige informatie waarmee jouw accountantskantoor ook de extra stap vooruit kan maken. Download het nu.