Dichter op de bal door digitaal werken

08-04 06:03 | bron: AccountancyWorld

HILVERSUM - Bij digitale transformatie gaat het vaker over de noodzaak van de snelheid dan de menselijke maat. Maar er is geen one-size-fits-all model voor digitalisering, het vereist een zorgvuldige blik op je klanten en personeel. Ga vooral niet te snel, zegt Pascal Hommes, eigenaar van Administratiekantoor Amiko uit Hilversum. Het kantoor heeft al de nodige stappen gemaakt met digitale transformatie, maar ziet nog genoeg verbeterpunten. “Soms kun je beter wat meer de tijd nemen om mensen intern geleidelijk mee te krijgen.” En ook dat is onderdeel van digitalisering. Hij vertelt over hun digitaliseringsproject en de uitdagingen die daarbij komen kijken.

Het leukste aan zijn vak vindt Pascal het gesprek met de klanten en persoonlijk advies geven. “Het vervelendste is toch wel het invoeren, maar dat heb je wel nodig om dat gesprek te voeren en echt mee te kunnen denken met je klant”, zegt Pascal. “Digitalisering kan ons niet snel genoeg gaan, want dat biedt ons de extra ruimte om nog meer die rol van adviseur op te pakken.”

Met tien werknemers verzorgt Amiko de financiële administratie en fiscale aangiften voor zo’n 600 mkb-klanten. Het zijn diverse bedrijven uit allerlei branches: micro-ondernemingen, eenmanszaken, maatschappen. Omdat elk bedrijf zijn eigen tempo heeft qua digitalisering is het belangrijk om dat traject samen op te pakken.

Van invoeren naar controleren

Amiko werkte voorheen met een ouderwets administratiepakket waarin boekstukken nog fysiek werden verwerkt. Het meeste werk was invoerwerk. Voor de eindopdracht van een stagiaire liet Pascal onderzoeken welk administratiepakket bij hen zou passen in deze tijd van automatisering en standaardisatie. “We wilden de boot namelijk niet missen”, schetst Pascal. “We hebben alle pakketten vergeleken. Onze keuze viel uiteindelijk op Yuki om twee redenen: de snellere verwerkingstijd en het minder afhankelijk zijn van mensen. Vervolgens inventariseerden we bij onze klanten wie er wel en niet over zouden willen, want niet iedereen zit erop te wachten.”

De hele transitie gebeurde in één jaar. “Dat had beter wat langer mogen duren achteraf gezien”, vertelt Pascal. “Het gaf onze mensen veel stress en drukte omdat er nogal wat verandert. Je verschuift van invoeren naar controleren. De mensen die we hadden waren vooral goed in het eerste en nu kwam er het andere bij. Bovendien gaat digitalisering in samenspraak met je klanten, dus was het erg belangrijk om onze klanten goed te informeren. We nodigden hen uit om te laten zien: zo willen wij gaan werken, wat vinden jullie ervan? De feedback van klanten namen we weer mee in onze werkprocessen.”

Klanten digitaal krijgen

Digitalisatie is een proces waar je een modus in moet vinden. Waar de ene klant heel snel gaat, heeft de andere klant behoefte aan een soort overgangsfase. “We proberen zoveel mogelijk onze klanten digitaal op te voeden. Maar als klanten nog niet mee kunnen in deze ontwikkeling, kunnen ze altijd nog hun mapje met bonnen en facturen langsbrengen en scannen we het voor ze in. Ons kopieerapparaat scheidt de pdf’s en stuurt die door naar Yuki.”

De digitale overstap gaat heel goed, meent Pascal. Nieuwe klanten krijgen een demo van Yuki en de digitale werkwijze. Volgens een stappenplan leveren ze de nodige stukken aan en richt Amiko het verder voor hen in. “Als consumenten zijn ondernemers veelal gewend om digitaal zelf al bepaalde zaken te regelen. Het is vaak een kwestie van even opstarten en de voordelen inzien van het digitaal aanleveren van hun stukken. Uiteindelijk krijg je die volledige digitale werkwijze waar we met onze klanten naar toe werken.”

De juiste snelheid van digitalisering bepalen? 
Ik wil weten hoe!

