Dashboarding in accountancy

HEEMSKERK - Iedereen heeft het tegenwoordig over dashboarding en continuous monitoring. En als je aan accountants de vraag zou stellen of zij hier ook gebruik van maken, zal het grootste deel volmondig ja zeggen. Maar is dit ook zo? Want wat houdt dashboarding en continuous monitoring precies in? En wanneer maak je er daadwerkelijk gebruik van? Dit hangt af van twee partijen. Het dashboard moet vanuit de (software)leverancier zo ingericht zijn dat er uitsluitend nuttige informatie op de juiste manier gepresenteerd wordt. En voor de eindgebruiker is het belangrijk om op de juiste manier om te gaan met de informatie die je uit het dashboard kan aflezen. Ik zal de belangrijkste handvatten van dashboarding met je delen.

Waarom gebruiken we een dashboard?     

In de meeste gevallen is het doel van een dashboard het grafisch weergeven van data. Data die op een grafische manier wordt weergegeven, wordt vaak beter gelezen en begrepen. Daarnaast is het ook een ideale manier om de belangrijkste data, die tegenwoordig in overvloed beschikbaar is, samen te vatten. Op basis van deze data worden belangrijke bedrijfsbeslissingen genomen.

Het is belangrijk dat je van te voren helder hebt welke informatie je uit een dashboard kunt halen en voor wie deze informatie belangrijk is. Laten we het in dit geval bekijken vanuit jouw oogpunt als een accountant. In jouw geval is het van belang om overzicht te houden in je eigen werkzaamheden en in de administraties van je klanten. Als je dit niet op orde hebt dan kun je onmogelijk de juiste informatie aan je klanten presenteren en je klant adviseren.

De valkuilen van een dashboard

Dashboarding is tegenwoordig populair en er worden dus ook steeds meer dashboards aangeboden. Vaak zien dashboards er op het eerste gezicht veelbelovend uit. Maar als je verder gaat kijken, blijkt dit niet altijd het geval te zijn. Veel voorkomende fouten die gemaakt worden bij dashboarding zijn:  

–  Te veel informatie verwerkt in het dashboard waardoor je de focus uit het oog verliest;
–  Te veel ingewikkelde vakjargon waardoor het dashboard niet geschikt is voor de eindgebruiker;
–  Niet relevante data wordt weergegeven. De bedenker van het dashboard heeft vaak een ander idee dan de eindgebruiker;
–   Generieke en niet persoonlijke informatie;
–   Te weinig data om weer te geven in het dashboard;
–   Verkeerde interpretatie van de data uit het dashboard.

iMUIS Online Accountancydashboard    

Met de software van MUIS Software is het mogelijk om je financiële administratie te robotiseren. Voorheen werd de administratie altijd aan het eind van de maand of het kwartaal verwerkt. Nu is er behoefte aan continue verwerking van je administratie. Daarom heeft MUIS Software het accountancydashboard geïntroduceerd. Het accountancydashboard laat de status van al jouw werkzaamheden in één oogopslag zien. Zo zie je precies per administratie wat er nog moet gebeuren en welke klanten jouw aandacht nodig hebben. Je hebt bijvoorbeeld direct inzicht in:

• de laatst gedeponeerde KvK-stukken;
• saldi op een tussenrekening;
• te controleren facturen;
• bankmutaties om verwerkt te worden;
• de nog door te boeken afschrijvingen;
• de nog te versturen btw-aangiftes/icp-opgaves.

De aangiftes zijn natuurlijk één van de belangrijkste werkzaamheden waar je naar toe werkt per maand of kwartaal. Het dashboard geeft overzichtelijk weer wat er nog moet gebeuren voor je de aangiftes kunt indienen.

Naast de werkzaamheden die je per administratie nog uit moet voeren, wil je natuurlijk ook kunnen inzoomen op één specifieke administratie. Dit kan eenvoudig vanuit het accountancydashboard. Deze zoomfunctie geeft je snel inzicht in belangrijke gegevens, waaronder bedrijfsgegevens, toegangsrechten, UBL Cloud, de boekhoudkoppeling, btw, icp, saldi, automatiseringsgraad, controlerapportages en instellingen.

Automatiseringsgraad

Een andere functie in het iMUIS Online Accountancydashboard is de automatiseringsgraad. Deze functie geeft je een helder overzicht, per dagboek, wat er nog handmatig gedaan wordt en vertelt je direct hoe je dit kunt automatiseren. Dit kunnen belangrijke signalen zijn om je administratie verder te automatiseren. Neem als voorbeeld het dagboek bank. Hier wordt aangegeven dat de automatiseringsgraad 0% is. Hier kun je eenvoudig zien dat je dit volledig kan automatiseren door de bankrekening van de klant te koppelen aan één van de automatische bankkoppelingen. Hiermee worden je dagafschriften dagelijks verwerkt in de iMUIS Online administratie.

Kortom: het accountancydashboard laat je in één oogopslag zien welke werkzaamheden er nog uitgevoerd moeten worden per administratie. Daarnaast kun je eenvoudig per administratie inzoomen en direct zien waar er nog een efficiencyslag behaald kan worden. Lees hier zes praktische tips over het gebruik van het accountancydashboard in iMUIS Online.