Ben jij goed voorbereid op UBL en e-facturatie?

VEGHEL - Je factuur als pdf sturen is in 2019 niet meer genoeg als je voor de overheid werkt. Want vanaf april 2019 voeren de Nederlandse en Belgische overheden UBL 2.0 als standaard voor e-facturering. UB-wat?!  Lees wat UBL en e-facturatie inhoudt en hoe je weet dat je goed bent voorbereid.

Wat is e-factureren

E-factureren staat voor elektronisch factureren. Nu denk je misschien, “Maar ik stuur toch al jaren mijn facturen digitaal via een pdf?”. Het verschil tussen jouw pdf en e-factureren is het gestructureerde formaat dat wordt gebruikt. Jouw pdf lever je af met daarop je bedrijfslogo, lettertype en tekst die de factuur vormen. Het is onderdeel van de huisstijl en daardoor ziet jouw factuur er anders uit dan een collega opleider. Om je te onderscheiden is dat goed, maar software als boekhoudsystemen vindt onderscheid maar niks. Nu mag iemand van de administratie jouw pdf-factuur zuchtend overtypen. E-facturatie verhelpt dat probleem doordat we dan állemaal een factuur sturen in één vast, gestructureerd formaat. Boekhoudsoftware weet zo van tevoren precies wat er binnenkomt. Of je nu een opleider bent in veiligheid, of Agile en Scrum trainingen geeft. De factuur kan dus super snel automatisch worden verwerkt. En dat bespaart menselijke fouten, tijd en dus ook kosten.

UBL als Europese standaard

E-factureren is een verzamelnaam van meerdere formats. UBL is er één van en staat voor Universal Business Language. Het wordt opgeslagen als XML-bestand en kent inmiddels meerdere varianten als UBL 2.1, UBL-OHNL, SI-UBL 2.0 en UBL 2.0. De meest gebruikte standaard is de 2.0 variant. Door de specifieke structuur van de code, herkennen en verwerken boekhoudsystemen deze XML-bestanden meestal direct. Vrijwel alle grote boekhoudsystemen zoals Exact, Twinfield en Yuki ondersteunen dit formaat. Of jouw boekhoudingssoftware ook UBL ondersteund zie je in dit overzicht.

Waarom zou je e-facturen en UBL gebruiken?

E-facturering met UBL neemt veel handelingen weg , zoals het downloaden van facturen uit een e-mail en het weer uploaden van de factuur in het boekhoudprogramma. Een UBL-factuur wordt direct herkend door je boekhoudsysteem, mits deze verbonden is met jemailbox. Ook hoef je de factuur niet meer door te sturen naar je boekhouder, aangezien de factuur direct klaarstaat als boekingsvoorstel in je boekhoudingssoftware. Hierdoor betalen bedrijven over het algemeen sneller een  factuur. Hierdoor kunnen opleiders zich focussen op het opleiden van mensen en niet op de administratieve rompslomp van factureren.

E-factureren en UBL-facturatie in je opleidingsadministratie software

Het kost al genoeg werk om een pdf-factuur aan te maken. Moet je nu ook handmatig een UBL-factuur maken? Geen zorgen. In de cursusadministratie software van Coachview sturen we automatisch het UBL-formaat mee. Hiervoor ondersteunen we UBL 2.0. Daarbij kijken we automatisch of alle benodigde gegevens aanwezig zijn om de UBL-factuur te maken. Als dat niet het geval is, krijg je een melding. Zo ben je met slechts een druk op de knop klaar voor deze nieuwe manier van factureren. En mocht een upgrade nodig zijn naar een andere versie, dan breiden we dat gewoon uit. Makkelijk toch?!

Bron: Coachview