Tijd voor persoonlijk advies

Pascal ziet dat werknemers gewoon veel meer tijd op kantoor overhouden. “De administratie is elke dag bij. Vraagt een klant om zijn cijfers dan hoef ik die niet meer te verwerken, alleen maar controleren of wat er staat ook oké is. We zitten veel dichter op de bal. De klant kan zelf ook meekijken in de boekhouding en stelt daarover vragen. Het gesprek is nog wel in de verleden tijd, maar veel minder ver in het verleden.”

Een mogelijk nadeel van digitale transformatie dat Pascal ziet is minder contact met de klant. “Je moet er echt voor waken dat je het klantencontact behoudt”, waarschuwt Pascal. “Daarvoor zijn er een aantal momenten in het jaar natuurlijk, zoals de kwartaalaangiften. Yuki stuurt automatisch mailtjes naar de klanten met het verzoek alle documenten aan te leveren. Ik bel daar zelf vaak even achteraan. Op dat moment ontstaat er weer contact en kun je horen hoe het gaat. Dat is belangrijk voor de klant, en daar komen voor ons ook weer werkzaamheden uit.”

De digitale overstap maken

Ook de oudere papieren administraties staan nu in de cloud, zodat Amiko het altijd kan terugvinden en delen met de klanten. Zoals stukken voor de inkomstenbelasting of de aanvraag voor een hypotheek. Zo kun je met kleine verbeteringen steeds meer service bieden en de voordelen van digitalisering laten zien om je klanten digitaal te krijgen.

Het is een kwestie van loslaten: “De traditionele manier van werken met papier in je handen verandert, alles staat nu op je scherm. Dat biedt heel veel voordelen, maar vraagt wel om een andere manier van denken. Daar moet je aandacht voor hebben, want digitalisering is een proces dat niet bij elke klant hetzelfde verloopt”, legt Pascal uit.

Digitalisering vraagt om stukje visie op hoe de samenwerking met de klant efficiënter en prettiger kan verlopen. “In het begin hadden we de angst of alle documenten wel goed worden opgepakt. Kun je alles wel uit handen geven?”, vraagt Pascal. “Je moet altijd iemand hebben die controleert en corrigeert. Maar daar zit juist de kern van onze toegevoegde waarde. Daar zit datgene waarmee we onze klanten echt helpen en kunnen adviseren.”

 

Bron: Yuki - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
21 apr ABN AMRO biedt klanten excuses aan voor witwasaffaire
21 apr KPMG: Investeringen in Nederlandse start-ups bijna verdubbeld in drie maanden
21 apr King Connected - Hét online event voor ambitieuze accountants en ondernemers
21 apr COPRO publiceert eindoordeel over controleprotocollen 2020 van Vertogas en CertiQ
21 apr Goede samenwerking tussen accountant en ondernemer dé randvoorwaarde voor een efficiënte backoffice. 3 tips!
21 apr Vacature: Accountant regio Woerden, Utrecht, Geldermalsen
20 apr Kabinet zet versoepelingen per 28 april door
20 apr Meer Nederlanders komen onder werktijd vrijwel niemand tegen
20 apr Clubhouse-gesprekken accountants gaan nog even door
20 apr Accountancy nieuwe stijl door een geautomatiseerde backoffice? Zo doe je dat
20 apr Samenwerken is de 'road to success’ | Exact Spod On accountancy podcast
20 apr Congres Digital Finance: van kans naar kracht
19 apr Britten onderzoeken mogelijkheden voor eigen 'britcoin'
19 apr FT: Accountantscontrole EY bij Wirecard schoot ernstig tekort'
19 apr Kijk terug: Webinar ‘De accountant van 2025’ (video)
19 apr ABN AMRO schikt voor 480 miljoen euro in antiwitwaszaak
19 apr ICT Accountancy softwarelandschap
19 apr Masterclass meer omzet en liquiditeit in een onzekere tijd
19 apr Accountancy-studenten op Saxion zijn met Exact klaar voor de beroepspraktijk
16 apr Verkade: brief is uit context gehaald
16 apr Euronext wordt strenger voor beursfondsen zonder accountant
16 apr HLB Van Daal en WVDB Adviseurs Accountants tekenen fusie-overeenkomst
16 apr Hoe voer je een goed klantgesprek?
16 apr Het samenspel tussen operations & supply chain én finance is essentieel
16 apr Vacature: Controleleider Audit
Poll
Ik heb voldoende mogelijkheden om thuis te werken
Het Accountancyworld netwerk
Accountancyworld verbindt professionals uit de Finance met elkaar. Word ook onderdeel van Accountancyworld!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?