9 hacks om tijdwinst te boeken

HOEVELAKEN - Het minst grijpbare en juist het belangrijkste voor je werk: je eigen tijd per week. Het is meest waardevolle middel voor je werk. Hoe kun je op een slimme manier tijdwinst boeken? Neem een halfuur de tijd voor deze 9 time hacks en boek een tijdwinst van 11 uur per week!

1. Inzicht in hoe je je tijd besteedt
Heb je het gevoel dat je je tijd slimmer kunt besteden, maar weet je niet hoe? Houd bij waar je je tijd aan besteedt. Niet alleen aan werkzaamheden voor klanten; dat moet immers voor het factureren al geregistreerd worden. Vooral werkzaamheden buiten geplande klant werkzaamheden. Even een overleg met collega’s, even je mai checken, even een klant bellen omdat deze met een spoedje zit. Alles op een dag dat je ‘even’ doet of dat tussendoor komt: schrijf het op of zet ze in time tools. Het geeft je precies inzicht waar de meeste tijdsbesparing te halen valt.

Probeer een week bij te houden hoeveel tijd je op een dag waaraan besteedt. Het kan je ook inzicht bieden in hoeveel er nodig is voor klantwerkzaamheden. Overschat of onderschat je de tijd niet die daadwerkelijk nodig is?

Gemiddelde bespaarde tijd per week: 30 minuten

2. Kappen met die afleiding

Een veelgehoorde hack om tijd te besparen, die in de waan van de dag te vaak ondersneeuwt: zorg dat je afleiding zoveel mogelijk uit zet. Of het nu gaat om het geluid dat je e-mailprogramma geeft bij een nieuwe mail of ‘je hebt nieuwe berichten’-bolletje op een app op je telefoon: zet ze op stil.

Weersta ook de verleiding om tijdens het gefocust werken op Facebook, Twitter, Instagram of YouTube te kijken. Deze social media staan er om bekend je a te leiden en op hun platform te houden...

Met alle afleidingen op stil, en verleidingen van social media weerstaand, kun je je makkelijker focussen op je huidige taak. Daarmee zorg je ervoor dat je na afleidingen opnieuw in de taak moet duiken. Die tijd spaar je snel uit!

Mogelijk bespaarde tijd per week: 1 uur en 30 minuten

3. Een verbeterde focus door kleine pauzes

Juist het moment dat het druk is, moet je pauzes nemen. Het druist enorm tegen onze intuïtie in. Onderzoek laat echter zien dat je met pauzes je focus herstelt en zo makkelijker aan taken kan werken. Loop een rondje in het kantoor, een rondje buiten of kijk even uit het raam, blik op nul. Het werk erna zal makkelijker gaan en je minder tijd kosten. De tijd die je aan je pauzes besteedt, verdien je er ruimschoots mee terug!

Mogelijk bespaarde tijd per week: 1 uur en 15 minuten

4. Een auto-reply op je email

De inbox van je mail kan soms een overbelasting aan vragen, informatie en notities bevatten. Stel per dag vaste tijden in dat je naar je email kijkt en email beantwoordt, en tijden waarin je dat niet doet. Voor die tijden kun je een auto-reply instellen die de verzender van het mailtje laat weten dat je nu even niet reageert en er later op terugkomt. Op die manier voorkom je dat je uit je focus wordt gehaald en tijd kwijt bent aan het opnieuw beginnen van de belangrijke taak.

Mogelijk bespaarde tijd per week: 30 minuten

5. Het einde van multitasken

De mythe dat alleen vrouwen kunnen multitasken? Onzin! Geen enkel mens kan goed multitasken. Wat we kennen als multitasken, is eigenlijk ons brein die heel kort de ene taak doet en dan heel kort de andere taak. Elke switch kost je brein energie en tijd om er weer in te komen. Multitasken om meerdere taken tegelijk uit te voeren, klinkt goed. Maar eigenlijk ben je per taak meer tijd kwijt om ‘m goed af te ronden. Focus op één taak en ga pas met de volgende verder als de eerste taak af is.

Mogelijk bespaarde tijd per week: 30 minuten

Meer tips om tijd te besparen? Dit lees je in het nieuwe magazine TIJD!