Meer rendement uit je boekhoudafdeling? 5 redenen waarom KPI’s onmisbaar zijn.

KPI’s geven richting aan je advieskantoor

De backoffice vormt het fundament voor het succesvolle advieskantoor. Daarmee is de backoffice het vertrekpunt voor het behalen van de langetermijndoelstellingen. Wil je meer rust en tijd creëren om je klanten proactief te adviseren? Dan helpen duidelijke en relevante KPI’s voor de backoffice je daarbij. Ten eerste wordt duidelijk welke bijdrage de backoffice en haar medewerkers aan deze lange termijn doelstelling leveren. En ten tweede helpt het je daarop te sturen. Kortom, KPI’s vormen het kompas voor jouw kantoor en medewerkers om de strategische doelen te realiseren.

KPI’s helpen je de voortgang meten

Meten is weten! Een welbekende uitspraak. Maar wat moet je eigenlijk meten om het rendement van je backoffice te bepalen en te verbeteren. De beste manier is om naar concrete cijfers te kijken vanuit, vaak operationele, data. Stel hier een doel tegenover en jouw KPI’s zijn bepaald. Van hieruit kan je de voortgang ten opzichte van het doel meten en eventueel bijsturen. Echter, zijn er wel honderd KPI’s die je kunt meten. Welke KPI’s je meet is dus afhankelijk van je lange termijn doelstelling. We gaan weer even uit van de wens om meer rust en tijd voor proactief advies te creëren. Daarbij kan je de volgende KPI’s formuleren:

• Gemiddeld x% van het aantal facturen wordt aan het einde van dit jaar automatisch verwerkt.
• De automatiseringsgraad is gemiddeld x% per medewerker en per maand.
• Over 2020 is een medewerker gemiddeld x minuten kwijt aan het verwerken van een administratie.
• Één keer per maand zijn alle administraties up-to-date.
• Een medewerker heeft minimaal 1 keer per maand contact met de klant waarvoor hij/zij de administratie doet.

KPI’s stimuleren de eigen verantwoordelijkheid

Bovenstaande KPI’s zijn niet bedoeld om medewerkers op af te rekenen, maar om ze te motiveren. Door KPI’s te bepalen voor het backoffice proces help je medewerkers inzicht te geven in hun prestaties en verantwoordelijkheden. Op basis daarvan kunnen jullie samen de processen analyseren, evalueren en verbeteren, om tot een uniforme en nóg efficiëntere werkwijze te komen. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van zowel de backoffice als je medewerkers

Het is daarbij belangrijk om medewerkers te betrekken bij het formuleren van KPI’s. Daarmee creëer je commitment bij het behalen van de doelstellingen. Kijk samen naar waarom doelen niet gehaald worden en wat jullie daaraan kunnen doen.

KPI’s bieden aanleiding om successen te vieren

Het uitgangspunt is natuurlijk dat doelen wel behaald worden. In dat geval bieden KPI’s aanleiding om successen te vieren. Doe je dat? Dan zal je merken dat er een positieve en resultaatgerichte werksfeer ontstaat. Want, uiteindelijk is het belangrijkste dat er een KPI-gedreven bedrijfscultuur ontstaat, waar backoffice medewerkers het vanzelfsprekend vinden dat er doelen worden gesteld, dat resultaten gemeten worden en dat op basis daarvan naar verbetering wordt gestreefd.

KPI’s zijn een leidraad voor de toekomst

Aan het begin van het jaar is het tijd om de balans van het voorbije jaar op te maken. Welke KPI’s hebben we wel en niet behaald? Deze evaluatie biedt je kantoor een leidraad om realistische targets voor de komende maanden en het jaar te bepalen. Daarmee zet je weer een volgende stap in het behalen van je langetermijndoelstelling.

Kortom, KPI’s zijn onmisbaar om tot een uniforme en nog efficiëntere werkwijze in de backoffice te komen. Door KPI’s maak je de resultaten van de backoffice inzichtelijk. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van zowel de backoffice als de medewerkers en het kantoor. Ook andere factoren, zoals een visie, medewerkers, klanten en systemen spelen een grote rol bij het efficiënt inrichten van de backoffice. Weten hoe je deze factoren samen brengt voor een soepel draaiende backoffice? Download ons praktische e-book: de ultieme gids voor accountants. Stap voor stap naar een efficiënte backoffice

DOWNLOAD HET E-BOOK