Hoe PBC+ het aanleverproces van klantinformatie stroomlijnt (video)

APELDOORN - Voor het deugdelijk opstellen van de jaarrekening van je klanten heb je gegevens van ze nodig. Aan jou de schone, maar arbeidsintensieve en tijdrovende taak om deze informatie boven tafel te krijgen. 

Je stuurt je klanten een mail of je belt ze op met de vraag om jou de gegevens toe te sturen. Maar waar jij hoopt op een netjes opgesteld dossier met de benodigde stukken, ligt de realiteit helaas vaak anders. Klanten sturen je kriskras losse documenten in allerlei digitale formaten en extensies, vaak aangevuld met de ambachtelijke schoenendoos vol bonnetjes. O ja, en dat ene stuk zijn ze vergeten. Dat mailen ze nog wel na. Ondertussen zit jij met een onoverzichtelijke en incomplete verzameling van allerlei informatie in verschillende formaten die je mag gaan verwerken. Gelukkig schep je orde in de chaos met PBC+ van CaseWare. En door de uitbreiding voor de NOW Manager is PBC+ tijdens de coronacrisis relevanter dan ooit.

Standaardisatie is wat je wilt

Met PBC+ haal je een applicatie in huis die het aanleverproces van de stukken van je klanten standaardiseert. ‘PBC’ staat voor prepared by client, wat je mag interpreteren als ‘de klant levert zelf de stukken aan en zorgt zelf dat het in orde is’. In principe komt het neer op een digitale klantspecifieke checklist waarin de klant zijn of haar bestanden kan uploaden en meteen ziet wat er nog moet gebeuren. Jij hoeft dus geen reminders meer te sturen om je materiaal bij elkaar te krijgen – PBC+ vraagt precies wat jij nodig hebt, houdt bij wat er ontbreekt en categoriseert alle stukken meteen. Jij hebt constant inzicht in de voortgang van het proces door de integratie van PBC+ met CaseWare Cloud.

Alle voordelen van PBC+

Eigenlijk is elk van de onderstaande redenen op zichzelf genoeg om te beginnen met PBC+. Als je ze bij elkaar ziet staan, snap je niet dat je het ooit anders hebt gedaan.

• Tijdswinst. Laat het eindeloos bellen en mailen achter je. PBC+ neemt het vervelende werk van je over.
• Samenwerking. Omdat je samen met de klant in de applicatie werkt, weten jullie van elkaar wat er speelt en houd je lijntjes kort.
• Duidelijkheid. Vanaf het eerste moment weten je klanten wat je van ze verwacht. Zo hoef je ze niet te verrassen met wéér een nieuw verzoek om informatie.
• Flexibel. Elke klant krijgt dezelfde set basisvragen die je kantoorspecifiek hebt gemaakt, waardoor je niet steeds opnieuw het wiel uit hoeft te vinden. Met één handeling van jou kan je klant verder.
• Eenvoudig. Door bestanden naar het scherm te slepen, voegen je klanten ze toe aan de tool. Ze zien meteen wat ze al hebben gedaan en wat er nog ontbreekt.
• Gecategoriseerd. Alle bestanden en stukken staan meteen op volgorde en gerangschikt op categorie. Met een druk op de knop staan ze op de juiste plek in het on-premise dossier.
• Overzicht. Zowel jij als je klant zien in één oogopslag wat er al in het dossier staat en wat er nog toegevoegd moet worden.
• Altijd actueel. De informatie in PBC+ is altijd up-to-date. Iedereen kijkt naar dezelfde gegevens en weet dus wat er gaande is.
• Geen frustratie. Zoals jij niet materiaal wilt blijven vragen, heeft je klant ook geen zin om steeds opnieuw het archief in te duiken. PBC+ voorkomt frustratie aan beide kanten.
• Stressvrij. Het hele aanleverproces vraagt geen energie meer van je. Daardoor kun jij je volledig richten op je adviesrol.
• Beveiliging. De omgeving waarin je met je klant werkt, voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid.
• Op afstand. Door het coronavirus zie je je klanten veel minder of helemaal niet meer ‘in het echt’. PBC+ zorgt dat dit geen hindernis vormt.

De NOW Manager en PBC+

Als je het bovenstaande leest, begrijp je dat een product als de NOW Manager zich bij uitstek leent om te koppelen aan de PBC+-app. Door deze toevoeging kun je de applicatie nu inschakelen om eenvoudig en snel vaststellingen voor aanvragen van de NOW-regeling te behandelen. Ook hiervoor vraag je gemakkelijk alle benodigde stukken op en plaatst de klant ze in de checklist. Omdat de NOW Manager ook via CaseWare Cloud verbonden kan worden, koppel je alle relevante informatie direct aan elkaar.

Ben jij klaar om het aanleveringsproces van klantinformatie los te laten en er tijd, energie en efficiëntie voor terug te krijgen? Neem dan contact met ons op.

Bron: CaseWare - partner AccountancyWorld